Biên bản hủy hóa đơn VAT được lập khi bên mua và bên bán có thỏa thuận trước trong trường hợp hóa đơn có sai sót cần hủy. Vậy, biên bản hủy hóa đơn VAT là gì? Phân biệt với biên bản điều chỉnh hóa đơn VAT như thế nào?.

 

Biên bản hủy hóa đơn VAT.

 

1. Biên bản hủy hóa đơn VAT là gì?

 

Biên bản hủy hóa đơn VAT được sử dụng rất nhiều trong nghiệp vụ hóa đơn chứng từ của các doanh nghiệp, đơn vị.

 

Hiểu rõ biên bản hủy hóa đơn VAT sẽ giúp kế toán thực hiện quản lý hóa đơn, chứng từ thuận lợi, đảm bảo đúng quy định của Pháp luật và tránh các rủi ro.

 

1.1. Biên bản hủy hóa đơn VAT là gì?

 

Biên bản hủy hóa đơn VAT là một loại văn bản được lập ra khi một hóa đơn VAT đã được phát hành nhưng sau đó cần phải hủy bỏ vì những lý do nhất định.

 

Biên bản hủy hóa đơn đảm bảo cho việc thực hiện hủy hóa đơn đã lập một cách chính xác, tránh rủi ro, tranh chấp đồng thời tuân thủ quy định của pháp luật về hóa đơn, chứng từ.

 

>> Tham khảo: Hộ kinh doanh cá thể có được xuất hóa đơn VAT không?

 

1.2. Mẫu biên bản hủy hóa đơn VAT

 

Biên bản hủy hóa đơn VAT.

 

Theo quy định hiện hành, không quy định mẫu biên bản hủy hóa đơn VAT chung mà tùy thuộc vào từng trường hợp, từng đơn vị doanh nghiệp cụ thể sẽ có mẫu biên bản hủy hóa đơn VAT riêng.

 

Nội dung chính của biên bản hủy hóa đơn VAT thường bao gồm các thông tin sau:

 

- Tiêu đề: Biên bản hủy hóa đơn VAT

 

- Thông tin các bên: Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên bán và bên mua.

 

- Thông tin hóa đơn bị hủy: Số hóa đơn, ngày lập hóa đơn, tổng giá trị hóa đơn.

 

- Lý do hủy hóa đơn: Giải thích rõ ràng về lý do tại sao phải hủy hóa đơn.

 

- Ngày lập biên bản: Ngày lập biên bản hủy.

 

- Chữ ký và đóng dấu: Chữ ký và đóng dấu của đại diện các bên tham gia giao dịch.

 

>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

 

2. Khi nào cần lập biên bản hủy hóa đơn VAT?

 

Biên bản hủy hóa đơn VAT được lập khi bên mua và bên bán có thỏa thuận trước về việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn khi hóa đơn đã lập có sai sót.

 

Theo Điều 7, Thông tư số 78/2021/TT-BTC và Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP hướng dẫn xử lý hóa đơn có sai sót nêu rõ trường hợp lập biên bản hủy hóa đơn.

 

Cụ thể, tại Mục b2, Khoản 2, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP nêu rõ:

 

“2. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:

 

…

 

b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

 

…

 

b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.”

 

>> Tham khảo: Hóa đơn VAT quảng cáo Google có được khấu trừ thuế không?

 

Như vậy, biên bản hủy hóa đơn VAT được lập khi bên mua và bên bán có thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót trong các trường hợp sau:

 

- Sai sót mã số thuế: Sai mã số thuế;

 

- Sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn; 

 

- Sai về thuế suất; 

 

- Sai sót về tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng.

 

Ngoài ra, còn có các trường các trường hợp cần lưu ý như sau:

 

- Hàng hóa trả lại: Khách hàng trả lại hàng hóa đã mua, cần hủy bỏ hóa đơn tương ứng.

 

- Hợp đồng bị hủy: Hợp đồng kinh tế giữa hai bên bị hủy bỏ, dẫn đến việc hủy hóa đơn.

 

- Các trường hợp khác: Theo quy định của pháp luật hoặc yêu cầu của cơ quan thuế.

 

3. Quy trình lập biên bản hủy hóa đơn VAT

 

Quy trình lập biên bản hủy hóa đơn VAT như sau:

 

- Xác định lý do hủy: Xác định rõ ràng lý do tại sao phải hủy hóa đơn.

 

- Lập biên bản: Soạn thảo biên bản hủy hóa đơn theo mẫu quy định, đảm bảo đầy đủ các thông tin cần thiết.

 

- Cập nhật thông tin: Cập nhật thông tin trên phần mềm kế toán và hệ thống hóa đơn điện tử (nếu có)

 

- Thông báo cho cơ quan thuế: Trong một số trường hợp, cần thông báo cho cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn.

 

- Lưu trữ: Lưu giữ biên bản hủy hóa đơn cùng với hóa đơn gốc để phục vụ cho công tác kiểm tra, thanh tra.

 

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

 

Quy trình lập hóa biên bản hủy hóa đơn VAT.

 

4. Phân biệt biên bản hủy hóa đơn VAT với biên bản điều chỉnh hóa đơn VAT

 

Kế toán cần phân biệt rõ trường hợp lập biên bản hủy hóa đơn VAT và biên bản điều chỉnh hóa đơn VAT.

 

- Giống nhau:

 

+ Thời điểm lập: Được lập khi các bên có thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế hoặc hóa đơn điều chỉnh.

 

+ Mục đích lập: Được lập khi cần sửa chữa các sai sót cho hóa đơn đã lập.

 

+ Lập cho các trường hợp hóa đơn có sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng.

 

- Khác nhau:

 

+ Biên bản hủy hóa đơn VAT: 

 

• Dùng để hủy bỏ hoàn toàn một hóa đơn đã lập có sai sót

 

• Được lập khi kế toán lập hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.

 

+ Biên bản điều chỉnh hóa đơn VAT: 

 

• Dùng để sửa chữa những sai sót trên hóa đơn, không làm mất giá trị của hóa đơn.

 

• Được lập khi kế toán lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót.

 

>> Tham khảo: Cách lấy hóa đơn VAT của Facebook khi chạy quảng cáo.

 

5. Lưu ý khi lập biên bản hủy hóa đơn VAT

 

Khi lập biên bản hủy hóa đơn VAT kế toán cần lưu ý:

 

- Chính xác: Tất cả thông tin trên biên bản phải chính xác và rõ ràng.

 

- Đầy đủ: Biên bản phải bao gồm đầy đủ các nội dung theo quy định.

 

- Kịp thời: Nên hủy hóa đơn và lập biên bản ngay khi phát hiện lỗi sai hoặc khi có yêu cầu hủy.

 

- Lưu trữ cẩn thận: Bảo quản biên bản hủy cùng với hóa đơn gốc để tiện kiểm tra khi cần.

 

Trên đây là thông tin về biên bản hủy hóa đơn VAT là gì và cách phân biệt với lập biên bản điều chỉnh hóa đơn VAT.

 

Việc hủy hóa đơn VAT cần tuân thủ đúng quy định của pháp luật, trường hợp chưa rõ về cách lập biên bản hủy hóa đơn VAT nên tham khảo ý kiến của các kế toán có kinh nghiệm để tránh những rủi ro không đáng có.

 

Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn:

 

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.