Các quy định về chứng từ điện tử là một trong những nội dung đáng chú ý nhất tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP được ban hành ngày 19/10/2020. Chứng từ điện tử có vai trò quan trọng trong công tác kế toán, kiểm toán nội bộ và pháp lý của doanh nghiệp. Đặc biệt là khi các giao dịch điện tử được áp dụng tại doanh nghiệp ngày càng trở nên phổ biến, nắm được các quy định về loại chứng từ này sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ và quản lý dễ dàng hơn.

Tổng hợp quy định về chứng từ điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

1. Chứng từ điện tử là gì?

Căn cứ theo Khoản 5, Điều 3 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
“5. Chứng từ điện tử bao gồm các loại chứng từ, biên lai theo khoản 4 Điều này được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế hoặc do tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cấp cho người nộp bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật phí, lệ phí, pháp luật thuế.”
Như vậy, chứng từ điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP bao gồm các chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử.

Khái niệm chứng từ điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

2. Các quy định về chứng từ điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Theo Mục 2: Quy định về chứng từ điện tử, một số  nội dung quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý như sau:

2.1. Định dạng chứng từ điện tử

Theo các thông tin trên, chứng từ điện tử gồm biên lai điện tử và chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân. Tại Điều 33 của Nghị định này, định dạng của các loại chứng từ này được quy định chi tiết:

Định dạng biên lai điện tử

Biên lai điện tử bao gồm các loại tại Điểm b, Khoản 1, Điều 30 của Nghị định này và cần tuân thủ theo nguyên tắc về định dạng:

• Sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (viết tắt của cụm từ "eXtensible Markup Language" -  tạm dịch là ngôn ngữ đánh dấu mở rộng), được tạo ra với mục đích chủ yếu là chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin.

Biên lai điện tử sử dụng định dạng văn bản XML.

• Định dạng biên lai điện tử bao gồm hai thành phần: Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ biên lai điện tử và thành phần chứa dữ liệu của chữ ký số.
• Tổng cục Thuế xây dựng và công bố các thành phần định dạng của biên lai điện tử và cung cấp các công cụ hiển thị nội dung biên lai điện tử.

Định dạng của chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

Các tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân sử dụng chứng từ thuộc Điểm a, Khoản 1, Điều 30 của Nghị định này theo hình thức điện tử cần đảm bảo các nội dung bắt buộc theo Khoản 1, Điều 32 Nghị định này, cụ thể gồm:

• Tên chứng từ, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế và số thứ tự.
• Thông tin người nộp: Tên, địa chỉ, mã số thuế.
• Thông tin người nộp thuế; Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có).
• Quốc tịch.
• Thu nhập: Khoản thu nhập, thời điểm trả, tổng thu nhập chịu thuế, khoản khấu trừ thuế và số thu nhập được nhận sau thuế.
• Thời gian lập chứng từ khấu trừ thuế.
• Họ tên và chữ ký người trả thu nhập.

Lưu ý: Chứng từ điện tử và biên lai điện tử phải được hiển thị đầy đủ các nội dung của chứng từ, đảm bảo không gây ra hiểu nhầm, hiểu sai lệch, người sử dụng có thể đọc bằng các phương tiện điện tử.

Chứng từ điện tử cần hiển thị đầy đủ các nội dung.

2.2. Đăng ký sử dụng biên lai điện tử

Hướng dẫn đăng ký sử dụng biên lai điện tử được quy định tại Điều 34 của Nghị định này. Điều kiện đăng ký là các tổ chức thực hiện thu các loại phí, lệ phí trước khi sử dụng biên lai điện tử theo Điểm b, Khoản 1, Điều 30 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Cách đăng ký sử dụng biên lai điện tử:

• Tổ chức đăng ký theo Mẫu số 01/ĐK-BL Phụ lục IA ban hành theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tiếp nhận đăng ký sử dụng biên lai điện tử và gửi thông báo theo Mẫu số 01/TB-TNĐK Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này.

Thời gian xét duyệt hồ sơ:

Trong thời gian 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng biên lai điện tử, Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng biên lai điện tử.
Sau khi làm thủ tục gửi đăng ký sử dụng biên lai điện tử, tổ chức cần lưu ý:

• Kể từ thời điểm sử dụng biên lai điện tử, tổ chức được quy định tại Khoản 1 Điều này bắt buộc phải hủy những biên lai, chứng từ giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có).
• Trường hợp thay đổi thông tin trên biên lai điện tử: Gửi Mẫu số 01/ĐK-BL Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Trên đây là một số quy định quan trọng về chứng từ điện tử tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Doanh nghiệp có thể tham khảo các nội dung về các loại chứng từ điện tử, định dạng và hướng dẫn cách đăng ký sử dụng để phục vụ cho công tác kế toán, kiểm toán.
Ngoài ra để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/