Bên cạnh quy định bắt buộc dùng hóa đơn điện tử từ 1/1/2018 theo dự thảo Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014, có rất nhiều lý do doanh nghiệp nên sử dụng hóa đơn điện tử.

1. Từ 1/1/2018 những doanh nghiệp nào buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử

Theo quy định tại dự thảo Nghị định thay thế Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vừa được Bộ Tài chính hoàn thiện. Từ ngày 1/1/2018, các đối tượng sau buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử/hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ:
Các DN, đơn vị sự nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử kể từ khi có mã số thuế và định kỳ thực hiện kết chuyển dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế (DN được thành lập theo quy định của pháp luật trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghệ cao; DN, ngân hàng có mức vốn điều lệ từ 15 tỷ đồng trở lên...); các DN, tổ chức sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế (một số DN mới thành lập; các DN, tổ chức đang mua hóa đơn của cơ quan thuế như DN vi phạm về quản lý, sử dụng hóa đơn; DN có rủi ro theo thông báo của cơ quan thuế và tổ chức, DN khác thuộc đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày 1/1/2018 phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo Thông báo của cơ quan thuế).
Từ ngày 1/1/2019, sẽ áp dụng đối với 30% các tổ chức, DN còn lại. Từ ngày 1/1/2020, sẽ áp dụng đối với 80% các DN, tổ chức sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Đồng thời, bắt đầu triển khai Hóa đơn điện tử cho các hộ kinh doanh có doanh thu/năm từ 3 tỷ đồng trở lên.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí thực hiện

Hóa đơn điện tử hiện nay đã được nhiều doanh nghiệp lớn trên cả nước sử dụng để thay thế hóa đơn giấy. Loại hóa đơn điện tử được sử dụng phổ biến hiện nay phải kể đến hóa đơn điện tử xác thực có mã xác thực của cơ quan thuế.
Với loại hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp có thể tiết kiệm tối đa thời gian thực hiện cũng như chi phí đi kèm so với cách dùng hóa đơn giấy. Để sử dụng hóa đơn giấy, doanh nghiệp có thể phải cần tới 1 tuần đăng ký mẫu sử dụng hóa đơn, chờ đợi xưởng in…Tuy nhiên với loại hóa đơn xác thực mọi thủ tục sẽ được rút ngắn.

Sử dụng hóa đơn điện tử rút ngắn thời gian thực hiện cho doanh nghiệp.

Doanh nghiệp chỉ phải chờ đợi một ngày để có thể sử dụng mẫu hóa đơn mới và không cần làm báo cáo tình trạng sử dụng hóa đơn. Khác với hóa đơn điện tử thông thường, hóa đơn điện tử xác thực khi tạo lập xong sẽ gửi lên cơ quan thuế để lấy mã số xác thực. Quá trình này đã lưu lại thông tin sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp trên hệ thống của cơ quan thuế do vậy doanh nghiệp không cần làm báo cáo tình trạng sử dụng hóa đơn hàng tháng.
Việc lập báo cáo thuế của doanh nghiệp cũng được thuận lợi hơn khi dùng hóa đơn xác thực. Hiện nay, phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E-Invoice của công ty xây dựng và phát triển phần mềm Thái Sơn đang được nhiều đơn vị sử dụng đánh giá cao về tính hiệu quả và tiện ích.
Phần mềm hóa đơn điên tử E-invoice kết nối với các phần mềm có sẵn của doanh nghiệp như phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm ERP..., các tính năng cho phép doanh nghiệp thống kê, báo cáo, xuất dữ liệu ra các chương trình khai thuế như HTKK, TVAN.. giảm thời gian lập tờ khai thuế.

Phần mềm hóa đơn điện tử xác thực giúp giảm thời gian thực hiện, lập tờ khai thuế.

Không chỉ tiết kiệm tối đa thời gian thực hiện, sử dụng hóa đơn điện tử xác thực còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí đáng kể. Trung bình mỗi hóa đơn giấy chuyển phát nhanh tới tay khách hàng, doanh nghiệp sẽ tiêu tốn khoảng 18.000 đồng bao gồm phí in ấn, phí lưu trữ, phí chuyển phanh nhanh, chi phí nhân lực thực hiện. Tuy nhiên khi sử dụng hóa đơn điện tử xác thực, các chi phí ín ấn, chuyển phát, lưu trữ đều không có.
Tất cả những gì doanh nghiệp cần làm để sử dụng hóa đơn điện tử là máy tính nối mạng internet, phần mềm hóa đơn điện tử xác thực và một nhân viên kế toán. Ước tính mỗi năm doanh nghiệp có thể tiết kiệm hàng trăm triệu đồng nếu sử dụng hóa đơn xác thực.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

3. Hóa đơn điện tử xác thực là giải pháp hữu hiệu phòng chống hóa đơn giả

Bên cạnh lợi ích trong việc tiết kiệm thời gian, chi phí thực hiện, phần mềm hóa đơn xác thực còn là giải pháp hữu hiệu phòng chống vấn nạn hóa đơn giả. Sử dụng hóa đơn xác thực sẽ mang lại lợi ích cho cả doanh nghiệp và cơ quan thuế.
Về phía doanh nghiệp, nếu để thất lạc hóa đơn hoặc bị làm giả hóa đơn của đơn vị mình sẽ phải làm nhiều thủ tục giải trình với cơ quan thuế. Nếu không may dùng phải hóa đơn giả sẽ có thể bị phạt tiền từ 20 – 50 triệu tùy vào mức độ vi phạm.
Khi sử dụng hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp có thể hóa đơn qua mạng internet với thư điện tử mà không cần đóng dấu. Mã số xác thực có trên hóa đơn sẽ giúp doanh nghiệp tạo được niềm tin của đối tác. Chỉ cần tra cứu mã số xác thực này trên trang web của cơ quan thuế, khách hàng có thể biết được nguồn gốc của hóa đơn nên không lo sợ nhận phải hóa đơn giả.

Tra cứu nguồn gốc hóa đơn dễ dàng nhờ mã số xác thực trên mỗi hóa đơn.

Về phía cơ quan thuế, khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử, việc thanh kiểm tra sẽ dễ dàng hơn và hạn chế được hành vi gian lận hóa đơn, trốn thuế của doanh nghiệp.
Để tìm hiểu sâu hơn về phần mềm hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp có thể xem tại địa chỉ:
Mọi chi tiết về phần mềm hóa đơn điện tử E-INVOICE cũng như tư vấn triển khai xin vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/