Hóa đơn điện tử xác thực là một xu thế tất yếu, một sự thay đổi cần thiết giúp các doanh nghiệp có thể hội nhập toàn diện, sâu rộng trong mọi lĩnh vực của nền kinh tế. Vậy hóa đơn điện tử xác thực là gì và các doanh nghiệp cần quan tâm đến những vấn đề nào của hóa đơn điện tử xác thực?

1. Hóa đơn điện tử xác thực là gì?

Hóa đơn điện tử xác thực hay hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế (sau đây được gọi là hóa đơn xác thực) là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực qua hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.
- Mã xác thực: là chuỗi ký tự được mã hóa và được cấp bởi hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.
- Số hóa đơn xác thực: là dãy số có cấu trúc theo quy định của Tổng cục Thuế và được cấp bởi hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.
Ngoài mã xác thực và số xác thực, trên hoá đơn xác thực còn có Mã QR là mã vạch hai chiều được hiển thị ở góc trên bên phải của hoá đơn xác thực. Người sử dụng có thể dùng các thiết bị điện tử có cài phần mềm đọc mã QR như điện thoại, máy tính bảng để đọc và kiểm tra nhanh các thông tin trên hoá đơn. Tuy vậy, những thông tin về hoá đơn của doanh nghiệp luôn được bảo mật cao.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế

Hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế là hệ thống bao gồm các thiết bị cấp mã xác thực và các ứng dụng công nghệ thông tin để hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện việc lập và cấp mã xác thực hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Thiết bị cấp mã xác thực thực hiện sinh số hóa đơn xác thực và mã xác thực dựa trên các thông tin hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ của doanh nghiệp. Hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế thực hiện cấp mã xác thực hóa đơn 24/24 giờ trong ngày và 7/7 ngày trong tuần, bao gồm cả ngày nghỉ, lễ, Tết.

3. Các mô hình cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế

Mô hình cấp mã xác thực hóa đơn tập trung: sử dụng hệ thống thiết bị cấp mã xác thực và ứng dụng công nghệ thông tin đặt tại Tổng cục Thuế để cấp mã xác thực hóa đơn cho doanh nghiệp.
Mô hình cấp mã xác thực hóa đơn phân tán: sử dụng ứng dụng công nghệ thông tin của Tổng cục Thuế và thiết bị cấp mã xác thực đặt tại doanh nghiệp để cấp mã xác thực hóa đơn cho doanh nghiệp.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

4. Các phần mềm lập hóa đơn xác thực

Để có thể sử dụng được hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm sau để lập và xác thực hóa đơn qua hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế:
Các phần mềm của Tổng cục Thuế cung cấp miễn phí cho doanh nghiệp:

• Phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp (sau đây gọi là phần mềm ICA): doanh nghiệp có thể tải phần mềm này về máy trạm để sử dụng.
• Phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (sau đây gọi là phần mềm VAN) được cài đặt tại Tổng cục Thuế. Doanh nghiệp truy cập qua mạng Internet để sử dụng phần mềm này.

5. Căn cứ pháp lý của hóa đơn điện tử xác thực là gì?

Căn cứ vào các văn bản pháp quy của các cơ quan nhà nước về việc hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử:

• Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 được Quốc hội khóa XI thông qua ngày 29/11/2005 tại kỳ họp thứ 8, chính thức có hiệu lực từ ngày 01/03/2006.
• Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ; Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 sửa đổi bổ sung Nghị định số 51/2010/NĐ-CP nêu trên.
• Nghị định số 12/2015/NĐ-CP ngày 12/02/2015 về Quy định chi tiết thi hành Luật sửa đổi bổ sung một số điều của các Luật về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của các nghị định về thuế.
• Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 Hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Và các Quyết định về việc triển khai thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực:

• Quyết định 1209/2015/QĐ-BTCngày 23/06/2015 của Bộ Tài Chính
• Quyết định 1445/QĐ-TCT ngày 06/08/2015 của Tổng cục Thuế về việc hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử xác thực.

6. Lợi ích của hóa đơn điện tử xác thực

Việc áp dụng hóa đơn điện tử xác thực mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:

• Giảm chi phí in ấn hóa đơn, lưu trữ hóa đơn, vận chuyển hóa đơn, nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, tránh được tình trạng cháy, hỏng, mất hóa đơn.
• Đảm bảo độ chính xác và an toàn cao, tránh tình trạng làm giả hóa đơn: quy trình xác thực hóa đơn khép kín với nhiều bước bảo mật giúp cho hóa đơn khó có thể bị giả mạo .
• Tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp, giảm thiểu các thủ tục hành chính: Có thể tạo mẫu hóa đơn, phát hành hóa đơn ngay tại doanh nghiệp và được cơ quan thuế chấp nhận ngay trong ngày.
• Doanh nghiệp không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn vì tất cả thông tin hóa đơn đã được gửi lên và lưu trữ trên Tổng cục Thuế khi xác thực.
• Doanh nghiệp có thể tạo lập và gửi hóa đơn cho khách hàng ngay sau khi nhận được kết quả xác thực thông qua nhiều hình thức như : Gửi hóa đơn cho khách hàng qua hệ thống email tích hợp trên phần mềm, gửi hóa đơn qua hình thức tin nhắn SMS hoặc Export ra file zip để gửi cho khách hàng qua hình thức gửi email thông thường, copy vào USB.
• Được cơ quan thuế phối hợp xử lý lỗi trong quá trình triển khai hóa đơn điện tử xác thực.

