So sánh hóa đơn điện tử xác thực và hóa đơn thường

08/04/2016 03:49

Hiện nay, hóa đơn điện tử xác thực đã được nhiều doanh nghiệp biết đến và bước đầu triển khai áp dụng. Theo đánh giá của Tổng cục thuế, hóa đơn điện tử xác thực sẽ phát triển và trở thành một xu hướng tất yếu trong tương lai. Vậy, hóa đơn điện tử xác thực khác với hóa đơn thường ở những điểm nào, tính ưu việt của nó so với hóa đơn thường ra sao? Để trả lời cho các câu hỏi trên, bài viết này xin cung cấp một số thông tin về hóa đơn điện tử xác thực và hóa đơn thường, từ đó so sánh chúng để tìm ra sự khác biệt. 

1. Hóa đơn thường

Hóa đơn đỏ hay còn gọi là hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn chính thức do Bộ Tài Chính Việt Nam ban hành áp dụng cho các doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh tại Việt Nam.

Thông thường, loại hóa đơn này được phát hành theo nhiều bước như: doanh nghiệp làm đơn đề nghị xin phép đặt in hoá đơn đỏ, tìm nhà in đủ điều kiện để làm hợp đồng thuê in, làm hồ sơ đặt in,...

Cách phát hành hóa đơn đỏ này có ưu điểm là chúng có độ chính xác cao vì doanh nghiệp phải mất rất nhiều thời gian, công sức cho việc chuẩn bị giấy tờ có liên quan cũng như thực hiện đầy đủ các công đoạn để đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế.

Tuy nhiên, phát hành hóa đơn đỏ theo cách thông thường này cũng tồn tại những hạn chế, như:

Chi phí in ấn, lưu trữ dạng hóa đơn này không phải là một khoản chi phí nhỏ, đặc biệt là với các doanh nghiệp lớn hoặc có lượng giao dịch nhiều. Thêm vào đó, việc vận chuyển, thanh toán hóa đơn giữa các bên cũng sẽ tiêu tốn một khoản ngân sách đáng kể mà không phải doanh nghiệp nào cũng có thể đáp ứng được.

Hóa đơn đỏ dạng giấy có thể bị làm giả do những lỗ hổng của cơ chế quản lí. Với hóa đơn giả, các doanh nghiệp có cơ hội mua, bán, sử dụng hóa đơn bất hợp pháp để khai khống chi phí, khấu trừ và hoàn thuế GTGT. Đây cũng là nguyên nhân phát sinh tình trạng gian lận, gây thất thu ngân sách, dẫn đến những khó khăn trong việc kiểm soát tính tuân thủ và bảo vệ doanh nghiệp chân chính trước tình trạng sử dụng hoá đơn giả.

2. Hóa đơn điện tử xác thực

Hóa đơn điện tử xác thực hay hóa đơn điện tử có mã xác thực là một loại hóa đơn được cấp mã xác thực (mã xác thực là chuỗi ký tự được mã hoá, cung cấp bởi hệ thống xác thực hoá đơn của Tổng cục Thuế dựa trên các thông tin hoá đơn của doanh nghiệp) và số xác thực thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế.

Để có hóa đơn điện tử xác thực, khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, doanh nghiệp gửi hóa đơn cho cơ quan thuế qua cổng thông tin điện tử để xác nhận rồi mới chuyển cho khách hàng qua mạng Internet.

Hóa đơn điện tử có mã xác thực đã và đang được triển khai áp dụng cho một số doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh từ tháng 06/2015 đến hết tháng 12/2016. Tuy mới chỉ thực hiện được trong thời gian ngắn nhưng hóa đơn điện tử xác thực đã cho chúng ta thấy những điểm ưu việt rõ ràng so với hóa đơn thường như:

Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí in ấn hóa đơn, lưu trữ hóa đơn, vận chuyển hóa đơn, nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, tránh được tình trạng cháy, hỏng, mất hóa đơn.

Tính bảo mật: Đảm bảo độ chính xác và an toàn cao, tránh tình trạng làm giả hóa đơn: quy trình xác thực hóa đơn khép kín với nhiều bước bảo mật giúp cho hóa đơn khó có thể bị giả mạo.

Tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp, giảm thiểu các thủ tục hành chính: Có thể tạo mẫu hóa đơn, phát hành hóa đơn ngay tại doanh nghiệp và được cơ quan thuế chấp nhận ngay trong ngày.

Thêm vào đó, với việc sử dụng hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn vì tất cả thông tin hóa đơn đã được gửi lên và lưu trữ trên Tổng cục Thuế khi xác thực. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tạo lập và gửi hóa đơn cho khách hàng ngay sau khi nhận được kết quả xác thực thông qua nhiều hình thức như: Gửi hóa đơn cho khách hàng qua hệ thống email tích hợp trên phần mềm, gửi hóa đơn qua hình thức tin nhắn SMS hoặc Export ra file zip để gửi cho khách hàng qua hình thức gửi email thông thường, copy vào USB. Những điều này sẽ góp phần thúc đẩy mạnh mẽ phát triển thương mại điện tử, giúp các doanh nghiệp triển khai thương mại điện tử có thể hoàn thiện quá trình kinh doanh từ mua bán điện tử, xuất hóa đơn điện tử, thanh toán điện tử… 

Thông tin có thể bạn quan tâm:

Phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E – Ivoice: Giải pháp chuyên dụng cho tạo lập và xuất hóa đơn điện tử xác thực

Là một trong những đơn vị được Tổng cục Thuế lựa chọn để thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực, Công ty Thái Sơn đã xây dựng nên phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E-Invoice, nhằm phục vụ chính doanh nghiệp mình và đưa ra giải pháp hóa đơn tối ưu cho các doanh nghiệp khác. Theo tính toán, với việc sử dụng hóa đơn điện tử mỗi năm công ty Thái Sơn có thể tiết kiệm chi phí khoảng 400 triệu đồng. Bên cạnh đó, sử dụng hóa đơn điện tử đã giảm thiểu được số lượng công việc lớn cho bộ phận kế toán và tránh tình trạng giả mạo hóa đơn của doanh nghiệp khác.

Phần mềm E-INVOICE là giải pháp chuyên dụng cho việc tạo lập và xuất hóa đơn điện tử xác thực đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ của hóa đơn điện tử xác thực. Ngoài ra phần mềm E-INVOICE còn tích hợp quy trình khép kín từ gửi hóa đơn điện tử xác thực cho khách hàng đến các quy trình xác nhận với khách hàng nhận hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm. Các tính năng mở rộng có thể tích hợp với các giải pháp quản lý có sẵn tại doanh nghiệp như phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm quản lý khác…

Mọi chi tiết về phần mềm E-INVOICE cũng như tư vấn triển khai xin vui lòng liên hệ:

Trung tâm tư vấn và hỗ trợ E-INVOICE:

Điện thoại: 1900 4767, email: info@thaison.vn

Website: http://thaison.vn , http://einvoice.vn