Doanh nghiệp bắt buộc tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế khi không sử dụng hoặc khi chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên việc tiêu hủy cần tuân thủ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn chứng từ.

Tiêu hủy hóa đơn đặt in của cơ quan thuế theo quy định.

1. Hóa đơn đặt in của cơ quan thuế là gì

Thông thường hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in nhằm mục đích ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in là hóa đơn được thể hiện dưới dạng giấy do cơ quan thuế đặt in để bán cho tổ chức, cá nhân thuộc đối tượng và trường hợp được mua hóa đơn của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 23, Nghị định 123/2020/NĐ-CP để sử dụng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

2. Tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế

Tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế được thực hiện theo Điều 25 và Điều 27,  Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

2.1. Tiêu hủy hóa đơn đặt mua của cơ quan thuế trong trường hợp không sử dụng

Căn cứ theo Điều 25, Nghị định 123/2020/NĐ-CP doanh nghiệp tiêu hủy hóa đơn đặt mua của cơ quan thuế trong trường hợp không sử dụng. Cụ thể tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế trong trường hợp:

• Doanh nghiệp được cơ quan thuế chấp thuận ngưng sử dụng mã số thuế của cơ quan thuế;

• Trường hợp doanh nghiệp chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử và được cơ quan thuế chấp thuận sử dụng hóa đơn điện tử;
• Cơ quan thuế quản lý trực tiếp có thông báo việc hết giá trị sử dụng của các hóa đơn chưa lập mà doanh nghiệp không còn kinh doanh tại địa điểm đã đăng ký kinh doanh hoặc tự ý ngừng kinh doanh đang sử dụng.

2.2. Quy định tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế

Doanh nghiệp thuộc các trường hợp cần tiêu hủy hóa đơn đặt in của cơ quan thuế thì tiêu hủy theo quy định tại Điều 27, Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể quy định tiêu hủy hóa đơn đặt in của cơ quan thuế như sau:

Sử dụng hóa đơn điện tử loại bỏ các thủ tục rườm rà.

2.2.1. Quy định thời hạn tiêu hủy

• Thời hạn tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế;
• Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), thời hạn tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.
• Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
• Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không tiêu hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.

2.2.2. Thực hiện tiêu hủy hóa đơn

Tiêu hủy hóa đơn của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện như sau:

• Doanh nghiệp phải lập bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy.
• Doanh nghiệp phải thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn. Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức.

• Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản tiêu hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.

(Trường hợp tiêu hủy hóa đơn của hộ, cá nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi tiêu hủy hóa đơn).
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

2.2.3. Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn gồm

Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn gồm có các giấy tờ sau:

• Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn
• Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy ghi chi tiết: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số... đến số... hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);
• Biên bản tiêu hủy hóa đơn;
• Thông báo kết quả hủy hóa đơn (lập thành 2 bản): Nội dung gồm: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp tiêu hủy theo Mẫu số 02/HUY-HĐG.

Lưu ý:

• Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn được lưu tại doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn.
• Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn một bản lưu hồ sơ, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.

3. Sử dụng hóa đơn điện tử tránh tiêu hủy hóa đơn đặt mua của cơ quan thuế

Công nghệ phát triển, tác động lên nhiều lĩnh vực của đời sống, trong đó vận hành, quản lý sản xuất kinh doanh có nhiều sự thay đổi tích cực. Áp dụng hóa đơn điện tử trở thành một trong những công việc phải thực hiện đầu tiên đối với doanh nghiệp.
Căn cứ theo Khoản 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về xử lý hóa đơn mua của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng như sau:
“3. Trường hợp chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh được cơ quan thuế chấp thuận sử dụng hóa đơn điện tử phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn đã mua của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 27 Nghị định này trước khi sử dụng hóa đơn điện tử.”
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Theo quy định này, hóa đơn điện tử sẽ thay thế toàn bộ hóa đơn giấy. Do đó doanh nghiệp không phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn đặt in của cơ quan thuế, tránh được rất nhiều các thủ tục phiền phức.
Ngoài ra, sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tạo lập và quản lý hóa đơn một cách hiệu quả. Việc lưu trữ hóa đơn, bảo quản hóa đơn cũng dễ dàng và thuận lợi hơn, tiết kiệm chi phí. Từ đó hiệu quả và năng suất công việc được nâng cao.
Doanh nghiệp tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP sẽ đảm bảo an toàn, hiệu quả. Trường hợp tiêu hủy hóa đơn nhưng không đúng quy định doanh nghiệp còn có thể bị phạt và có thể gây nhiều rắc rối khác.
Ngoài ra, để được tư vấn thông tin về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.