7. Điều kiện để doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử xác thực

Để có thể tham gia vào hệ thống hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp cần phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Đã được cấp Mã số thuế và đang hoạt động.
• Có chứng thư số (Chữ ký số hay USB Token) theo quy định của pháp luật. Chứng thư số phải có thông tin mã số thuế của doanh nghiệp và đang còn hiệu lực.
• Hoạt động ở địa bàn có khả năng truy cập và sử dụng mạng Internet

8. Các bước để tham gia vào hệ thống hóa đơn điện tử xác thực của cơ quan thuế

Sau khi đã đáp ứng đủ các điều kiện trên, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

Đăng ký tham gia vào hệ thống hóa đơn điện tử xác thực của Tổng cục Thuế:

• Truy cập vào hệ thống lập hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) sử dụng chứng thư số để đăng ký tham gia hệ thống tại website này.
• Trong vòng 03 ngày làm việc, doanh nghiệp sẽ nhận được email thông báo kết quả xét duyệt yêu cầu tham gia từ cơ quan thuế  vào hộp thư điện tử mà doanh nghiệp đã cung cấp khi đăng ký tham gia hệ thống.
  • Trường hợp doanh nghiệp được cơ quan thuế chấp nhận sử dụng hệ thống, doanh nghiệp sẽ nhận được thông tin tài khoản để đăng nhập và sử dụng trên hệ thống lập hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN).
  • Trường hợp doanh nghiệp không được cơ quan thuế chấp nhận sử dụng hệ thống, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo của cơ quan thuế nêu rõ lý do chưa được chấp nhận.

Doanh nghiệp sử dụng tài khoản đã được cơ quan thuế thông báo để đăng nhập vào hệ thống và thực hiện các nghiệp vụ quản lý hóa đơn trên hệ thống lập hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) như: đăng ký phát hành; lập và gửi hóa đơn đến Tổng cục Thuế để cấp mã xác thực và thực hiện các nghiệp vụ về hóa đơn theo quy định hiện hành.
>> Tham khảo: Mẫu hóa đơn điện tử đính kèm Thông tư 68.

8. Quy trình tạo lập hóa đơn xác thực

• Tạo mẫu, đăng ký phát hành mẫu số và ký hiệu hóa đơn với cơ quan thuế
• Lập hóa đơntheo mẫu số, ký hiệu đã đăng ký
• Ký điện tử vào hóa đơn
• Gửi hóa đơn lên hệ thống cấp mã xác thực của Tổng cục Thuế
• Nhận kết quả xác thực từ hệ thống của Tổng cục Thuế trả về
• Gửi hóa đơn cho khách hàng và lưu trữ hóa đơn

9. Nghiệp vụ chính của hóa đơn điện tử xác thực

Lập hóa đơn mới

• Doanh nghiệp chọn loại hóa đơn cần lập, chọn mẫu số và ký hiệu hóa đơn, nhập đầy đủ thông tin và gửi đi xác thực trên hệ thống xác thực hóa đơn của cơ quan thuế.
• Hóa đơn sau khi được lập mới và cấp mã xác thực thành công sẽ có trạng thái là hóa đơn gốc.

Lập hóa đơn điều chỉnh

• Trường hợp doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh: hóa đơn đã lập nhưng bị sai sót thông tin về khách hàng, hàng hóa, số lượng, tiền hàng,… hoặc không đúng với yêu cầu khách hàng, doanh nghiệp muốn điều chỉnh lại cho phù hợp.
• Điều kiện điều chỉnh hóa đơn: hóa đơn cần điều chỉnh phải là hóa đơn đã được cấp mã xác thực thành công và đã được kê khai thuế.
• Doanh nghiệp sẽ được lập hóa đơn điều chỉnh cho những hóa đơn có trạng thái là: hóa đơn gốc, hóa đơn bị điều chỉnh, hóa đơn thay thế.

Lập hóa đơn điều chỉnh chiết khấu

• Trường hợp doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh chiết khấu: doanh nghiệp áp dụng hình thức giảm giá bán, chiết khấu thương mại dành cho khách hàng và số tiền giảm giá, chiết khấu được lập khi kết thúc chương trình (kỳ) giảm giá, chiết khấu hàng bán thì doanh nghiệp cần lập hóa đơn để điều chỉnh số tiền chiết khấu đó.
• Điều kiện lập hóa đơn điều chỉnh chiết khấu: Doanh nghiệp lập hóa đơn này trong trường hợp chiết khấu thương mại cuối kỳ.
• Hóa đơn điều chỉnh chiết khấu không có số hóa đơn gốc.

