Trả lại hàng hóa, dịch vụ đã mua là trường hợp xảy ra rất nhiều trong hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, nhiều kế toán vẫn lúng túng khi gặp phải trường hợp này. Vậy cách xử lý hóa đơn dịch vụ đã xuất nhưng bị trả lại như thế nào? 

Cách xử lý hóa đơn dịch vụ đã xuất nhưng bị trả lại.

1. Quy định xuất hóa đơn và thời điểm xuất hóa đơn dịch vụ

Khi cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua theo quy định tại Khoản 1, Điều 4, Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể việc xuất hóa đơn được quy định như sau:

“Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.”

Thời điểm xuất hóa đơn dịch vụ sẽ phụ thuộc từng trường hợp cụ thể. Căn cứ theo Khoản 2, Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm xuất hóa đơn dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Trong trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền trong đó không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng.

>> Tham khảo: Thời điểm lập hóa đơn điện tử.

2. Cách xử lý hóa đơn dịch vụ đã xuất nhưng bị trả lại 

Xử lý hóa đơn dịch vụ đã xuất nhưng bị trả lại là kỹ năng cần có của bất kỳ kế toán nào khi làm việc. Xử lý đúng sẽ đảm bảo tính chính xác, đảm bảo lợi ích cho doanh nghiệp và phục vụ cho việc quản lý thuế.

2.1. Tại sao phải xử lý hóa đơn dịch vụ đã xuất 

Trên thực tế, thời điểm lập hóa đơn dịch vụ thông thường sẽ được áp dụng trước khi cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Trường hợp dịch vụ được cung cấp thành nhiều đợt khác nhau và người bán cam kết hoàn tiền khi khách hàng không hài lòng và không muốn sử dụng dịch vụ nữa thì kế toán sẽ phải xử lý hóa đơn dịch vụ đã xuất nhằm:

- Đảm bảo phản ánh đúng doanh thu của đơn vị, doanh nghiệp. 

- Đảm bảo sự chính xác cho sổ sách kế toán.

- Bảo vệ lợi ích của đơn vị, doanh nghiệp khi nộp thuế.

- Tránh các rủi ro liên quan đến thanh tra, kiểm tra hóa đơn chứng từ.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

2.2. Xử lý hóa đơn dịch vụ đã xuất nhưng bị trả lại bằng cách lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.

Trường hợp hóa đơn dịch vụ đã xuất gửi cho người mua nhưng bị trả lại kế toán sẽ xử lý theo trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót về giá tiền, số lượng dịch vụ, chất lượng dịch vụ cung cấp và sai sót về tiền thuế. 

Lập hóa đơn điều chỉnh.

Chi tiết cách xử lý như sau:

(1) Xử lý bằng cách lập hóa đơn điều chỉnh

Kế toán thực hiện lần lượt các bước:

- Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót (hóa đơn đã lập trước đó nhưng bị người mua trả lại): điều chỉnh lại giá tiền, số lượng dịch vụ cung cấp và sai sót về tiền thuế. 

Lưu ý:

+ Kế toán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót nếu trước đó có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót, sau đó mới lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

+ Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

- Ký số trên hóa đơn điều chỉnh 

- Gửi cho cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã số thuế (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế)

- Gửi hóa đơn điều chỉnh cho người mua

- Lưu trữ hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh theo quy định

Như vậy, kế toán đã hoàn tất các bước xử lý bằng cách lập hóa đơn điều chỉnh. Cách xử lý này rất nhanh và thuận tiện cho kế toán đồng thời đảm bảo đúng quy định của Pháp luật về quản lý hóa đơn chứng từ.

(2) Xử lý bằng cách lập hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn đã lập

Kế toán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót (hóa đơn đã lập trước đó nhưng bị người mua trả lại). 

Lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.

Các bước xử lý như sau:

- Kế toán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót: điều chỉnh lại giá tiền, số lượng dịch vụ cung cấp và sai sót về tiền thuế. 

Lưu ý:

+ Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

+ Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

- Kế toán thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót 

- Gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

- Lưu trữ hóa đơn gốc và hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn đã lập theo quy định.

Quá trình xử lý hóa đơn dịch vụ đã xuất nhưng bị trả lại bằng cách xuất hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn đã lập đã hoàn tất. Quy trình lập hóa đơn thay thế cần làm đúng theo quy định về quản lý hóa đơn chứng từ.

Trên đây là cách xử lý hóa đơn dịch vụ đã xuất nhưng bị trả lại. Kế toán lưu ý khi xử lý cần kiểm tra kỹ lưỡng, đảm bảo chính xác và trùng khớp số tiền, số lượng dịch vụ và số thuế tương ứng với dịch vụ khách hàng đã sử dụng.

Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.