Quy trình chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử như thế nào? Cần lưu ý thông tin gì? Thời gian chính thức áp dụng hóa đơn điện tử là bao giờ? Bài viết sau đây sẽ giải đáp chi tiết những thắc mắc này.

1. Nguyên tắc & điều kiện chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử

Để chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần nắm vững nguyên tắc và đảm bảo các điều kiện do pháp luật đề ra.

1.1. Nguyên tắc chuyển đổi sang hoá đơn điện tử

Có trách nhiệm thông báo cho người mua về định dạng hóa đơn điện tử, cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử giữa người bán và người mua là nguyên tắc đầu tiên mà doanh nghiệp cần lưu ý. Cụ thể, người bán hàng hoặc kế toán phải nêu rõ cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử là truyền trực tiếp từ hệ thống của người bán sang hệ thống của người mua. Người bán thông qua hệ thống trung gian của tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để lập và truyền hóa đơn cho người mua.
Nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử (trường hợp thông qua tổ chức trung gian) và các đơn vị có liên quan phải có thoả thuận về yêu cầu kỹ thuật và các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hoá đơn điện tử đó.

DN cần đảm bảo các nguyên tắc và điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử.

1.2. Điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn

Doanh nghiệp chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử phải đáp ứng 6 điều kiện sau:

• Đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế. Phải sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
• Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu. Có thể khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử
• Nhân lực đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định
• Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
• Phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán. Có đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
• Quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
• Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu
• Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

2. Đối tượng áp dụng

Theo quy định, đối tượng được chuyển đổi hình thức hóa đơn từ giấy sang hóa đơn điện tử bao gồm:

• Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật khác dưới các hình thức: Công ty cổ phần; công ty trách nhiệm hữu hạn; công ty hợp danh; doanh nghiệp tư nhân;
• Đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
• Tổ chức được thành lập và hoạt động theo Luật hợp tác xã;
• Hộ, cá nhân kinh doanh.
• Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ.
• Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
• Cơ quan quản lý thuế các cấp và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc quản lý, sử dụng hóa đơn.

3. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử

Trừ hộ, cá nhân kinh doanh thì doanh nghiệp bán hàng, cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế hoặc không có mã. Sử dụng định dạng dữ liệu chuẩn mà cơ quan thuế quy định không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ.
Người người bán có sử dụng máy tính tiền thì đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Tuân thủ quy định về giao dịch điện tử, kế toán, thuế trong việc đăng ký, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử. Dữ liệu hóa đơn điện tử phải được đảm bảo để phục vụ công tác quản lý thuế và cung cấp cho các tổ chức, cá nhân có liên quan.

Kế toán doanh nghiệp cần nắm vững nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử.

Cấp mã hóa đơn điện tử dựa trên từng lần xuất dựa trên thông tin của doanh nghiệp đăng ký. Doanh chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin trên hóa đơn.
Với hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo khả năng nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Với hình thức này không bắt buộc có chữ ký số và khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn phải có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

4. Thời gian chính thức áp dụng hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, doanh nghiệp bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử kể từ ngày 1/11/2020. Thời điểm này, để chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín để lên lộ trình chuyển đổi phù hợp.
Với hơn 17 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp, Thái Sơn phát triển phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice không chỉ đáp ứng yêu cầu của Bộ Tài chính, Tổng Cục thuế mà còn đưa ra giải pháp tối ưu cho bài toán của doanh nghiệp.

E-Invoice được nhiều thương hiệu lớn tin tưởng lựa chọn.

Bên cạnh đó, đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm của Thái Sơn luôn sẵn sàng giải đáp và trực tiếp giúp đỡ doanh nghiệp giải quyết các vướng mắc khi triển khai hóa đơn điện tử.
Để được tư vấn thêm về phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice, Quý khách vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 11 Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
• Hotline: 19004767 hoặc 19004768
• Tel: 024.3754.5222
• Website: https://einvoice.vn/