Quy định về ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử, ký hiệu hóa đơn điện tử là một trong những nội dung mới và đáng chú ý tại Thông tư 78/2021/TT-BTC được ban hành ngày 17/9/2021. So với các văn bản pháp luật trước đây, quy định mới bổ sung thêm hướng dẫn về một số ký hiệu loại hóa đơn mới. Bài viết dưới đây sẽ so sánh và cập nhật các thông tin quan trọng tại Thông tư 78/2021/TT-BTC và các Thông tư, Nghị định trước đó.

Thông tư 78/2021/TT-BTC bổ sung nhiều quy định mới về ký hiệu hóa đơn.

1. Quy định về ký hiệu hóa đơn, mẫu số hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC

Theo Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC, ký hiệu hóa đơn điện tử được quy định là nhóm 06 ký tự gồm cả chữ viết, chữ số, thể hiện các thông tin về loại hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Cụ thể:
- Ký tự đầu tiên: Là dạng chữ cái C hoặc K:

+ C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
+ K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

- 2 ký tự tiếp theo là 2 chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử.
- Một ký tự tiếp sau năm lập hóa đơn là 1 chữ cái được quy định là T, D, L hoặc M thể hiện loại hóa đơn điện tử:

+ T: Hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
+ D: Hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do doanh nghiệp đăng ký sử dụng.
+ L: Áp dụng với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
+ M: Áp dụng với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền.

Ký hiệu hóa đơn điện tử, mẫu số hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC.

Về ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử, tại Điều 5, Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định tên hóa đơn là tên của từng loại hóa đơn: Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử, tem, vé, thẻ,...
Ký tự đứng trước ký hiệu hóa đơn được gọi là ký hiệu mẫu số hóa đơn, được thể hiện bằng một chữ số tự nhiên từ 1 đến 4 để thể hiện ký hiệu mẫu số hóa đơn nhằm phản ánh loại hóa đơn điện tử:
- Số 1 phản ánh hóa đơn giá trị gia tăng.
- Số 2 phản ánh hóa đơn bán hàng.
- Số 3 phản ánh phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử.
- Số 4 phản ánh các loại tem, vé, thẻ, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử.
>> Có thể bạn quan tâm: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC.

2. Quy định về ký hiệu hóa đơn điện tử, ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC

Ngoài những điểm mới về ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử, hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử sai sót,... quy định về ký hiệu hóa đơn điện tử, mẫu số hóa đơn điện tử cũng là điểm mới quan trọng mà kế toán cần lưu ý tại Thông tư 78/2021/TT-BTC.

2.1. Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử

Theo Điều 4, Thông tư 78/2021/TT-BTC, ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được quy định là một chữ số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6 phản ánh loại hóa đơn điện tử:
- Số 1: Phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng.
- Số 2: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng.
- Số 3: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công.
- Số 4: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.
- Số 5: Phản ánh các loại hóa đơn điện tử khác là tem, vé, thẻ, phiếu thu hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khách nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử được quy định theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Số 6: Phản ánh các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn cụ thể hơn về hóa đơn điện tử bán tài sản công, hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.

2.2. Ký hiệu hóa đơn điện tử

Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm chữ viết và chữ số, phản ánh các thông tin về hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng:
- Ký tự đầu tiên là một chữ cái (C hoặc K): C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã.
- Hai ký tự tiếp theo là hai chữ số Ả rập: Thể hiện năm lập hóa đơn điện tử.
- Một ký tự tiếp theo là một chữ cái (T, D, L, M, N, B, G, H): Thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng:

+ Chữ T: Thể hiện hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
+ Chữ D: Áp dụng với hóa đơn bán tài sản công, hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia, hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký.
+ Chữ N: Áp dụng cho phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử.
+ Chữ B: Áp dụng đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
+ Chữ G: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng.
+ Chữ H: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.

- Hai ký tự cuối cùng: Người bán tự xác định tùy thuộc nhu cầu quản lý.
Như vậy, đối chiếu với quy định tại Thông tư 68/2019/TT-BTC và Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC đã bổ sung hướng dẫn về hóa đơn điện tử bán tài sản công, hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.
Trên đây là một số thông tin mới về ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử, ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC. Kế toán cần lưu ý để cập nhật những nội dung thay đổi, bổ sung nhằm sử dụng hóa đơn điện tử tuân thủ quy định.
Ngoài ra, để được tư vấn thêm về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.