Lập hóa đơn thay thế

• Trường hợp doanh nghiệp cần lập hóa đơn thay thế: hóa đơn đã lập sai, doanh nghiệp muốn điều chỉnh lại cho phù hợp.
• Điều kiện thay thế hóa đơn: hóa đơn cần thay thế phải là hóa đơn đã được cấp mã xác thực thành công và chưa được kê khai thuế.
• Doanh nghiệp sẽ được lập hóa đơn thay thế cho những hóa đơn có trạng thái là: hóa đơn gốc, hóa đơn thay thế.

Lập hóa đơn xóa bỏ

• Trường hợp doanh nghiệp cần lập hóa đơn xóa bỏ: hóa đơn đã lập sai, khách hàng không muốn lấy hóa đơn nữa.
• Điều kiện xóa bỏ hóa đơn: hóa đơn cần xóa bỏ phải là hóa đơn đã được cấp mã xác thực thành công và chưa bị điều chỉnh, thay thế.
• Doanh nghiệp chỉ được lập hóa đơn xóa bỏ cho những hóa đơn có trạng thái là hóa đơn gốc.

Hủy hóa đơn

• Trường hợp doanh nghiệp cần hủy hóa đơn: hóa đơn đã lập sai, khách hàng không muốn lấy hóa đơn nữa, hóa đơn xảy ra lỗi trong quá trình gửi đi xác thực.
• Điều kiện hủy bỏ hóa đơn: hóa đơn đã có số hóa đơn nhưng chưa được cấp mã xác thực hoặc bị lỗi khi gửi đi xác thực và chưa được kê khai thuế.
• Doanh nghiệp chỉ được hủy bỏ hóa đơn cho những hóa đơn có trạng thái là hóa đơn gốc chưa được xác thực.

10. Các phương thức gửi hóa đơn điện tử xác thực cho khách hàng

• Gửi hóa đơn cho khách hàng qua hệ thống email tích hợp trên phần mềm
• Gửi thông tin hóa đơn qua hình thức tin nhắn SMS để khách hàng tra cứu.
• Export ra file zip để gửi cho khách hàng qua hình thức gửi email thông thường hoặc copy vào USB.
• In hóa đơn ra giấy và gửi chuyển phát nhanh như phương thức truyền thống.

11. Cách thức tra cứu hóa đơn xác thực

Bước 1: Sau khi nhận được hóa đơn, khách hàng truy cập vào trang tra cứu, xác minh hóa đơn của Tổng cục Thuế: https://laphoadon.gdt.gov.vn/xmhd/exploit
Bước 2: Khách hàng nhập thông tin hóa đơn: Số hóa đơn xác thực, Mã xác thực (5 kí tự đầu) và Mã kiểm tra (captcha màu xanh), sau đó ấn nút Tra cứu
Bước 3: Sau khi ấn nút Tra cứu, hóa đơn sẽ được hiển thị ra, khách hàng có thể xem hóa đơn, kiểm tra hoặc in hóa đơn tùy theo nhu cầu sử dụng của mình.

12. Phần mềm hóa đơn điện tử E – Invoice: xây dựng hệ thống hóa đơn điện tử xác thực nhanh chóng, an toàn, thuận tiện

Là một trong những doanh nghiệp được Tổng cục Thuế lựa chọn để thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực, Công ty Thái Sơn đã xây dựng nên phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E-Invoice, nhằm phục vụ chính doanh nghiệp mình và đưa ra giải pháp hóa đơn tối ưu cho các doanh nghiệp khác.
Phần mềm E-INVOICE là giải pháp chuyên dụng cho việc tạo lập và xuất hóa đơn điện tử xác thực đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ của hóa đơn điện tử xác thực. Ngoài ra phần mềm E-INVOICE còn tích hợp quy trình khép kín từ gửi hóa đơn điện tử xác thực cho khách hàng đến các quy trình xác nhận với khách hàng nhận hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm. Các tính năng mở rộng có thể tích hợp với các giải pháp quản lý có sẵn tại doanh nghiệp như phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm quản lý khác…
Những ưu điểm nổi bật của phần mềm hóa đơn điện tử E - Invoice có thể kể đến như: 

• Đã được Tổng cục Thuế xác nhận đạt tiêu chuẩn để sử dụng.
• Đầy đủ các chức năng để doanh nghiệp có thể tạo lập hóa đơn và gửi lên Tổng cục Thuế để lấy mã xác thực.
• Tích hợp nhiều tính năng tiện ích như gửi hóa đơn đi xác thực theo lô; gửi thông tin hóa đơn cho khách hàng qua email, tin nhắn; quản lý gửi hóa đơn cho khách hàng;… giúp cho việc lập hóa đơn và sử dụng hóa đơn dễ dàng, thuận tiện hơn.
• Đội ngũ kỹ thuật viên chuyên nghiệp hỗ trợ 24/7.