Khi mới chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử, nhiều doanh nghiệp không tránh khỏi những vướng mắc cần được giải đáp. Bài viết dưới đây sẽ trình bày giải đáp của Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh đến Công ty Cổ phần Daikin Air Conditioning Việt Nam về việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thế nào?

1. Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh giải đáp việc sử dụng HĐĐT có mã cho Công ty Cổ phần Daikin Air Conditioning Việt Nam

Về vấn để sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh đã cho biết cần căn cứ vào Điều 7 của Quyết định số 1209/QĐ-BTC, quy định về việc thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế, ban hành ngày 23/6/2015 bởi  Bộ Tài chính. Cụ thể:
Thứ nhất, trước khi dùng hóa đơn có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp phải truy cập phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) để có thể đăng ký phát hành hóa đơn xác thực theo mẫu số 05/ĐK-HĐXT, được ban hành kèm theo Quyết định này. Thông tin đăng ký phát hành hóa đơn có mã sẽ bao gồm: tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn cần thông báo phát hành và phần mềm dùng để lập hóa đơn xác thực.

Mẫu số 05/ĐK-HĐXT.

Thứ hai, các trường hợp doanh nghiệp sử dụng cả phần mềm hóa đơn cho doanh nghiệp (ICA), phần mềm hóa đơn riêng của doanh nghiệp (LHD) và phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) để có thể lập hóa đơn, doanh nghiệp sẽ phải tiến hành đăng ký thông tin phát hành hóa đơn xác thực cho từng phần mềm.
Thứ ba, các doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế sau khi đăng ký phát hành thành công.
Thứ tư, thông tin đăng ký phát hành hóa đơn có mã của doanh nghiệp sẽ được cơ quan thuế đăng tải trên trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh hướng dẫn nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Bên cạnh việc giải đáp cách sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh cũng hướng dẫn cả các nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Nguyên tắc chuyển đổi này sẽ được căn cứ theo Điều 12, Thông tư số 32/2011/TT-BTC, do Bộ Tài chính ban hành ngày 14/3/2011 nhằm hướng dẫn khởi tạo, phát hành sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Chi tiết quy định về chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy như sau:
- Phía bên bán hàng hóa sẽ được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy nhằm chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hoá hữu hình, phục vụ cho quá trình lưu thông, chỉ 01 lần duy nhất. Khi này, hóa đơn chuyển đổi phải có chữ ký của người đại diện pháp luật bên bán, có đống dấu của bên mua và đáp ứng đúng quy định tại Khoản 2, 3, 4 của Điều 12, Thông tư số 32/2011/TT-BTC.
- Cả hai bên mua và bán đều được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy nhằm phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế tóan theo quy định của Luật Kế toán. Khi này, hóa đơn điện tử chuyển đổi phục vụ mục đích lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng đầy đủ các quy định tại Khoản 2, 3, 4 của Điều 12, Thông tư số 32/2011/TT-BTC.
Ngoài ra, về nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, người dùng cũng cần lưu ý rằng: Sau này, khi Nghị định 119/2018/NĐ-CP ra đời, tại Điều 10, Chính Phủ cũng đã có hướng dẫn thêm một số quy định, nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy. Cụ thể như sau:
- Các hóa đơn điện tử hợp pháp hoàn toàn được chuyển đổi thành chứng từ giấy.
- Việc chuyển đổi các hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy sẽ phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và chứng từ giấy sau khi đã chuyển đổi.
- Các hóa đơn điện tử khi được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì các chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử chứ hoàn toàn không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Khi tiến hành chuyển đổi hóa đơn điện tử, Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh cũng nhấn mạnh các doanh nghiệp cần lưu ý đến cả ký hiệu riêng trên hóa đơn điện tử chuyển đổi theo đúng quy định tại Khoản 4, Điều 12, Thông tư số 32/2011/TT-BTC.
>> Có thể bạn quan tâm: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Theo đó, ký hiệu riêng trên chứng từ giấy, được chuyển đổi từ hoá đơn điện tử, phải bao gồm đầy đủ các thông tin gồm: có dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn, cần ghi rõ: “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”; có họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; có thời gian thực hiện chuyển đổi.
Với những trường hợp doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy từ phần mềm quản lý của công ty khi đã được cơ quan thuế cấp mã thì trên hóa đơn chuyển đổi phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của công ty.
Hiện nay, hóa đơn điện tử có mã đã được nhiều doanh nghiệp, đơn vị lựa chọn sử dụng. Nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng hình thức hóa đơn này, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn - ThaisonSoft đã mang đến cho người dùng một phần mềm hữu ích mang tên phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, giúp hỗ trợ đắc lực việc phát hành, sử dụng hóa đơn hiệu quả.
Không chỉ vậy, việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice còn mang tới cho các doanh nghiệp nhiều lợi ích không thể phủ nhận:
- Rút ngắn hơn 70% các bước quy trình phát hành hóa đơn điện tử.
- Giảm thiểu đến 90% các tranh chấp liên quan hóa đơn.
- Rút ngắn tới 99% thời gian thanh toán, quản lý hóa đơn.
- Tiết kiệm hơn 80% chi phí cho mỗi hóa đơn và hơn 3.000 tỷ đồng cho tổng chi phí hóa đơn hàng năm của các doanh nghiệp.
Mọi thắc mắc về cách sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hay muốn được tư vấn thêm về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.