Doanh nghiệp phát hiện mất một số hoá đơn GTGT đầu ra chưa sử dụng bị mất hoặc hư hỏng? Kế toán đừng chủ quan, hãy nhanh chóng tham khảo bài viết của E-invoice để nắm bắt cách xử lý kịp thời và các quy định liên quan nhé!

Cách xử lý khi mất hóa đơn GTGT đầu ra chưa sử dụng.

1. Quy định xử phạt mất hóa đơn GTGT đầu ra chưa sử dụng

Theo Điều 25, Nghị định 125/2020/NĐ-CP về “Xử phạt hành vi vi phạm quy định về khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn trước khi thông báo phát hành hoặc hóa đơn đã mua của cơ quan thuế nhưng chưa lập” có quy định về các khung xử phạt với trường hợp này như sau:

1.1. Hành vi bị phạt cảnh cáo

1.2. Hành vi bị phạt tiền từ 1-4 triệu đồng

1.3. Hành vi bị phạt tiền từ 4-8 triệu đồng

Khai báo mất, cháy, hư hỏng hoá đơn giá trị gia tăng nhưng khai báo chậm, quá thời hạn quy định từ ngày thứ 6 trở đi.
Hành vi không khai báo với cơ quan chức năng khi xảy ra thất lạc, hư hỏng hoá đơn giá trị gia tăng.
Như vậy, kế toán sẽ cần phải khai báo với cơ quan thuế càng sớm càng tốt ngay sau khi phát hiện hoá đơn GTGT đầu ra chưa sử dụng của công ty bị mất hoặc hỏng.
Số tiền mà đơn vị kinh doanh bị phạt dao động từ mức cảnh cáo đến 8.000.000 đồng phụ thuộc vào thời gian khai báo mất sớm hay muộn so với thời hạn quy định.

2. Cách xử lý khi làm mất hoá đơn GTGT đầu ra

Mỗi doanh nghiệp đều được cấp hoá đơn GTGT đầu ra để phục vụ hoạt động kinh doanh. Đồng thời, hoá đơn giá trị gia tăng cũng là căn cứ để cơ quan Thuế xác định số thuế phải nộp của doanh nghiệp. Vì vậy các hành vi làm mất hay thất lạc, hư hỏng hoá đơn GTGT sẽ bị xử phạt nếu không khai báo kịp thời.
Khi Doanh nghiệp phát hiện hóa đơn bị mất, cháy, hỏng (dù đã lập hoặc chưa lập), cần thực hiện các bước sau đây:
- Lập báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn theo mẫu BC21/AC để nộp cho cơ quan thuế trực tiếp. Có thể sử dụng phần mềm HTKK để lập và nộp trực tuyến (tương tự việc nộp BCSDHĐ) hoặc lập bản cứng để nộp trực tiếp tại cơ quan thuế.
- Thực hiện việc này không muộn hơn năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra sự mất, cháy, hỏng hóa đơn. Trong trường hợp ngày thứ 5 trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật, thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo sau ngày nghỉ đó.
>> Có thể bạn quan tâm: Quy định khấu trừ hóa đơn GTGT đầu vào.

3. Hóa đơn điện tử - Giải pháp chấm dứt mất, hỏng hóa đơn

Quản lý hóa đơn hiệu quả hơn với Einvoice.

Hiện nay, theo quy định các doanh nghiệp và tổ chức bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên vẫn có một số đơn vị được phép sử dụng hết hóa đơn giấy đã cấp.
Cụ thể căn cứ theo Điều 12, 13, 14, Nghị định 174/2016/NĐ-CP Quy định chi tiết một số điều của luật kế toán và Thông tư 39/2014/TT-BTC, hóa đơn được hiểu một loại chứng từ kế toán, có thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm. Với hóa đơn giấy, những tác động tự nhiên như độ ẩm, mối mọt hay hỏa hoạn gây thiệt hại là điều có thể xảy ra.

• Hóa đơn điện tử được tạo, lập và xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi tiến hành giao dịch bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ. Đồng thời, các hóa đơn này được lưu trữ trên máy tính của các bên liên quan theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
• Để đảm bảo an toàn, hóa đơn điện tử sẽ được lưu trữ trên hệ thống máy chủ của doanh nghiệp và của các bên thứ ba, sử dụng công nghệ bảo mật blockchain. Nhờ công nghệ này, hóa đơn sẽ không bị mất, cháy hoặc hỏng hóc.

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.