Quy định về ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử năm 2023

Ngày lập và ngày ký trên hóa đơn được quy định như thế nào? Nếu 2 thời điểm này khác nhau thì hóa đơn điện tử được lập có bất hợp pháp không? Đây là câu hỏi được nhiều kế toán mới thắc mắc khi thực hiện nghiệp vụ kê khai. Trong bài viết này, E-invoice sẽ cùng quý khách giải đáp cho câu hỏi trên.

Tìm hiểu quy định về ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử.

1. Quy định về thời điểm lập hóa đơn

Hóa đơn được người bán cung cấp cho người mua sau khi thực hiện giao dịch kinh doanh. Với mỗi loại hình kinh doanh lại có những quy định riêng về thời điểm lập hóa đơn, điều này được quy định trong Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

1.1. Thời điểm lập hóa đơn theo loại hình kinh doanh

Kinh doanh hàng hóa

Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Kinh doanh dịch vụ

Khi cung cấp dịch vụ, thời điểm để lập hóa đơn xác định bởi việc hoàn thành quá trình cung ứng, không phụ thuộc vào việc đã nhận được thanh toán hay chưa. Nếu người cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp, thì thời điểm lập hóa đơn sẽ phù hợp với thời điểm thu tiền (ngoại trừ việc thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm việc thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ như kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).
Trong trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc từng phần, công đoạn của dịch vụ, mỗi lần giao hoặc bàn giao sẽ đều kèm theo việc lập hóa đơn tương ứng cho khối lượng và giá trị hàng hóa, dịch vụ đã được chuyển giao.
>> Tham khảo: Thời điểm lập hóa đơn với dịch vụ ngân hàng.

1.2. Thời điểm lập hóa đơn với một số trường hợp cụ thể:

Thời điểm lập hóa đơn khác nhau với từng trường hợp.

Lĩnh vực	Thời điểm lập hóa đơn
Dịch vụ cung cấp với số lượng lớn và tần suất thường xuyên, đòi hỏi quá trình kiểm tra và đối soát số liệu trước khi hoàn thành.	Là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên. Không quá 7 ngày kể từ ngày đầu của tháng tiếp theo sau tháng mà dịch vụ đã được cung cấp. Hoặc thời điểm trong vòng 7 ngày sau ngày kết thúc kỳ quy ước
Dịch vụ viễn thông và Công nghệ thông tin	Thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu về cước dịch vụ theo hợp đồng kinh tế giữa các cơ sở kinh doanh dịch vụ (chậm nhất không quá 2 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ kết nối).
Các hoạt động xây dựng, lắp đặt	Thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, đã thu tiền hoặc chưa.
Kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng bất động sản	Trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu, sử dụng: Thời điểm lập hoá đơn là ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng. Khi đã chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, thời điểm để lập hóa đơn sẽ phụ thuộc vào thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua.
Dịch vụ vận tải hàng không	Chậm nhất là trong vòng 05 ngày tiếp theo, tính từ ngày xuất bản chứng từ dịch vụ vận tải hàng không trên hệ thống website và hệ thống thương mại điện tử. Đối với việc cung cấp qua đại lý: thời điểm để lập hóa đơn xác định tại thời điểm việc đối soát dữ liệu giữa các bên hoàn tất và không vượt quá ngày thứ 10 của tháng tiếp theo sau tháng phát sinh.
Hoạt động tìm kiếm thăm dò, khai thác và chế biến dầu thô	Thời điểm bên mua và bên bán xác định được giá bán chính thức, đã thu tiền hoặc chưa.
Hoạt động bán khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than được vận chuyển bằng đường ống dẫn khí	Là thời điểm mà bên mua và bên bán xác định khối lượng khí cần giao hàng trong tháng, và thời hạn để thực hiện điều này là không quá 07 ngày tính từ ngày mà bên bán gửi thông báo về lượng khí giao hàng tháng.
Các cửa hàng trong chuỗi kinh doanh thương mại bán lẻ và dịch vụ ăn uống	Thời điểm thực hiện việc tổng hợp dữ liệu từ Phiếu tính tiền của cơ sở kinh doanh sau khi kết thúc hoạt động kinh doanh vào cuối ngày. Trong trường hợp khách hàng yêu cầu hoá đơn điện tử, cơ sở kinh doanh sẽ lập và giao hóa đơn điện tử cho khách hàng.
Hoạt động bán điện của các công ty điện lực	Thời điểm đối soát số liệu thanh toán giữa các đơn vị trong hệ thống điện bao gồm đơn vị vận hành, đơn vị phát điện và đơn vị mua điện dựa vào thị trường điện. Không quá ngày cuối cùng của thời hạn kê khai và nộp thuế cho tháng mà nghĩa vụ thuế phát sinh.thời hạn kê khai, nộp thuế đối với tháng phát sinh nghĩa vụ thuế.
Hoạt động bán xăng dầu	Thời điểm kết thúc hoạt động bán xăng dầu cho khách hàng, tính cho từng lần bán.
Dịch vụ vận tải hàng không và dịch vụ bảo hiểm thông qua đại lý	Thời điểm để lập hóa đơn xác định tại thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên, tuy nhiên thời hạn tối đa là ngày 10 của tháng tiếp theo sau tháng mà dịch vụ đã phát sinh.
Các dịch vụ như ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, chuyển tiền qua ví điện tử, dịch vụ ngừng và cấp điện trở lại của đơn vị phân phối điện dành cho cá nhân không kinh doanh (hoặc cá nhân kinh doanh) không yêu cầu lấy hóa đơn.	Đơn vị sẽ thực hiện xuất hóa đơn tổng cuối ngày hoặc cuối tháng, dựa trên thông tin chi tiết của từng giao dịch phát sinh trong ngày hoặc trong tháng. Các thông tin này sẽ được lấy từ hệ thống quản lý dữ liệu của đơn vị. Nếu khách hàng yêu cầu lấy hóa đơn cho từng giao dịch cụ thể, đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ phải lập hóa đơn và giao cho khách hàng theo yêu cầu.
Hoạt động kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi và sử dụng phần mềm tính tiền	Khi chuyến đi kết thúc, các thông tin liên quan đến chuyến đi sẽ được phần mềm tính tiền tổng hợp. Sau đó, hóa đơn điện tử được tạo và gửi đến khách hàng, cơ quan Thuế theo định dạng dữ liệu mà cơ quan Thuế yêu cầu.
Cơ sở y tế kinh doanh dịch vụ khám chữa bệnh và quản lý viện phí bằng cách sử dụng phần mềm quản lý	Tại thời điểm cuối ngày, cơ sở y tế sẽ thực hiện việc tổng hợp thông tin về khám chữa bệnh và cả thông tin từ phiếu thu tiền của các dịch vụ y tế đã được thực hiện trong ngày.
Trong hoạt động thu phí dịch vụ sử dụng đường bộ thông qua hình thức điện tử không dừng.	Ngày lập hóa đơn điện tử được xác định bởi ngày mà phương tiện lưu thông qua trạm thu phí. Nếu có một hoặc nhiều phương tiện sử dụng dịch vụ nhiều lần trong cùng một tháng, hóa đơn điện tử có thể được lập theo định kỳ, tối đa không quá ngày cuối cùng của tháng mà dịch vụ thu phí đã phát sinh.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

