Đơn giản hóa các thủ tục, chú trọng tới các giải pháp nhằm tiết kiệm thời gian, nhân lực cũng như chi phí cho hoạt động in – xuất – quản lý hóa đơn đỏ đang là điều được nhiều doanh nghiệp tập trung hướng tới. Vậy để giải quyết được triệt để vấn đề này thì đâu là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp?

 Hóa đơn đỏ là chứng từ giao dịch quan trọng tại các doanh nghiệp.

1. Hóa đơn đỏ tại các doanh nghiệp

Hóa đơn đỏ (hóa đơn giá trị gia tăng) hay còn gọi là hóa đơn VAT là loại hóa đơn được phát hành bởi Bộ tài chính và được sử dụng chính thức tại các doanh nghiệp đang sản xuất, hoạt động kinh doanh ở nước ta hiện nay.
Khi doanh nghiệp phát hành hóa đơn đỏ thì thông tin hóa đơn bắt buộc luôn phải có là tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua (nếu có), danh mục hàng hóa dịch vụ, ngày thực hiện giao dịch, tổng giá trị hàng hóa dịch vụ, giá trị tính thuế VAT, thuế suất VAT và giá trị thuế VAT.
Bởi hóa đơn đỏ là hóa đơn được công nhận hợp pháp, trong đó phần giá trị VAT do người bán thu hộ và thuộc về nhà nước và chính sách khuyến khích xuất khẩu và hoàn thuế VAT đầu vào, do vậy, hóa đơn đỏ sẽ giúp đảm bảo quyền lợi cho người sử dụng (tránh tình trạng khai khống hóa đơn), vừa đảm bảo không bị thất thu thuế từ các doanh nghiệp.
>> Có thể bạn quan tâm: Phần mềm hóa đơn điện tử.

2. Các cách in – xuất hóa đơn đỏ tại các doanh nghiệp hiện nay

Để in – xuất hóa đơn đỏ, các doanh nghiệp hiện có thể sử dụng một trong ba cách phát hành hóa đơn như sau:

2.1. Đăng ký sử dụng hóa đơn đỏ theo cách đặt in hóa đơn

Đặt in hóa đơn đỏ là cách thức sử dụng hóa đơn đỏ đã được in ra dưới dạng mẫu in sẵn theo các quy định hiện hành. Đối với trường hợp hóa đơn được đăng ký phát hành tại các Cục thuế thì phải có tên Cục Thuế ở góc trên bên trái của tờ hóa đơn.

2.2. Sử dụng hóa đơn đỏ theo hình thức tự in hóa đơn

Hóa đơn đỏ tự in là hình thức hóa đơn đỏ được in trực tiếp tại các doanh nghiệp khi có phát sinh các giao dịch thông qua các phần mềm, thiết bị tin học hay máy tính tiền... Để có thể tự in hóa đơn, các doanh nghiệp sẽ phải đảm bảo đáp ứng đầy đủ được các điều như được thành lập theo quy định của pháp luật trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghệ cao; doanh nghiệp có mức vốn điều lệ theo quy định của Bộ Tài chính; các đơn vị sự nghiệp công lập có sản xuất, kinh doanh theo quy định của pháp luật và có mã số thuế.

Hầu hết các doanh nghiệp đang sử dụng phương pháp hóa đơn điện tử xác thực. 

2.3. Phát hành hóa đơn đỏ theo hình thức hóa đơn điện tử xác thực

Phát hành hóa đơn đỏ theo hình thức hóa đơn điện tử xác thực là cách thức đang được nhiều doanh nghiệp, cửa hàng kinh doanh áp dụng. Hóa đơn điện tử xác thực hay còn được gọi cách khác là hóa đơn điện tử có mã xác thực là một loại hóa đơn được cấp mã xác thực (mã xác thực là chuỗi ký tự được mã hoá, cung cấp bởi hệ thống xác thực hoá đơn của Tổng cục Thuế dựa trên các thông tin hoá đơn của doanh nghiệp) và số xác thực thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế.

3. Giải pháp hóa đơn đỏ tiết kiệm nhất hiện nay cho các doanh nghiệp

Để khắc phục vấn đề chi phí khi sử dụng hóa đơn đỏ tự in tại các doanh nghiệp, Tổng Cục Thuế cũng như bộ Tài chính đã đưa ra nhiều giải pháp kịp thời để hỗ trợ, điều chỉnh, trong đó phương pháp sử dụng hóa đơn điện tử xác thực được xem là giải pháp hóa đơn đỏ tiết kiệm chi phí nhất hiện nay.

3.1. Tiết kiệm chi phí in ấn hóa đơn

Theo tính toán của các chuyên gia tài chính thì khi sử dụng hóa đơn điện tử xác thực thì chi phí trung bình cho 1 tờ hóa đơn chỉ rơi vào khoảng 300 VNĐ. Với số lượng 6000 hóa đơn/ 1 tháng thì trung bình mỗi tháng doanh nghiệp chỉ mất khoảng 300 VNĐ x 6000  = 1 800 000 VNĐ. Vậy, mỗi tháng doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí rất lớn so với việc sử dụng hóa đơn đặt in.

 Những ưu điểm của hóa đơn điện tử xác thực.

3.2. Tiết kiệm chi phí nhân công cho in ấn hóa đơn

Để xuất được 6000 hóa đơn/ 1 tháng thì trung bình một doanh nghiệp cần tối thiểu 2 nhân viên phụ trách, chi phí cho 1 nhân viên là 6 000 000 VNĐ/ 1 nhân viên/ 1 tháng, vậy chi phí trả cho nhân viên để in 1 tờ hóa đơn là 6 000 000 x 2 / 6000 = 2 000 VNĐ.
Tuy nhiên, với hóa đơn điện tử xác thực thì doanh nghiệp chỉ cần một người phụ trách in – xuất trực tiếp cho khách hàng, do vậy có thể nhận thấy, chi phí dành cho nhân lực phụ trách vấn đề hóa đơn tại các doanh nghiệp sẽ được giảm đi một nửa.

3.3. Tiết kiệm chi phí vận chuyển, lưu trữ hóa đơn

Đối với các loại hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in thì sau khi nhận – xuất hóa đơn, các doanh nghiệp sẽ phải tiêu tốn chi phí vận chuyển cho khách hàng cũng như cơ sở vật chất, hạ tầng, nhân lực để bảo quản hóa đơn. Tuy nhiên với việc sử dụng hóa đơn điện tử xác thực, các vấn đề chi phí phụ này sẽ được giảm tải đi rất nhiều.
Với hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp có thể gửi hóa đơn trực tiếp cho khách hàng thông qua email, tin nhắn hay fax một cách đơn giản, nhanh chóng. Thêm vào đó, vì là hóa đơn điện tử, do vậy việc lưu trữ, bảo quản cũng sẽ được thực hiện trên hệ thống điện tử. Điều này sẽ giúp các doanh nghiệp quản lý đc hóa đơn bảo mật hơn, hiện đại và chuyên nghiệp hơn.