Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử và thủ tục để phát hành là một trong những băn khoăn của các doanh nghiệp đang tìm hiểu về hình thức hóa đơn này. Bài viết dưới đây sẽ giúp giải đáp những vấn đề này.

1. Doanh nghiệp cần đáp ứng những điều kiện nào để được sử dụng hóa đơn điện tử?

Theo Khoản 2 Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính, doanh nghiệp, bên bán hàng hóa, dịch vụ cần đáp ứng những điều kiện sau để được phép khởi tạo hóa đơn điện tử:

• Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
• Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;
• Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;
• Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
• Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
• Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
  • Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;
  • Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

Doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện theo quy định để được sử dụng hóa đơn điện tử.

2. Doanh nghiệp cần thực hiện những thủ tục gì để phát hành hóa đơn điện tử?

Theo Điều 7 Thông tư 32/2011/TT-BTC, doanh nghiệp đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử cần thực hiện các thủ tục sau để phát hành hóa đơn điện tử:

• Ra quyết định áp dụng hoá đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế (tại địa chỉ: http://nhantokhai.gdt.gov.vn/) và chịu trách nhiệm về quyết định này theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32.
• Lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32
• Tạo hóa đơn điện tử mẫu, ký số vào hóa đơn mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử.
• Trường hợp tổ chức kinh doanh khi gửi thông báo phát hành từ lần thứ 2 trở đi, nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu.
• Trường hợp sau 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được đề nghị và hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử của tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan quản lý thuế trực tiếp không có ý kiến bằng văn bản thì doanh nghiệp được phép phát hành hóa đơn điện tử.

Lưu ý: 
Theo Nghị định 119, Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi Thông báo theo Mẫu số 02 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế. Tuy nhiên, Nghị định 119 chưa có Thông tư hướng dẫn thực hiện nên doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng Thông tư 32/2011/TT-BTC để làm căn cứ thực hiện.
Trong quá trình tìm hiểu về hóa đơn điện tử, doanh nghiệp và các tổ chức không tránh khỏi việc có những vướng mắc. Bởi vậy, để thuận tiện, doanh nghiệp nên lựa chọn một nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín để đồng hành trong cả quá trình tìm hiểu, triển khai cũng như hỗ trợ sử dụng sau này.
Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là một trong những đơn vị tiêu biểu trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ và giải pháp hóa đơn điện tử. Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice của Thái Sơn đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của Tổng cục Thuế, các nghiệp vụ theo Nghị định 119, Thông tư 32 và các văn bản quy định hiện hành. Bên cạnh các tính năng cơ bản giúp khách hàng dễ dàng tạo lập, phát hành, quản lý hóa đơn điện tử, E-Invoice còn mang đến cho khách hàng những tiện ích ưu việt so với các sản phẩm cùng loại khác như: khả năng tích hợp truyền nhận dữ liệu từ các hệ thống CRM, ERP, phần mềm kế toán và các phần mềm có sẵn tại doanh nghiệp; hỗ trợ truyền nhận dữ liệu giữa các chi nhánh công ty, giữa tổng công ty và công ty con, giữa các điểm xuất hóa đơn và trung tâm doanh nghiệp…