2. Quy định về thời điểm ký hóa đơn điện tử

Người bán cần ký hóa đơn vào thời điểm nào?

Với đa số trường hợp, người bán cần thực hiện ký hóa đơn điện tử và chuyển cho người mua. Về thời điểm ký pháp luật đã có quy định tại Khoản 9, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:
- Thời điểm ký là lúc người bán sử dụng chữ ký số để ký HĐĐT. Thời điểm được hiển thị dưới dạng ngày/tháng/năm dương lịch.
Như vậy, bất cứ khi nào chữ ký số trên hóa đơn điện tử có hiệu lực thì thời điểm đó được xác định là thời điểm ký hóa đơn điện tử.

3. Ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử khác nhau có bất hợp pháp không?

Trong thực tế kinh doanh, thời điểm lập và thời điểm ký hóa đơn không phải lúc nào cũng diễn ra trong cùng ngày do đó doanh nghiệp không biết liệu hóa đơn có hợp lệ hay không và phải kê khai theo thời điểm nào.
Trả lời cho câu hỏi này, Công văn 1586/TCT-CS năm 2023 về khai thuế giá trị gia tăng theo hóa đơn điện tử của người bán có hướng dẫn:
“Căn cứ khoản 7 Điều 3, Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ;
Căn cứ quy định tại Quyết định số 1450/QĐ-TCT ngày 7/10/2021 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế Ban hành Quy định về thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và phương thức truyền nhận với cơ quan thuế;
Căn cứ các quy định nêu trên, trường hợp hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì nếu thời điểm ký số trên hóa đơn phát sinh cùng thời điểm hoặc sau thời điểm lập hóa đơn thì hóa đơn điện tử đã lập vẫn được xác định là hóa đơn hợp lệ:
- Người bán thực hiện kê khai nộp thuế GTGT theo thời điểm lập hóa đơn;
- Người mua thực hiện kê khai thuế tại thời điểm nhận hóa đơn đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ.”
Do đó, trong trường hợp hóa đơn điện tử cho việc bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, nếu thời điểm ký số trên hóa đơn khác với thời điểm lập hóa đơn, thì việc ký số trên hóa đơn xảy ra cùng thời điểm hoặc sau thời điểm lập hóa đơn, hóa đơn điện tử đã được lập vẫn được xem là hợp lệ.
Người bán sẽ thực hiện việc kê khai và nộp thuế GTGT dựa trên thời điểm lập hóa đơn. Trong khi đó, người mua sẽ thực hiện việc kê khai thuế khi hóa đơn được ký, đảm bảo rằng tuân theo quy định tại Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hình thức và nội dung của hóa đơn điện tử.
Trên đây là những nội dung về quy định ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử do E-invoice tổng hợp. Hy vọng thông tin sẽ hữu ích đối với các kế toán và doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử.
Quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
Tel : 024.37545222
Fax: 024.37545223
Website: https://einvoice.vn/
Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.