Đến 01/11/2020 – thời điểm để tất cả các doanh nghiệp hoàn tất chuyển đổi sang dùng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, thời gian không còn nhiều nhưng khối doanh nghiệp vẫn còn nhiều vướng mắc băn khoăn. 5 lưu ý và thông tin dưới đây hy vọng sẽ góp phần giúp doanh nghiệp có một quá trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử thuận lợi.

1. Điều kiện phát hành hóa đơn điện tử

Theo Khoản 2 Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC, để được phép khởi tạo hóa đơn điện tử người bán hàng hóa, dịch vụ (gọi chung là người bán) phải đáp ứng điều kiện sau:

• Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
• Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.
• Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.
• Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
• Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
• Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
  • Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.
  • Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

Doanh nghiệp có thể tham vấn nhà cung ứng khi có vướng mắc về hóa đơn điện tử.

2. Thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn điện tử

Để đăng ký phát hành hóa đơn, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

Trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử, tổ chức phải ra quyết định sử dụng hóa đơn điện tử gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Doanh nghiệp có thể gửi văn bản giấy hoặc lựa chọn gửi điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế để thuận tiện.
Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử được lập theo Mẫu số 1 Phụ lục Thông tư 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về nội dung của hóa đơn điện tử.

Bước 2: Lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Trước khi chính thức được phép sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC) gửi cơ quan Thuế quản lý trực tiếp.

Mẫu thông báo phát hành hóa đơn doanh nghiệp sử dụng để đăng ký phát hành.

Bước 3: Ký số vào hóa đơn điện tử và gửi hóa đơn điện tử mẫu

Tổ chức đăng ký phát hành hóa đơn cần ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi điện tử đến cơ quan Thuế theo đúng định dạng hóa đơn điện tử sẽ được gửi đến người mua.
3 bước trên với các văn bản liên quan của doanh nghiệp được gửi đến cơ quan Thuế trong một lần. Nếu cơ quan Thuế không có phản hồi bằng văn bản về việc sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp sau 2 ngày làm việc thì theo Thông tư 37/2017/TT-BTC của Bộ Tài chính, doanh nghiệp được phép xuất hóa đơn điện tử một cách hợp pháp.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

3. Cách chuyển hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Trong quá trình lưu thông hàng hóa, người bán được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa nhưng chỉ được chuyển đổi một lần duy nhất.
Điều kiện in chuyển đổi hóa đơn điện tử như sau:

• Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;
• Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Ký hiệu này gồm các thông tin sau:
  • Dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc (ghi rõ: “ HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”)
  • Họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi
  • Thời gian thực hiện chuyển đổi 
• Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Hóa đơn điện tử chuyển đổi phải đảm bảo yêu cầu quy định hóa đơn điện tử và có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán và có giá trị pháp lý khi bảo đảm đầy đủ các yêu cầu trên.

Doanh nghiệp cần chuyển sang hóa đơn điện tử trước hạn cuối 01/11/2020.

4. Nghị định mới nhất về hóa đơn điện tử

Ngày 12/09/2018, Chính phủ đã ban hành Nghị định 119/2018/NĐ-CP gồm 5 chương với 37 điều. Đây là nghị định mới nhất quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và đã chính thức có hiệu lực từ ngày 01/11/2018.
Những nội dung đáng chú ý trong nghị định này có thể kể đến:

• Hoàn thành chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử chậm nhất vào 01/11/2020
• Quy định cụ thể về việc áp dụng hóa đơn điện tử không mã với doanh nghiệp một số ngành nhất định
• Hóa đơn điện tử có mã xác thực được áp dụng với hộ kinh doanh có doanh thu từ 3 tỷ trở lên
• Bắt buộc hủy hóa đơn giấy còn tồn kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế
• Quy định cụ thể về 5 nhóm đối tượng được hưởng miễn phí hóa đơn điện tử có mã

Doanh nghiệp nên tìm đọc toàn văn Nghị định 119/2018/NĐ-CP để biết chi tiết, đồng thời thường xuyên theo dõi các thông tư, hướng dẫn, tin tức về hóa đơn điện tử để kịp thời cập nhật tình hình về quá trình thực hiện chuyển giao hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử.

5. Lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, phù hợp nhất

Bởi quá trình sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp là thường xuyên và lâu dài, việc lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử là vô cùng quan trọng. Nhà cung ứng tốt sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình: từ khi chuẩn bị sử dụng hóa đơn điện tử, trong quá trình thiết lập giải pháp và cả trong quá trình sử dụng lâu dài. Quá trình chuyển đổi và sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp cũng vì thế mà trở nên thuận lợi hơn nhiều.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice của Thái Sơn được nhiều khách hàng lựa chọn.

Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển, cung cấp phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp, kinh nghiệm triển khai cho khách hàng đa dạng ngành nghề, quy mô cùng tổng đài hỗ trợ khách hàng 24/07,Công ty Thái Sơn vui mừng và tự hào khi phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice của Thái Sơn đang từng ngày, từng giờ có tác động tích cực lên hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Không chỉ đáp ứng các tính năng nghiệp vụ cơ bản về hóa đơn, E-Invoice của Thái Sơn còn đáp ứng được các tiêu chuẩn khắt khe về chất lượng, độ ổn định, tính bảo mật, khả năng tích hợp với phần mềm quản lý sẵn có, khả năng xử lý dữ liệu lớn của các thương hiệu hàng đầu như Honda, Lotte, AEON, KFC, Samsung, DHL, Lazada, Golden Gate, CJ CGV, Unicharm, Grab Taxi, Viettinbank…
Nếu cần tư vấn cụ thể về phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice và quá trình triển khai, vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
• Hotline: 19004767 hoặc 19004768
• Tel: 024.3754.5222
• Website: https://einvoice.vn
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.