Trang chủ Tin tức Phần mềm đọc hóa đơn điện tử đuôi XML

Phần mềm đọc hóa đơn điện tử đuôi XML

Ngày đăng: 08:10 - 06/07/2019 Lượt xem: 3167 Cỡ chữ

Hầu hết các phần mềm hóa đơn điện tử hiện nay đều xuất hóa đơn điện tử có đuôi XML vì ưu điểm của định dạng này là dung lượng nhẹ, dễ lưu trữ. Cùng hiểu kĩ hơn về định dạng hóa đơn điện tử, cách đọc, cách nhận và lưu trữ hóa đơn điện tử có đuôi XML qua bài viết sau đây. 

Hóa đơn điện tử có dạng như thế nào?

Hóa đơn điện tử khi xuất ra thông thường sẽ có 2 file đi cùng nhau đó là bản thể hiện của hóa đơn thuộc dạng PDF và file dữ liệu hóa đơn thường dùng file XML. Đối với bản thể hiện của hóa đơn là file thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của hóa đơn điện tử, có dạng như một tờ hóa đơn thông thường. Nhưng do chỉ là bản thể hiện của file XML nên file PDF hoặc các bản in này không có giá trị pháp lý.

File dữ liệu hóa đơn XML là file chứa dữa liệu của toàn bộ hóa đơn và có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi. XML là viết tắt của Extensible Markup Language hay còn được gọi là ngôn ngữ đánh dấu mở rộng. Các file XML cho phép tạo biểu tượng, đánh đấu riêng để mô tả nội dung được sử dụng nhằm phục vụ cho các dịch vụ website về các lĩnh vực như thuế, kế toán.

Phần mềm đọc hóa đơn điện tử đuôi XML

Chính vì những đặc điểm riêng như vậy, nên để đọc hóa đơn điện tử đuôi XML, doanh nghiệp cần cài đặt phần mềm đọc file XML. Phần mềm đọc file XML có tên là Intaxviewer có ưu điểm là được sử dụng hoàn toàn miễn phí và dễ dàng tải phần mềm từ trên google. Đây là phần mềm có thiết kế đơn giản với giao diện thân thuộc người dùng có thể dễ dàng sử dụng. Thao tác thực hiện các tính năng khá đơn giản, người dùng có thể tiết kiệm được thời gian và tránh được nhiều sai sót khi thực hiện. Các bản mới ra sẽ khắc phục được những hạn chế trước đó, nên người dùng có thể liên tục cập nhật bản ứng dụng mới nhất.

Tuy nhiên, đi kèm với những ưu điểm nổi trội thì phần mềm đọc hóa đơn điện tử đuôi XML chỉ hỗ trợ sử dụng trên hệ điều hành windows. 

Định dạng đuôi XML là định dạng thông dụng nhất của hóa đơn điện tử

Định dạng đuôi XML là định dạng thông dụng nhất của hóa đơn điện tử

Cách nhận hóa đơn điện tử

Với khách hàng mua hàng hóa dịch vụ tại các nhà cung cấp sử dụng hóa đơn điện tử thì sẽ được nhận hóa đơn như sau:

Để xem hóa đơn điện tử, người sử dụng cần liên hệ với Nhà phát hành hóa đơn điện tử để được hướng dẫn và có được ứng dụng xem hóa đơn điện tử. Thông thường, người dùng không cần cài thêm ứng dụng gì mà chỉ cần truy cập vào web tra cứu hóa đơn của nhà phát hành. Để xem được hóa đơn điện tử trên website khác hàng cần máy tính, điện thoại có kết nối Internet, Internet Explorer, Google chorme, Fire Fox, thông tin tài khoản truy cập website.

Trường hợp khách hàng muốn xem trên máy tính, laptop (máy tính xách tay), các thiết bị số như máy tính bảng, smart phone hoặc xem bản hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử thì cần cài đặt thêm các chương trình như: giải nén Winrar, hoặc dùng tính năng giải nén của Windows dùng để giải nén file nén .zip, và các chương trình đọc file XML như phần mềm Intaxviewer.

Với những khách hàng muốn nhận hóa đơn dưới dạng giấy thì bên bán có thể in hóa đơn chuyển đổi từ HĐĐT, ký tên, đóng dấu đỏ và gửi cho khách hàng và chỉ được in 1 lần duy nhất, bản thứ 2 trở đi không có giá trị pháp lý.

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử

Do tính chất là định dạng đuôi XML nên việc lưu trữ hóa đơn có thể thực hiện lưu trên hệ thống cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp hoặc của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn diện tử.

Căn cứ theo luật Kế toán số 88/2015/QH13, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Doanh nghiệp có thể tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử. Cụ thể:

  • Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán. Khi lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử thời hạn 10 năm theo quy định của Luật Kế toán. Nếu hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian cũng phải thực hiện lưu trữ thời hạn như trên.
  • Doanh nghiệp là đơn vị kế toán, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra bút nhớ, đĩa CD và DVD, đĩa cứng ngắn ngoài, đĩa cứng gắn trong hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến.

Doanh nghiệp nên hợp tác với đơn vị trung gian cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín để được tư vấn cụ thể về việc cài đặt chương trình đọc hóa đơn hay cách nhận và lưu trữ hóa đơn. Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice của Thái Sơn mang lại nhiều lợi ích vượt trội và đồng hành là đội ngũ chăm sóc khách hàng nhiều kinh nghiệm hỗ trợ 24/7.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice được Tổng cục Thuế thẩm định chất lượng

Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice được Tổng cục Thuế thẩm định chất lượng

E-Invoice được nhiều doanh nghiệp lớn như Honda, CJ CGV, Golden Gate, Grab, Unicharm đánh giá cao bởi những tính năng ưu việt, đặc biệt là khả năng lưu trữ trực tuyến và back-up, khôi phục dữ liệu hóa đơn, đảm bảo tính an toàn và tin cậy tuyệt đối. 

Để biết thêm thông tin chi tiết, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn

Địa chỉ: Số 11 Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
Hotline: 19004767 hoặc 19004768
Tel: 024.3754.5222

Website: https://einvoice.vn
Fanpage: https://www.facebook.com/einvoicevn