Việc sử dụng hóa đơn đặt in đã mua của cơ quan thuế được kiểm soát chặt chẽ. Theo đó, doanh nghiệp phải thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đặt in đã mua của cơ quan thuế và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ.

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đặt in.

1. Quy định báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đặt in của cơ quan thuế và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ

Quản lý hóa đơn chứng từ được thực hiện theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020. Mặc dù sử dụng hóa đơn điện tử làm cho việc mua hóa đơn đặt in của cơ quan thuế ít đi, tuy nhiên trong nhiều trường hợp khi sử dụng hóa đơn đặt in của cơ quan thuế doanh nghiệp vẫn phải thực hiện báo cáo theo quy định.

1.1. Đối tượng sử dụng hóa đơn đặt in của cơ quan thuế

Căn cứ theo quy định tại Điều 23, Nghị định 123/2020/NĐ-CP về áp dụng hóa đơn do Cơ quan thuế đặt in thì đối tượng sử dụng hóa đơn đặt in của cơ quan thuế gồm:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh quy định tại Khoản 1, Điều 14, Nghị định này không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, không có hạ tầng công nghệ thông tin, không có hệ thống phần mềm kế toán, không có phần mềm lập hóa đơn điện tử (HĐĐT) để sử dụng HĐĐT và để truyền dữ liệu HĐĐT đến người mua và đến cơ quan thuế.
• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh trong thời gian hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin cấp mã hóa đơn của cơ quan thuế gặp sự cố. Trường hợp trong thời gian chưa khắc phục được sự cố của cơ quan thuế thì cơ quan thuế có giải pháp bán hóa đơn do cơ quan thuế đặt in cho một số tổ chức, cá nhân để sử dụng.

1.2. Quy định báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đặt in đã mua của cơ quan thuế

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đặt in đã mua của cơ quan thuế được thực hiện theo Điều 29, Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Theo đó, các doanh nghiệp tổ chức và hộ, cá nhân kinh doanh đang sử dụng hóa đơn mua của Cơ quan thuế báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn như sau:
(1) Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ
Hàng quý, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuế có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp
- Thời hạn nộp: chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý phát sinh việc sử dụng hóa đơn
- Báo cáo theo Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.
(2) Trường hợp không sử dụng hóa đơn hoặc đã sử dụng hết hóa đơn trong kỳ
Doanh nghiệp lưu ý trường hợp đặc biệt khi không sử dụng hóa đơn đặt in của cơ quan thuế trong kỳ hoặc đã sử dụng hết trong kỳ như sau:
- Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn thì nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (= 0), không cần gửi bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ.
- Trường hợp kỳ trước đã sử dụng hết hóa đơn, đã báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn kỳ trước với số tồn bằng không (0), trong kỳ không mua hóa đơn, không sử dụng hóa đơn thì không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
>> Tham khảo: Chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đã đặt in của cơ quan thuế.

2. Vi phạm quy định báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn bị phạt như thế nào

Hiện nay,  phạt vi phạm  báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đặt in của cơ quan thuế được thực hiện theo quy định tại Điều 29, Nghị định 125/2020/NĐ-CP  ngày 19/10/2020. Cụ thể như sau:
- Đối với hành vi nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn quá thời hạn quy định từ 01 ngày đến 05 ngày, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định mà có tình tiết giảm nhẹ => Phạt cảnh cáo.
- Nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn quá thời hạn quy định từ 01 ngày đến 10 ngày, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định, trừ trường hợp quy định tại (1) => Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng.
- Nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn gửi cơ quan thuế quá thời hạn quy định từ 11 ngày đến 20 ngày, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định => Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng.
- Nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn gửi cơ quan thuế quá thời hạn quy định từ 21 ngày đến 90 ngày, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định => Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng.
- Nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn gửi cơ quan thuế quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định hoặc không nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn gửi cơ quan thuế theo quy định => Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng.
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đặt in đã mua của cơ quan thuế và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ là căn cứ để cơ quan thuế quyết định số lượng tối đa bán hóa đơn cho doanh nghiệp sau lần mua đầu tiên. Đồng thời, đây cũng là căn cứ giúp cơ quan thuế thực hiện quản lý, thanh tra kiểm tra thuế.
Ngoài ra, để được tư vấn thông tin về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.