Đơn vị cung ứng nước sẽ hạn chế được tối đa những bất cập của hóa đơn giấy khi chuyển sang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử.

1. Bấp cập khi sử dụng hóa đơn giấy với đơn cấp nước

Sử dụng nước là một trong những nhu cầu tất yếu của con người, chính vì vậy các đơn vị cấp nước hàng ngày, hàng tháng phải cung ứng hàng chục ngàn khách hàng. Điều này đồng nghĩa với việc, cứ trung bình một tháng, đơn vị cấp nước phải lập, xuất, in ấn hàng chục nghìn hóa đơn thanh toán nước cho khách hàng và cho công ty để lưu trữ.
Như vậy, việc sử dụng hóa đơn giấy không những tạo ra khối lượng công việc khổng lồ cho nhân viên mà còn khiến đơn vị tốn kém chi phí giấy, chi phí in ấn. Còn nữa, để thực hiện lấy dữ liệu số nước, nhập vào phần mềm có sẵn tại đơn vị và lập ra hóa đơn giấy tốn rất nhiều thời gian. Đặc biệt thời điểm lập hóa đơn thường tập trung vào 1 thời gian ngắn. Đây chính là điều bất cập mà không những ngành nước mà ngành cung ứng điện cũng gặp phải.
Không những thế, khách hàng cũng phải chờ nhận được hóa đơn giấy mới tiến hành thanh toán bằng tiền mặt. Rất dễ gặp phải trường hợp, thời điểm nhân viên giao hóa đơn vào khách hàng không có ở nhà khiến cho thời gian xử lý công nợ bị kéo dài. Các hộ gia đình không thanh toán kịp tiền nước còn có thể bị cắt nước sạch để sử dụng. Điều này gây ra những ảnh hưởng tiêu cực đến hình ảnh của đơn vị cung cấp vừa làm mất lòng tin ở khách hàng. 

Sử dụng nước là nhu cầu hàng ngày, hàng giờ của con người

2. Lợi ích của việc áp dụng hóa đơn điện tử 

Hóa đơn điện tử đã được nhiều doanh nghiệp quốc doanh, tư nhân, cũng như liên doanh nước ngoài sử dụng bởi lợi ích thiết thực của nó. Đối với các đơn vị cấp nước, việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp cho việc lưu trữ và tìm kiếm thông tin khách hàng, số nước một cách dễ dàng qua phần mềm. Điều này, còn giúp hạn chế tối đa việc xảy ra nhầm lẫn thông tin hoặc số liệu của các khách hàng khác nhau.
Với hóa đơn điện tử, lưu trữ hóa đơn cũng dễ dàng và hiện đại hơn rất nhiều. Các đơn vị cung cấp nước sẽ không cần phải chi ra một khoản để in ấn, tạo lập một nhà kho để chưa hóa đơn mà chỉ cần xuất file dữ liệu hóa đơn và lưu ngay trên hệ thống cơ sở dữ liệu của mình nếu đạt yêu cầu hoặc trên hệ thống của đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử giải quyết dứt điểm câu chuyện mất, hỏng, cháy, ướt, mờ chữ, mất chữ của hóa đơn giấy. Các thông tin về hóa đơn được hiển thị rõ ràng và có thể lưu trong thời gian quy định mà không lo hỏa hoạn cháy nổ, thất lạc hóa đơn.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử hỗ trợ xuất hóa đơn tiền nước nhanh hơn.

Quản lý thông tin khách hàng từ đó cũng đơn giản hơn, chỉ qua một vài thao tác ngay trên máy tính các thông tin như số liệu, khoản thanh toán, thu nhập số liệu, số hóa đơn phát ra, tra cứu dễ dàng nhanh chóng trên phần mềm hóa đơn điện tử. Bên cạnh đó nếu khách hàng có nhu cầu in hóa đơn điện tử tiền nước cũng có thể thực hiện dễ dàng.

3. Đơn vị cung cấp nước áp dụng hóa đơn điện tử như thế nào?

Nhìn nhận được những khó khăn, vướng mắc trong công tác thu tiền nước và xuất hóa đơn cho khách hàng cùng với đó là sự tiện lợi khi sử dung hóa đơn điện tử giúp phát hành hóa đơn, kê khai thuế được thực hiện ngay trên chính phần mềm hóa đơn điện tử vô cùng thuận tiện.
Hướng đi của các đơn vị cấp nước là tìm hiểu và lựa chọn một đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín để được tư vấn hướng dẫn áp dụng. Thái Sơn là một trong những lựa chọn của đơn vị cung ứng nước khi áp dụng phần mềm hóa đơn điện tử. Với kinh nghiệm 17 năm trong lĩnh vực phần mềm và giải pháp công nghệ thông tin trong lĩnh vực dịch vụ công, Thái Sơn tự tin là một trong những đơn vị hàng đầu cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín và đã được Tổng cục Thuế thẩm định.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice.

Với kinh nghiệm triển khai cho công ty cổ phần Cấp nước Hải Phòng và mang lại thành công trong việc rút ngắn thời gian xuất hóa đơn và lưu trữ hóa đơn với số lượng khổng lồ. Mới đây, Thái Sơn đã hoàn thiện hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice cho 2 công ty cung cấp nước sạch lớn tại thành phố Hồ Chí Mình là: Công ty Cấp nước Gia Định, Công ty Cấp nước Nhà Bè.
Không chỉ hỗ trợ tích cực trong việc lập hóa đơn, E-Invoice còn mang đến những tính năng vượt trội như: hỗ trợ truyền nhận dữ liệu giữa các chi nhánh, quản lý, gửi và xác nhận hóa đơn thông qua email, SMS, sử dụng một chữ ký số cho nhiều điểm xuất hóa đơn, truyền nhận dữ liệu từ hệ thống SAP, ERP, phần mềm kế toán…
Để biết thêm thông tin chi tiết về E-Invoice, quý khách vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 - Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
• Hotline: 19004767 hoặc 19004768
• Tel: 024.3754.5222
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.