Người mua có phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử hay không? là câu hỏi lớn của nhiều khách hàng khi Việt Nam sẽ áp dụng hoàn toàn hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy. Vậy người mua có phải ký chữ ký điện tử vào hóa đơn điện tử không? Những trường hợp nào không phải ký số vào hóa đơn điện tử?

1. Chữ ký số là gì?

Khái niệm về chữ ký số cho đến hiện nay vẫn khiến nhiều người nhầm lẫn và nắm được hết định nghĩa của nó. Chữ ký số là thông tin đi kèm theo dữ liệu, có thể ở dạng văn bản, hình ảnh hay video nhằm mục đích xác định người chủ của dữ liệu đó. Chữ ký số là một phần không thể tách rời của hóa đơn điện tử giúp xác thực hóa đơn điện tử đó là của đơn vị phát hành.
Chứng thư số là thông điệp dữ liệu do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số phát hành với mục đích xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký số. Nếu được sử dụng để ký trên hóa đơn điện tử, chứng thư số cần đảm bảo hai điều kiện:

• Chống từ chối bởi người ký
• Đảm bảo tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử trong quá trình lưu trữ và truyền nhận.

2. Khái niệm chứng thư số

Bên cạnh đó Chứng thư số là một loại chứng thư điện tử do tổ chức dịch vụ chứng thực chữ ký số cung cấp mà bạn không thể bỏ qua khi sử dụng hóa đơn điện tử. Có thể được xem chứng thư số như là một “chứng minh thư” của doanh nghiệp dùng trong môi trường của internet và máy tính.
Sử dụng chứng thư số để nhận diện một máy chủ, một cá nhân được cấp bởi tổ chức có thẩm quyền xác định nhận danh và có quyền cấp chứng thư số.
Chứng thư số là cặp khóa đã được mã hóa dữ liệu gồm thông tin công ty & mã số thuế của DN, dùng để ký thay cho chữ ký thông thường, được ký trên các loại văn bản và tài liệu số như : word, excel, pdf… những tài liệu này dùng để nộp thuế qua mạng, khai hải quan điện tử và thực hiện các giao dịch điện tử khác.

Chữ ký số không thể bắt chước bởi bất kỳ người nào và có tự động dán nhãn thời gian.

3. Người mua có phải ký số vào hóa đơn điện tử hay không?

Chính vì chữ ký số là một phần của hóa đơn điện tử khiến cho doanh nghiệp, khách hàng băn khoăn liệu có cần phải có chữ ký số để tiến hành lập hóa đơn không. Và hóa đơn không có đóng dấu, chữ ký của cả hai bên thì giá trị pháp lý có đảm bảo hay không.
Câu trả lời cho những thắc mắc này rất đơn giản: Theo công văn 2402/BTC-TCT của Bộ tài chính, tùy từng trường hợp cụ thể mà trên hóa đơn điện tử KHÔNG YÊU CẦU phải có chữ ký số của người mua hàng. Cụ thể, với những trường hợp sau người mua không nhất thiết phải ký điện tử trên hóa đơn:

• Đối với khách hàng là khách hàng cá nhân, khách hàng lẻ không cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì không cần thiết phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử được nhận từ người bán.
• Đối với hóa đơn mua hàng là điện, nước, viễn thông, khách hàng không nhất thiết phải có chữ ký của người mua và dấu của người bán, hóa đơn vẫn được coi là hóa đơn có tính pháp lý, được cơ quan Thuế chấp nhận.
• Một số trường hợp đặc biệt mà bên bán xin phép cơ quan thuế chấp nhận cho bên mua của mình không cần phải ký số vào hóa đơn

Như vậy, hiểu đơn giản về bên mua nếu không phải là một đơn vị kế toán hay một đơn vị kế toán nhưng có đầy đủ những hồ sơ, chứng từ chứng minh được việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa bên bán với bên mua như: Hợp đồng kinh tế, Phiếu xuất kho, Biên bảo giao nhận hàng hóa, Biên nhận thanh toán, Phiếu thu đều không cần ký số trên hóa đơn điện tử.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
Có thể thấy rằng trong mọi trường hợp, việc lập hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có chữ ký số của người mua. Hóa đơn điện tử cũng không nhất thiết cần có dấu của người bán, trừ trường hợp chuyển đổi hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy bắt buộc phải có chữ ký và đóng dấu của người bán.

Phần mềm E-Invoice của Thaisonsoft.

Là một trong những phần mềm hóa đơn điện tử đầu tiên được Tổng cục Thuế thẩm định và chứng nhận từ năm 2011, phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice của Công ty Phát triển công nghệ Thái Sơn đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ cần thiết của hóa đơn điện tử. E-Invoice còn cung cấp rất nhiều tính năng ưu việt và tiện lợi cho doanh nghiệp, tiêu biểu là tính năng xuất hóa đơn trên nhiều máy tính chỉ với một chữ ký số.
Nếu cần tư vấn cụ thể về hóa đơn điện tử và quá trình triển khai, Quý khách vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/