Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định trách nhiệm của người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Theo đó, doanh nghiệp đặc biệt lưu ý thực hiện đúng trách nhiệm của mình.

Trách nhiệm của người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

1. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì

Căn cứ theo Khoản 1, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 quy định như sau:
“Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in”
Như vậy, người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có trách nhiệm lập hóa đơn chứng từ ghi nhận thông tin bán hàng, dịch vụ. Hóa đơn điện tử gồm 2 loại là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
Căn cứ theo Khoản 2, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP định nghĩa về hóa đơn điện tử (HĐĐT) có mã của cơ quan thuế như sau:
“Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.”
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là cơ sở để cơ quan thuế quản lý thuế một cách chặt chẽ hạn chế các rủi ro về thuế. Bên cạnh đó, tạo điều kiện cho doanh nghiệp, đơn vị sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

2. Trách nhiệm của người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Căn cứ theo Điều 22, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định trách nhiệm của người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế như sau:

(1) Quản lý tên và mật khẩu của các tài khoản đã được cơ quan thuế cấp

Khi doanh nghiệp đơn vị đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử sẽ được cơ quan quản lý thuế cung cấp mật khẩu cùng các tài khoản để quản lý, tiếp nhận thông tin, thực hiện các giao dịch với cơ quan thuế. Do đó cần quản lý tốt tên và mật khẩu của các tài khoản đã được cấp tránh trường hợp kẻ xấu lợi dụng để trục lợi.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

(2) Tạo lập hóa đơn điện tử về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

Trách nhiệm của người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là tạo lập hóa đơn điện tử về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ  để gửi đến:

• Người mua;
• Cơ quan thuế;
• Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Trách nhiệm tạo lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Người bán hàng phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác của hóa đơn điện tử đã lập.

(3) Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đến cơ quan thuế

Bên cạnh những hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì người bán có quyền lập hóa đơn không có mã của cơ quan thuế theo quy định. Tuy nhiên, nếu lập hóa đơn không có mã của cơ quan thuế thì người bán có trách nhiệm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập đến cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Người bán có thể lựa chọn hình thức chuyển trực tiếp hoặc gửi qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

a) Phương thức và thời điểm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử

a1) Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/TH-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này cùng thời hạn nộp hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng áp dụng đối với các trường hợp sau:

• Cung cấp dịch vụ thuộc lĩnh vực: bưu chính viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không, chứng khoán.
• Bán hàng hóa là điện, nước sạch nếu có thông tin về mã khách hàng hoặc mã số thuế của khách hàng.

a2) Phương thức chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn áp dụng đối với trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không thuộc quy định tại điểm a1 khoản này.

• Người bán sau khi lập đầy đủ các nội dung trên hóa đơn gửi hóa đơn cho người mua và đồng thời gửi hóa đơn cho cơ quan thuế.

b) Chuyển dữ liệu HĐĐT đến cơ quan thuế theo định dạng dữ liệu theo quy định Điều 12, Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế theo định dạng dữ liệu theo quy định tại Điều 12, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và hướng dẫn của Tổng cục Thuế bằng hình thức gửi trực tiếp (đối với trường hợp đáp ứng yêu cầu về chuẩn kết nối dữ liệu) hoặc gửi thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Chuyển dữ liệu HĐĐT thông qua phần mềm E-invoice tới người mua và cơ quan thuế.

Hình thức gửi trực tiếp:

• Gửi văn bản kèm theo tài liệu chứng minh điều kiện đáp ứng đến Tổng cục Thuế.
• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế có tổ chức mô hình Công ty mẹ - con thì gửi kèm theo danh sách công ty con đến Tổng cục Thuế để thực hiện kết nối kỹ thuật.

Hình thức gửi thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử:

• Áp dụng đối với trường hợp thực hiện ký hợp đồng với tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử làm dịch vụ chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế.
• Người bán có trách nhiệm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để tổ chức này gửi tiếp đến cơ quan thuế.

(4) Trách nhiệm lưu trữ và bảo đảm tính toàn vẹn

Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế có trách nhiệm lưu trữ và bảo đảm tính toàn vẹn của toàn bộ hóa đơn điện tử. Đồng thời thực hiện các quy định pháp luật về bảo đảm an toàn, an ninh hệ thống dữ liệu điện tử.

(5) Chấp hành sự thanh tra, kiểm tra theo quy định của pháp luật

Trách nhiệm của người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế bao gồm cả việc chấp hành sự thanh tra, kiểm tra, đối chiếu của cơ quan thuế và các cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
Như vậy, dù hoạt động trong lĩnh vực nào thì trách nhiệm của người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế luôn cần được đảm bảo. Điều này không chỉ giúp bảo vệ quyền lợi của người bán, người mua mà còn giúp cơ quan thuế quản lý hiệu quả nguồn thuế, tránh gian lận gây thất thoát nguồn thuế.
Ngoài ra, để được tư vấn thông tin về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.