Nghị định số 70/2025/NĐ-CP ban hành ngày 20/3/2025 của Chính phủ đã hướng dẫn chi tiết trình tự thực hiện ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp, đơn vị. Trình tự thực hiện này được quy định cụ thể thành 04 thủ tục khác nhau tương ứng với từng trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) áp dụng từ 01/06/2025. Dưới đây là chi tiết thủ tục doanh nghiệp, đơn vị cần nắm được.

1. Trường hợp Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế tự động ngừng tiếp nhận HĐĐT không gửi thông báo

Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế tự động ngừng tiếp nhận hóa đơn điện tử và không cần gửi thông báo ngừng sử dụng HĐĐT đối với người nộp thuế thuộc trường hợp sau:

(1) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh

- Chấm dứt hiệu lực mã số thuế.

- Thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.

- Có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng HĐĐT để thực hiện cưỡng chế nợ thuế.

(2) Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh

- Tạm ngừng kinh doanh.

- Tạm ngừng sử dụng HĐĐT theo văn bản gửi cơ quan thuế (Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định này).

- Chuyển đổi phương pháp từ kê khai sang phương pháp khoán hoặc nộp thuế theo từng lần phát sinh theo thông báo của cơ quan thuế.

2. Trường hợp Cổng thông tin điện tử tự động ngừng tiếp nhận HĐĐT và có gửi thông báo

Cổng thông tin điện tử của Cục thuế tự động ngừng tiếp nhận HĐĐT và gửi thông báo ngừng sử dụng HĐĐT đối với trường hợp:

(1) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh

- Tạm ngừng kinh doanh.

- Tạm ngừng sử dụng HĐĐT theo văn bản gửi cơ quan thuế (Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định này).

- Đang áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có thay đổi ngành nghề kinh doanh dẫn đến không đáp ứng điều kiện sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền.

(2) Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh

- Chuyển đổi phương pháp từ kê khai sang phương pháp khoán.

- Nộp thuế theo từng lần phát sinh theo thông báo của cơ quan thuế.

3. Trường hợp cơ quan thuế ban hành thông báo ngừng sử dụng HĐĐT đối với người nộp thuế

Cơ quan thuế quản lý trực tiếp ban hành thông báo ngừng sử dụng HĐĐT đối với người nộp thuế thuộc trường hợp sau:

- Có hành vi lập HĐĐT phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân bị cơ quan có thẩm quyền phát hiện, khởi tố và thông báo cho cơ quan thuế. 

- Trong quá trình thanh tra, kiểm tra, cơ quan thuế xác định người nộp thuế có hành vi trốn thuế, người nộp thuế được thành lập để thực hiện mua bán, sử dụng HĐĐT không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp HĐĐT để trốn thuế theo quy định thì cơ quan thuế ban hành thông báo ngừng sử dụng HĐĐT.

4. Trường hợp Thủ trưởng cơ quan thuế trực tiếp gửi thông báo đến người nộp thuế

Thủ trưởng cơ quan thuế trực tiếp gửi thông báo đến người nộp thuế, người nộp thuế được giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu gồm các trường hợp:

- Trường hợp có hành vi sử dụng HĐĐT để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ, bị cơ quan có thẩm quyền phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế.

- Trường hợp cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện khi phát hiện doanh nghiệp không có đủ điều kiện kinh doanh theo quy định của pháp luật.

- Trường hợp cơ quan có thẩm quyền phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế về người nộp thuế có hành vi vi phạm pháp luật về thuế và hóa đơn.

- Trường hợp người nộp thuế thuộc diện rủi ro rất cao theo mức độ rủi ro người nộp thuế.

i) Trường hợp người nộp thuế không giải trình, bổ sung: Cơ quan thuế quản lý trực tiếp ban hành thông báo ngừng sử dụng HĐĐT,

ii) Trường hợp người nộp thuế đã giải trình, bổ sung thông tin: Người nộp thuế giải trình bổ sung thông tin theo đúng quy định pháp luật thì người nộp thuế tiếp tục sử dụng HĐĐT.

Việc nắm rõ trình tự thực hiện ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng theo pháp luật mà còn đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong công tác quản lý hóa đơn, chứng từ. Các doanh nghiệp, đơn vị lưu ý để tránh các rủi ro về pháp lý và rủi ro trong hoạt động kinh doanh.

Thu Hương