Từ nay đến thời điểm bắt buộc toàn bộ doanh nghiệp chuyển đổi sang dùng hóa đơn điện tử chỉ còn chưa đầy 24 tháng. Với số lượng hàng trăm nghìn doanh nghiệp trong nước đang hoạt động, khối lượng công việc cần phải thực hiện là vô cùng lớn. Những thông tin dưới đây hy vọng giúp ích được doanh nghiệp trong quá trình chuyển sang hóa đơn điện tử.

1. Vì sao chỉ còn 24 tháng trước hạn cuối bắt buộc dùng hóa đơn điện tử?

Nằm trong định hướng số hóa quốc gia của Chính phủ, hóa đơn điện tử đã ra đời và được bắt đầu đưa vào khối doanh nghiệp từ năm 2011. Giai đoạn đầu, hóa đơn điện tử được Bộ Tài chính khuyến khích các doanh nghiệp sử dụng. Tuy nhiên, đến hiện tại, thời điểm bắt buộc toàn bộ các doanh nghiệp phải hoàn tất chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử đã được ấn định là 01/11/2020 theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ.
Khoản 2 – Điều 35 trong Nghị định 119 có ghi rõ: “Việc tổ chức thực hiện hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định của Nghị định này thực hiện xong đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chậm nhất là ngày 01 tháng 11 năm 2020.”
Nghị định này được ban hành ngày 12/09/2018 và đã chính thức có hiệu lực từ 01/11/2018.
Điều đó có nghĩa là doanh nghiệp chỉ còn thời gian chưa đầy 24 tháng để chuẩn bị các điều kiện về cơ sở vật chất (máy móc, thiết bị, hạ tầng công nghệ thông tin…) và điều kiện về con người để áp dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

Chỉ còn chưa đầy 24 tháng để doanh nghiệp hoàn tất chuyển sang hóa đơn điện tử.

2. Doanh nghiệp chưa chuyển sang hóa đơn điện tử cần làm gì?

Cả nước hiện có hàng trăm nghìn đơn vị hoạt động sản xuất kinh doanh và con số này tiếp tục tăng qua các năm. Mặc dù hiện tại đã có nhiều doanh nghiệp áp dụng hóa đơn điện tử, tuy nhiên con số này vẫn là rất nhỏ so với số lượng các doanh nghiệp chưa sử dụng và phải tiến hành chuyển đổi trong thời gian tới.
Để tránh bị động cũng như cập rập trong quá trình chuyển giao giữa hóa đơn giấy truyền thống và hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị ngay, sau đó tiến hành chuyển đổi càng sớm càng tốt để nhận được sự hỗ trợ tốt nhất của nhà cung ứng.

Nhà cung ứng hóa đơn điện tử uy tín sẽ giúp quá trình chuyển đổi của doanh nghiệp thuận lợi hơn.

2.1. Xác định nhu cầu hóa đơn điện tử của doanh nghiệp mình

Muốn lựa chọn chính xác nhà cung cấp cũng như phần mềm hóa đơn điện tử, trước hết doanh nghiệp cần phải nắm rõ được nhu cầu của doanh nghiệp mình.
Doanh nghiệp chỉ cần phiên bản phần mềm hóa đơn điện tử đóng gói thông thường, hay yêu cầu những tính năng cao cấp hơn? Số lượng hóa đơn doanh nghiệp cần xuất trong một năm? Các phần mềm quản lý doanh nghiệp đang dùng liệu có cần tích hợp với phần mềm hóa đơn điện tử? Hệ thống các điểm xuất hóa đơn và chế độ phân quyền ra sao?
Hiểu rõ nhu cầu của mình sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá được phần mềm, giải pháp hay gói sử dụng nào phù hợp với mình nhất.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

2.2. Lựa chọn nhà cung ứng hóa đơn điện tử uy tín

Việc có được nhà cung ứng hóa đơn điện tử uy tín đồng hành sẽ giúp quá trình chuyển giao của doanh nghiệp thuận lợi hơn. Đây là thời điểm để doanh nghiệp so sánh giải pháp đề xuất nhận được từ các bên, đánh giá giải pháp hóa đơn nào đáp ứng tốt nhất nhu cầu của doanh nghiệp, đồng thời, cân nhắc năng lực triển khai của nhà cung ứng để đưa ra quyết định cuối cùng.

2.3. Nắm rõ và cập nhật các thông tin mới nhất về hóa đơn điện tử

Từ nay đến thời điểm bắt buộc tất cả các doanh nghiệp hoàn tất hóa đơn điện tử không còn nhiều. Chính bởi vậy, doanh nghiệp cần chú ý và cập nhật liên tục những thông tin về hóa đơn điện tử, bao gồm cả các Nghị định, Thông tư, hướng dẫn của Chính phủ, Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế để quá trình chuyển sang dùng hóa đơn điện tử sẽ kịp thời và đúng luật.
>> Tham khảo: Hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

3. Phần mềm hóa đơn điện tử tiêu biểu

Là một trong những phần mềm hóa đơn đầu tiên được Tổng cục Thuế thẩm định và chứng nhận từ năm 2011, phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice của Công ty phát triển công nghệ Thái Sơn đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ cần thiết của hóa đơn điện tử.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ về hóa đơn.

Không chỉ vậy, E-Invoice còn có các tính năng mở rộng nâng cao, đáp ứng yêu cầu cao của khách hàng như:

• Tích hợp truyền nhận dữ liệu từ các hệ thống CRM, ERP (SAP), phần mềm kế toán và các phần mềm có sẵn tại doanh nghiệp
• Hỗ trợ truyền nhận dữ liệu hóa đơn điện tử đa cấp: giữa các chi nhánh công ty, giữa tổng công ty và các công ty con
• Tính năng cổng ký tiện dụng, một chữ ký số có thể sử dụng cho nhiều điểm xuất hóa đơn
• Phê duyệt hóa đơn, gửi hóa đơn đi xác thực theo lô nhiều hóa đơn cùng một lúc
• Đa dạng hóa hình thức gửi, xác nhận hóa đơn cho khách hàng qua các phương thức điện tử như email, SMS, …
• Công nghệ xác thực hóa đơn trực tuyến, chống làm giả hóa đơn (đối với hóa đơn điện tử xác thực)Những tính năng mở rộng hàm chứa hàm lượng công nghệ cao trên tạo nên điểm khác biệt cho phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice và là một trong những nguyên nhân chính để các thương hiệu lớn như: Honda, Lotte, AEON, KFC, Samsung, DHL, Lazada, Golden Gate, CJ CGV, Unicharm, Grab Taxi, Viettinbank… tin tưởng lựa chọn Thái Sơn.

Để tư vấn thêm về phần mềm hóa đơn điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/