Có rất nhiều điều kiện để một đơn vị có thể trở thành tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Tất cả các yếu tố như tiềm lực tài chính, kỹ thuật, kinh nghiệm, nhân lực đều được Chính phủ, Bộ Tài chính và cơ quan thuế xét tới. 

1. Điều kiện tiên quyết để tổ chức trung gian cung cấp hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử không chỉ có vai trò quan trọng với người mua và người bán mà còn là chứng từ đặc biệt với cơ quan thuế. Dựa vào những hóa đơn này mà cơ quan thuế có thể tổng hợp, quản lý và khấu trừ thuế chính xác cho doanh nghiệp. 
Vì vậy, những tổ chức đăng ký cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử đều phải được thẩm định kỹ càng trên nhiều phương diện khác nhau. 

TT 32/2011/TT-BTC quy định điều kiện cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. 

Trong Điều 5 Thông tư 32/2011/TT-BTC ký ngày 14/03/2011 đã đưa ra 8 điều kiện cơ bản để một đơn vị được cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử đến doanh nghiệp:

• Thứ nhất, đơn vị cung cấp phải là doanh nghiệp có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoạt động tại Việt Nam. Nếu doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài thì phải có giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy phép đầu tư trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Nếu đơn vị cung cấp là ngân hàng thì ngân hàng này phải đăng ký dịch vụ cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử trong lĩnh vực ngân hàng.
• Thứ 2, doanh nghiệp có phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ kế toán theo quy định, bao gồm lập, phát hành, lưu trữ, quản lý hóa đơn. 
• Thứ 3, đơn vị phải có kinh nghiệm triển khai giải pháp công nghệ thông tin trong trao đổi dữ liệu điện tử giữa doanh nghiệp và doanh nghiệp hoặc giữa tổ chức và tổ chức. 
• Thứ 4, nhà cung cấp phải đảm bảo hệ thống thiết bị, kỹ thuật đủ khả năng đáp ứng yêu cầu kinh doanh và quy định pháp luật về phát hành hóa đơn. 
• Thứ 5, phần mềm hóa đơn điện tử có khả năng bảo mật tốt, có thể phát hiện và cảnh báo những truy cập bất hợp pháp. Tính toàn vẹn của dữ liệu trong khi trao đổi giữa các bên tham gia phải được đảm bảo. 
• Thứ 6, doanh nghiệp phải có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu để dự phòng trường hợp gặp sự cố hệ thống liên quan đến tính toàn vẹn dữ liệu.
• Thứ 7, phần mềm phải lưu trữ được kết quả các lần truyền nhận giữa người mua - người bán - cơ quan thuế. Quá trình lưu trữ hóa đơn điện tử phải được lưu trữ trên hệ thống. 
• Thứ 8, nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử định kỳ 6 tháng phải gửi mẫu báo cáo 03 đính kèm trong Thông tư 32/2011/TT-BTC với nội dung: Số lượng đơn vị sử dụng hóa đơn điện tử và số lượng hóa đơn đã sử dụng. 

Mẫu báo cáo gửi Cơ quan Thuế. 

• Tham khảo thêm: Tổng hợp các mẫu công văn gửi thuế hữu ích cho doanh nghiệp

Nếu như tổ chức trung gian nào thiếu 1 trong 8 điều kiện trên đây sẽ không được cấp phép cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. Vì vậy, các chủ doanh nghiệp nên lưu ý những điều kiện này trước khi lựa chọn đối tác trung gian, tránh gặp phải những rủi ro giả mạo, lừa đảo. 
Bởi vì, theo xu hướng số hóa của Chính phủ nên năm 2020 các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Thời gian đến hạn không còn nhiều, việc bức thiết của các nhà quản lý là lựa chọn cho đơn vị của mình một nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín. 
Trong Nghị định 119/2018/NĐ-CP hướng dẫn doanh nghiệp lựa chọn tổ chức hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin để ký hợp đồng cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

2. Hướng dẫn cách lựa chọn nhà cung cấp phần mềm uy tín

Theo điều 32 Nghị định 119/2018/NĐ-CP hướng dẫn doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp theo 4 tiêu chí:

2.1. Tiêu chí 1: Doanh nghiệp là chủ thể kinh doanh hợp pháp

Đơn vị kinh doanh được thành lập theo đúng quy định của pháp luật Việt Nam, đáp ứng 8 điều kiện trong Điều 5 Thông tư 32/2011/TT-BTC (Đã đề cập ở phần 1).

