Trước những bất cập còn tồn đọng của hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử được coi là giải pháp hữu ích với khách hàng, doanh nghiệp và cơ quan Thuế, đặc biệt trong thời kỳ chuyển đổi số.

1. Những bất cập tồn đọng của hóa đơn giấy

Ngày nay, các doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập thường có xu hướng chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn giấy. Việc áp dụng hóa đơn điện tử không chỉ là quy định bắt buộc của Chính phủ mà còn là giải pháp tối ưu cho những bất cập thường thấy ở hóa đơn giấy.

Những bất cập tồn đọng của hóa đơn giấy.

1.1. Tốn kém chi phí, thời gian và nhân lực

Sử dụng hóa đơn giấy, chi phí doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh cá nhân phải bỏ ra vô cùng lớn. Từ chi phí in ấn, đóng dấu cho hóa đơn, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn. Chi phí bỏ ra nhiều nhưng năng suất lao động không được cải thiện. Nhân lực cho nghiệp vụ về hóa đơn là không nhỏ, đặc biệt đối với các doanh nghiệp lớn.

1.2. Lạc hậu, mất lợi thế cạnh tranh

Trong thời kỳ số, thời gian và quy trình vận hành được coi là ‘vàng bạc’. Doanh nghiệp chỉ chậm một giây cũng đủ khiến doanh nghiệp đi chậm hơn trong cuộc đua. Sử dụng hóa đơn giấy, quy trình thủ tục vận hành rườm rà, khâu xuất hóa đơn, gửi hóa đơn tốn kém nhiều thời gian. Từ đó, khiến doanh nghiệp không bắt kịp thời đại, mất năng lực cạnh tranh so với đối thủ.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử. 

1.3. Rủi ro, vấn nạn hóa đơn giả có thể xảy ra

Bỏ rất nhiều chi phí để bảo quản, lưu trữ hóa đơn nhưng rủi ro về thất lạc, cháy, hỏng hóa đơn vẫn xảy ra, để lại hậu quả vô cùng nghiêm trọng. Tính an toàn & bảo mật hóa đơn tại doanh nghiệp không được đảm bảo, ảnh hưởng đến uy tín cũng như hình ảnh của doanh nghiệp.

Tình trạng hóa đơn giả, hóa đơn trái phép, hóa đơn không còn giá trị sử dụng tràn lan trên thị trường. Ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp về mặt tài chính và thương hiệu doanh nghiệp. Từ đó, gây thất thu đến ngân sách nhà nước.
>> Tham khảo: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử. 

2. Tầm quan trọng của hóa đơn điện tử

Trước những bất cập còn tồn đọng của hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử được coi là giải pháp thiết thực, là yếu tố khởi đầu cho quy trình số hóa, hội nhập nền kinh tế 4.0.

Hóa đơn điện tử - Giải pháp tối ưu cho những tồn đọng của hóa đơn giấy.

2.1. Tầm quan trọng của hóa đơn điện tử với doanh nghiệp

Với doanh nghiệp, quy trình vận hành từ tạo lập - xuất - gửi hóa đơn nhanh chóng, tự động và lưu trữ trên môi trường điện tử. Sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp chỉ cần có máy tính và kết nối mạng internet. Chi phí sử dụng hóa đơn điện tử tối ưu hơn rất nhiều, giảm từ 50-70% so với hóa đơn giấy.
Việc chuyển đổi hình thức hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong hoạt động, giảm sai sót trong kê khai thuế và tiết kiệm thời gian. Góc độ tài chính, sử dụng hóa đơn điện tử giúp DN tối ưu chi phí, không phải chi những khoản chi không cần thiết, kê khai doanh thu minh bạch hơn.
Bên cạnh đó, ứng dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp giảm bớt thủ tục hành chính, từ việc nộp thông báo sử dụng hóa đơn điện tử, nộp tờ khai GTGT,… thực hiện trực tiếp qua phần mềm hóa đơn điện tử.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử. 

2.2. Tầm quan trọng của hóa đơn điện tử với khách hàng

Đối với khách hàng, ứng dụng hóa đơn điện tử, khách hàng có thể nhận hóa đơn trực tiếp thông qua email, SMS… Khách hàng có thể kiểm tra hóa đơn trực tiếp trên link tra cứu hóa đơn, hoặc tra cứu thông qua mã QR. Từ đó, giúp khách hàng có thể xác thực hóa đơn, đảm bảo tính an toàn & minh bạch cho hóa đơn.

Hóa đơn điện tử E-invoice.

2.3. Tầm quan trọng của hóa đơn điện tử với cơ quan Thuế

Doanh nghiệp, hộ cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử tạo điều kiện cho Cơ quan Thuế có thể kiểm soát việc phát hành hóa đơn của người nộp thuế; hỗ trợ tích cực cho công tác đối chiếu, xác minh hóa đơn để qua đó phát hiện và xử lý kịp thời các hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.
Hóa đơn điện tử giúp cơ quan Thuế có thể xây dựng được cơ sở dữ liệu hóa đơn, thống nhất công tác quản lý thuế của Nhà nước, thanh tra, kiểm tra, hoàn thuế. Từ đó, giảm thiểu được rủi ro cho cơ quan Thuế và doanh nghiệp sử dụng hóa đơn, góp phần tạo lập môi trường kinh doanh bình đẳng, minh bạch giữa các thành phần kinh tế.
Với những lợi ích thiết thực từ hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy, doanh nghiệp, hộ cá nhân kinh doanh nên nhanh chóng chuyển đổi sử dụng. Việc chuyển đổi ứng dụng hóa đơn điện tử không chỉ là yêu cầu bắt buộc mà còn là công cụ giúp DN gia tăng năng lực, tối ưu hóa chi phí và bước đầu số hóa.
Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ: