Hóa đơn điện tử mang đến cho doanh nghiệp & tổ chức nhiều lợi ích thiết thực so với hình thức hóa đơn giấy. Tuy nhiên, trong một số trường hợp doanh nghiệp vẫn có nhu cầu chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Cách thức chuyển đổi như nào, chứng từ sau chuyển đổi có tính pháp lý không? – những điểm này doanh nghiệp cần tìm hiểu chi tiết và cụ thể.

1. Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy

Theo Điều 10 Nghị định 119/ 2018/ NĐ-CP, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.
Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.

2. Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Khoản 1 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính có hiệu lực đến năm 2020 hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ quy định:  Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần.

Chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy cần tuân thủ theo đúng Thông tư 32.

3. Điều kiện để tiến hành chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC quy định rõ các điều kiện cần đáp ứng khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy:

• Hóa đơn điện tử chuyển đổi phải phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc
• Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
• Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

4. Giá trị pháp lý của hóa đơn chuyển đổi

Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi hóa đơn chuyển đổi đó đảm bảo các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn gốc.
Ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

5. Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn dạng giấy phải bao gồm đầy đủ các thông tin sau đây:

• Dòng chữ phân biệt hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc phải ghi rõ ràng “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” trên bản hóa đơn chuyển đổi.
• Thời gian thực hiện chuyển đổi.
• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn.
• Thông tin của người bán và người mua
•  Chữ ký điện tử hợp pháp

Mẫu hóa đơn điện tử chuyển đổi của Công ty Thaisonsoft.

6. Quy trình chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Hiện nay doanh nghiệp nếu có nhu cầu chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy có thể thực hiện thao tác in chuyển đổi ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng. Các bước thực hiện trên các phần mềm khác nhau có thể có đôi chút khác biệt nhưng về cơ bản tuân theo các bước dưới đây:

• Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử  
• Bước 2: Tìm kiếm hóa đơn điện tử cần chuyển đổi
• Bước 3: Chọn chức năng in chuyển đổi
• Bước 4: Phần mềm hóa đơn điện tử sẽ kết nối với máy in và thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

7. Lưu ý khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Tiến hành in chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, người dùng nên lưu ý những những thông tin sau đây:

• Hóa đơn điện tử có đầy đủ chữ ký và con dấu của người đại diện theo pháp luật của người bán.
• Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy chỉ được phép chuyển đổi 01 lần duy nhất và có đầy đủ tính pháp lý như hóa đơn điện tử.  Đối với các lần sau in chuyển đổi sang thì hóa đơn chuyển đổi đó chỉ có tác dụng xem hay lưu trữ nội bộ.

8. Chọn lựa phần mềm hóa đơn điện tử uy tín của đơn vị nào?

Mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích thiết thực so với hình thức hóa đơn giấy truyền thống, hóa đơn điện tử ngày càng được nhiều đơn vị lựa chọn sử dụng. Mặc dù gặp nhiều bỡ ngỡ khi bước đầu tìm hiểu và sử dụng hóa đơn điện tử nhưng nhiều doanh nghiệp đã bắt tay vào công cuộc chuyển đổi và tìm kiếm cho doanh nghiệp mình một đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice được Tổng cục Thuế thẩm định.

Là một trong những đơn vị tiên phong trong lĩnh vực hóa đơn điện tử, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn cung cấp cho doanh nghiệp phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice với nhiều tính năng ưu việt, trong đó phải kể đến:

• Hỗ trợ truyền nhận dữ liệu giữa các chi nhánh công ty, giữa tổng công ty và các công ty con.
• Phê duyệt hóa đơn, gửi hóa đơn đi xác thực theo lô nhiều hóa đơn cùng một lúc
• Gửi thông tin hóa đơn cho khách hàng qua email, SMS, …
• Quản lý gửi và xác nhận hóa đơn cho khách hàng qua email, SMS
• Tính năng cổng ký tiện dụng, một chữ ký số có thể sử dụng cho nhiều điểm xuất hóa đơn
• Tích hợp truyền nhận dữ liệu từ các hệ thống CRM, ERP, phần mềm kế toán và các phần mềm có sẵn tại doanh nghiệp
• Công nghệ xác thực hóa đơn trực tuyến, chống làm giả hóa đơn.
• Giải pháp tư vấn thiết lập mẫu hóa đơn màu mà không cần dùng máy in màu

Là phần mềm đáp ứng đầy đủ yêu cầu của Tổng cục Thuế và Bộ Tài chính, phần mềm hóa đơn điện tử E–Invoice đã và đang được triển khai tại nhiều doanh nghiệp trong nước, trong đó phải kể đến các tên tuổi lớn như Samsung, Lotte, AEON, KFC, Honda, Lazada, CJ CGV, Grab …..
Nếu cần tư vấn thêm và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15, Đặng Thùy Trâm, Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội
• Hotline: 19004767 hoặc 19004768
• Tel: 024.3754.5222
• Website: https://einvoice.vn/