2.2. Tiêu chí 2: Về tài chính

Tổ chức trung gian phải có cam kết bảo lãnh của một tổ chức tín dụng hoạt động hợp pháp tại Việt Nam. Tiêu chí này giúp doanh nghiệp không còn lo lắng về vấn đề bồi thường khi xảy ra rủi ro không mong muốn trong quá trình sử dụng dịch vụ.

2.3. Tiêu chí 3: Về nhân sự

Doanh nghiệp nên lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử có đội ngũ kỹ thuật tay nghề cao, giàu kinh nghiệm thực tiễn về quản trị cơ sở dữ liệu và quản trị mạng. 
Hầu hết những đơn vị hoạt động lâu năm trong lĩnh vực thông tin liên quan đến phần mềm điện tử như khai báo hải quan, bảo hiểm xã hội điện tử, … đều có đội ngũ kỹ thuật lành nghề giúp doanh nghiệp dễ dàng thích nghi với loại hình hóa đơn mới. 
Ngoài ra, đội ngũ nhân sự hỗ trợ 24/7 cũng là một trong những tiêu chí doanh nghiệp cần cân nhắc khi lựa chọn đối tác. 
Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa có đội ngũ kỹ thuật có kiến thức về quản trị cơ sở dữ liệu riêng thì tiêu chí này vô cùng quan trọng. Bởi trong quá trình sử dụng phần mềm ban đầu sẽ có nhiều vướng mắc nhất định liên quan đến kỹ thuật mà người dùng cần sự hỗ trợ từ nhà cung cấp. 

2.4. Tiêu chí 4: Về kỹ thuật

Tiêu chí cuối cùng này là về hệ thống thiết bị, cơ sở hạ tầng thông tin của tổ chức trung gian. Các đơn vị này phải đảm bảo được đường truyền từ doanh nghiệp đến doanh nghiệp, từ doanh nghiệp đến cơ quan thuế luôn được thông suốt 24/7, trừ thời gian bảo trì. Tuy nhiên, thời gian bảo trì này không được vượt quá 2% so với tổng thời gian cung ứng dịch vụ trong một năm. 
Ngoài ra, các yếu tố như phiên bản phần mềm, khả năng bảo mật. sao lưu, phục hồi dữ liệu, tra cứu trực tuyến hóa đơn cũng cần được chú ý. 
Với những điều kiện và tiêu chí do Chính phủ, Bộ Tài Chính đưa ra, doanh nghiệp đã có cơ sở để lựa chọn tổ chức trung gian uy tín. Đi theo bước chân thành công để đạt thành công tiếp theo, các nhà quản lý nên cân nhắc những đơn vị đã cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử cho công ty lớn. 

Thái Sơn là đối tác chiến lược của 90% doanh nghiệp FDI tại Việt Nam.
 

Đơn cử như phần mềm E-Invoice của Công ty phát triển công nghệ Thái Sơn đã có bề dày triển khai phần mềm điện tử hơn 17 năm. Là đối tác chiến lược của nhiều doanh nghiệp FDI như Grab; KFC; Coca cola; Honda; Circle K; …. Hơn nữa, Công ty Thái Sơn là một trong những đơn vị tiên phong cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử từ những năm 2011 với đội ngũ kỹ thuật và cơ sở thông tin hoàn thiện, đầy đủ.
Để được tư vấn thêm về E-Invoice, Quý khách vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
• Hotline: 19004767 hoặc 19004768
• Tel: 024.3754.5222
• Website: https://einvoice.vn/