Hóa đơn điện tử là lựa chọn phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp trong đó có cả khối Ngân hàng. Ngoài việc hỗ trợ ngân hàng tạo lập, gửi và lưu trữ hóa đơn tiết kiệm, hóa đơn điện tử còn mang lại cho ngành ngân hàng giải pháp quản lý hiệu quả. 

1. Đặc điểm của ngành ngân hàng phù hợp với hóa đơn điện tử

Lĩnh vực tài chính – Ngân hàng luôn đóng vai trò quan trong trọng mọi khía cạnh của nền kinh tế và sự phát triển của đất nước. Với mục tiêu tập trung phát triển một số phương tiện, hình thức thanh toán để phù hợp và phụ vụ cho khu vực nông thôn, vùng sâu, vùng xa. Đồng thời, ngành ngân hàng còn mong muốn góp phần thúc đẩy tài chính hoàn thiện, tăng mạnh lượng người dân có thể tiếp cận với các dịch vụ thanh toán.
Trong đó, tất cả các giao dịch trong nền kinh tế đều cần phải xuất hóa đơn. Mọi giao dịch từ nhỏ nhất của ngành ngân hàng như rút tiền, chuyển khoản, chuyển tiền theo lô …cho đến những giao dịch lớn đều yêu cầu phải xuất hóa đơn. Đặc thù của của ngành ngân hàng là phải xử lý một lượng rất lớn giao dịch hàng ngày với yêu cầu chính xác, bảo mật, nhanh chóng và ổn định.
 

Tại ngân hàng, nhiều loại giao dịch cần phải xuất hóa đơn cho khách hàng.
 

Ngoài ra, nếu tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy việc lưu trữ và quản lý hóa đơn trở thành bài toán nan giải với tất cả ngân hàng. Cùng với sự phát triển của E-Banking, SMS Banking, giao dịch điện tử và thanh toán điện tử càng ngày càng ưu việt và tiện lợi hơn bao giờ hết. Thế nhưng nếu giao nhận hóa đơn bằng hình thức hóa đơn giấy gây nên nhiều bất tiện tốn kém thời gian và tiền bạc.

2. Lý do khối ngân hàng nên triển khai hóa đơn điện tử?

Từ những thực tiễn trên, việc chuyển đổi loại hình hóa đơn từ giấy sang điện tử là bước đi mang lại nhiều thuận tiện và lợi ích cho ngân hàng. Đây cũng chính là những lý do quan trọng khiến ngân hàng cần xem xét chuyển đổi sớm:

2.1. Thuận tiện trong công tác tạo lập hóa đơn

Khác với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử hỗ trợ ngân hàng tạo lập nhanh chóng ngay trên máy tính. Giảm thiểu tối đa tình trạng ghi sai số liệu, tên, thông tin khách hàng vì có nhập bằng máy và có thể kiểm tra kỹ trước khi xuất.
 

Sử dụng hóa đơn điện tử tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.
 

Đặc biệt, nhiều phần mềm hóa đơn điện tử do các nhà cung cấp phần mềm uy tín sẽ có tích hợp dữ liệu với cơ quan Thuế. Điều này đồng nghĩa với việc các khách hàng là doanh nghiệp có mã số thuế thì người lập hóa đơn chỉ cần nhập mã số thuế thì các thông tin khác sẽ tự động cập nhật cho khách hàng. 
Lượng khách hàng tại ngân hàng chiếm số lượng lớn khiến cho việc lập hóa đơn thủ công bằng tay dần bộ lộ yếu điểm của mình. Thời gian để lập hóa đơn bằng tay tốn kém thời gian và không tối ưu khả năng lao động của nhân viên.

2.2. Tiện lợi trong công tác lưu trữ

Từ lưu lượng xuất hóa đơn tại ngân hàng lớn phần nào ảnh hưởng không nhỏ đến việc lưu trữ và quản lý hóa đơn lưu trữ. Với lượng lớn hóa đơn cần xuất tương đương với lượng hóa đơn cần lưu trữ. Số lượng hóa đơn sẽ tăng dần theo năm và đòi hỏi ngân hàng phải có kho lưu trữ hợp lý để đảm bảo đúng thời hạn.

Tuy nhiên, những khó khăn này chỉ xảy ra khi ngân hàng tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy. Còn với hóa đơn điện tử, việc lưu trữ thông qua hệ thống cơ sở dữ liệu tại ngân hàng. Việc tra cứu hóa đơn cũ bằng máy tính sẽ tiết kiệm thời gian cho nhân viên. Đặc biệt, hóa đơn điện tử không còn phải lo lắng về tình trạng của hóa đơn như: hư hỏng, rác nát hay có cháy nổ.

2.3. Nâng cao độ bảo mật thông tin

Giao dịch ngân hàng là loại dịch vụ mà nhiều khách hàng cũng như ngân hàng đề cao tính bảo mật. Ngoài ra, việc bảo mật thông tin hóa đơn cũng là một trong những yếu tố mà ngân hàng phải đảm bảo cho khách hàng. Tuy nhiên, với việc chuyển phát hóa đơn giấy phát sinh chi phí và không đảm bảo toàn vẹn thông tin.

Với hóa đơn điện tử, việc gửi hóa đơn tới tay khách hàng sẽ thông qua Email cá nhân hoặc tin nhắn SMS. Điều này giúp cho hóa đơn lập xong sẽ tới thẳng tay khách hàng mà không qua các bên chuyển phát hay lễ tân…

2.4. Gia tăng hiệu quả quản lý

Nhờ khả năng tích hợp với tất cả hệ thống quản lý tiến tiến hay các phần mềm kế toán giúp ngân hàng kiểm soát tốt hơn lượng hóa đơn và giao dịch trong ngày. Điều này giảm thiểu thời gian cho kế toán trong việc nhập thông tin và xử lý nhiều loại báo cáo. Như vậy, khi sử dụng hóa đơn điện tử, không những tối ưu năng suất làm việc của nhân viên mà còn giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi số liệu giao dịch tại ngân hàng.

2.5. Mang lại sự tiên lợi cho khách hàng

Với mong muốn làm hài lòng khách hàng thì khi sử dụng hóa đơn điện tử, ngân hàng sẽ tạo ra sự tiện lợi cho khách hàng từ đó thu hút khách hàng sử dụng dịch vụ tại ngân hàng đó. Toàn bộ các bước gửi, nhận hóa đơn thực hiện qua các kênh online như Website, Email, SMS mang lại sự thuận tiện cho khách hàng. Hơn cả, mỗi hóa đơn gửi đi kèm theo mã bảo mật tới Email hoặc số điện thoại tạo ra tâm lý yên tâm cho khách hàng khi sử dụng dịch vụ.
 

E-Invoice là lựa chọn của nhiều thương hiệu lớn tại Việt Nam.
 

Ngoài ra, việc lưu trữ hóa đơn từ phía khách hàng cũng dễ dàng hơn, hoặc muốn xem lại hóa đơn cũng dễ dàng hơn. Bằng cách truy cập vào website tra cứu lại hóa đơn hay lưu trữ trong điện thoại máy tính cá nhân trở nên dễ dàng
E-Invoice là phần mềm hóa đơn điện tử được nhiều thương hiệu lớn lựa chọn. Được tổng cục Thuế chứng nhận chất lượng và khả năng phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp đặc biệt là ngành Ngân hàng. Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm của Thái Sơn luôn sẵn sàng giải đáp cho doanh nghiệp về vướng mắc khi triển khai hoặc khó khăn khi sử dụng 24/7.
Để được tư vấn thêm về E-Invoice, Quý khách vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/