Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, nhiều trường hợp doanh nghiệp gặp phải một vài các sự cố, ảnh hưởng không nhỏ đến việc lập - xuất và gửi hóa đơn. Nghị định 123/2020/NĐ-CP được ban hành vào ngày 19/10/2020 đã có hướng dẫn cụ thể về vấn đề này.

1. Trường hợp không sử dụng được hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Căn cứ theo Khoản 1, Điều 20 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trường hợp người bán sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng gặp phải sự cố nên không sử dụng được thì hướng xử lý như sau:

• Liên hệ với cơ quan thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để xử lý sự cố khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã.
• Trong thời gian xử lý sự cố, người bán có thể đến cơ quan thuế để tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Xử lý khi không sử dụng được hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

2. Trường hợp hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố

Trường hợp sự cố xảy ra ở khâu cấp mã trên hệ thống của cơ quan thuế thì Tổng cục Thuế cần:

• Có các giải pháp kỹ thuật để chuyển sang hệ thống dự phòng và thông báo trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để các doanh nghiệp nắm được tình hình.
• Lựa chọn một số tổ đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đáp ứng đủ các điều kiện để thực hiện cấp mã hóa đơn điện tử thay thế khi hệ thống của cơ quan thuế gặp sự cố.
• Nếu trong trường hợp chưa khắc phục được sự cố, cơ quan thuế có thể có giải pháp bán hóa đơn do cơ quan thuế đặt in cho một số tổ chức, cá nhân để sử dụng.

Lưu ý: Sau khi xử lý sự cố khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã trên hệ thống cấp mã thành công, cơ quan thuế sẽ thông báo để các tổ chức, cá nhân tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, chậm nhất là 2 ngày làm việc kể từ thời hạn ghi trên thông báo.

3. Trường hợp lỗi do hệ thống hạ tầng, kỹ thuật của đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Khi xảy ra sự cố về lỗi hạ tầng - kỹ thuật, các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có trách nhiệm thông báo để người bán được biết và phối hợp với Tổng cục Thuế để được hỗ trợ kịp thời.
Đồng thời, các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cần nhanh chóng khắc phục sự cố về kỹ thuật, hạ tầng và có biện pháp hỗ trợ người bán để lập hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế trong thời gian ngắn nhất.

4. Trường hợp Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gặp sự cố

Nếu lỗi kỹ thuật trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, không tiếp nhận được dữ liệu hóa đơn điện tử gửi từ đơn vị, Tổng cục Thuế có trách nhiệm:

• Thông báo trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về lỗi kỹ thuật xảy ra.
• Doanh nghiệp, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử tạm thời chưa chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử có mã đến cơ quan Thuế.
• Trong 2 ngày làm việc kể từ khi có thông báo Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoạt động bình thường, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan Thuế.

Trường hợp Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gặp sự cố, Tổng cục Thuế sẽ có thông báo.

Lưu ý: việc gửi dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế sau khi có thông báo  Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gặp sự cố không được tính là gửi chậm dữ liệu hóa đơn điện tử.

5. Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice - Thuận tiện cho Kế toán, hiệu quả cho doanh nghiệp

E-invoice là giải pháp hóa đơn điện tử được cung cấp bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn. Với nhiều tính năng ưu việt, E-invoice không chỉ cung cấp đầy đủ các nghiệp vụ về hóa đơn mà còn hỗ trợ “đắc lực” cải tiến công việc của Kế toán và góp phần nâng cao hiệu quả các quy trình Tài Chính - Kế toán của doanh nghiệp.

E-invoice - Giải pháp hóa đơn điện tử thuận tiện cho kế toán, hiệu quả cho doanh nghiệp.

Sử dụng E-invoice, doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ bởi đội ngũ chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm. Hệ thống các trung tâm hỗ trợ khách hàng 24/7 của ThaisonSoft đảm bảo luôn sẵn sàng hướng dẫn, giải đáp thắc mắc và xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh, đảm bảo cho việc sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp luôn ổn định, đáp đầy đủ nhu cầu của doanh nghiệp.
Trên đây là hướng dẫn xử lý sự cố khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Doanh nghiệp có thể tham khảo để nắm được cách giải quyết khi xảy ra các vấn đề lỗi, trục trặc hệ thống.
Doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu thêm về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/