Hiện nay, đã có rất nhiều doanh nghiệp áp dụng hình thức tự xuất hóa đơn trong các giao dịch thương mại của đơn vị mình với các đối tác, khách hàng. Vậy những lợi ích mà phương pháp này mang lại là gì?

Giảm thiểu thủ tục hành chính khi phát hành hóa đơn.

1. Giảm thiểu thủ tục hành chính khi phát hành hóa đơn

Khi áp dụng hình thức hóa đơn tự xuất, doanh nghiệp có thể tiến hành khởi tạo mẫu hóa đơn trực tiếp tại đơn vị mình cũng như nhận kết quả về thông tin hóa đơn ngay trong ngày. Thay vì phải hoàn thiện rất nhiều thủ tục với cơ quan chuyên trách để có thể phát hành mẫu hóa đơn thì hiện nay, chỉ với một chiếc máy tính có kết nối internet và chữ ký số là doanh nghiệp đã có thể thực hiện được điều đó. Thêm vào đó, với việc đăng ký mẫu hóa đơn qua mạng, mọi thông báo cũng như yêu cầu thực hiện sẽ được giao dịch trực tiếp. Điều này sẽ giúp rút ngắn thời gian chờ đợi, giảm thiểu những phiền hà của giao dịch giấy gây ra.

2. Tiết kiệm nhân lực thực hiện

Nhờ việc tự xuất hóa đơn, doanh nghiệp sẽ không cần đến một phòng chuyên môn, không cần đội ngũ quản lý hồ sơ, hạn chế nhân lực giao dịch, vận chuyển hóa đơn. Để lý giải cho điều này, chúng tôi xin đưa ra những phân tích như sau:

• Với hóa đơn tự xuất, việc thực hiện các thủ tục đăng ký, phát hành hóa đơn sẽ  được giao dịch qua mạng, do đó, nhân lực thực hiện thủ tục hành chính sẽ chỉ cần 1 – 2 người.
• Tất cả các hồ sơ, hóa đơn giao dịch sẽ được lưu trữ trên hệ thống điện tử, do đó, doanh nghiệp không cần thiết phải đầu tư nhân công cho công tác quản lý, bảo quản hóa đơn
• Với hóa đơn tự xuất, việc chuyển giao hóa đơn tới khách hàng có thể được thực hiện qua nhiều phương pháp, trong đó chủ yếu dùng các phương tiện liên lạc điện tử. Nhờ vây, chi phí cho người vận chuyển cũng có thể được cắt giảm.

Tiết kiệm nhân lực thực hiện và chi phí in – xuất hóa đơn.

3. Tiết kiệm chi phí in – xuất, lưu trữ hóa đơn

Chi phí cho in, xuất, lưu trữ hóa đơn được tính bằng tổng chi phí in ấn cũng như chi phí nhân lực cho công tác này. Như phần trên đã phân tích, khi sử dụng hóa đơn tự xuất, số tiền mà các doanh nghiệp phải bỏ ra cho người thực hiện sẽ được cắt giảm. Nhờ đó, chi phí chung cho hoạt động in – xuất và bảo quản, lưu trữ hóa đơn cũng sẽ giảm theo
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

4. Vận chuyển hóa đơn dễ dàng với nhiều phương pháp

Để vận chuyển hóa đơn tự xuất, doanh nghiệp có thể sử dụng rất nhiều cách thức. Các phương pháp vận chuyển truyền thống như đưa trực tiếp, chuyển phát nhanh hay gửi qua bưu điện được dùng rất hạn chế. Thay vào đó, việc gửi hóa đơn giao dịch sẽ được thực hiện qua email, fax hay thậm chí là tin nhắn điện thoại. Từ các file được gửi qua hình thức này, người nhận có thể in trực tiếp và sử dụng như các hóa đơn giao dịch bình thường.

Đa dạng hóa phương thức vận chuyển hóa đơn.

5. Phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E-invoice: Giải pháp chuyên dụng cho tạo lập và xuất hóa đơn điện tử xác thực

Là một trong những đơn vị được Tổng cục Thuế lựa chọn để thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực, Công ty Thái Sơn đã xây dựng nên phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E-Invoice, nhằm phục vụ chính doanh nghiệp mình và đưa ra giải pháp hóa đơn tối ưu cho các doanh nghiệp khác. Theo tính toán, với việc sử dụng hóa đơn điện tử mỗi năm công ty Thái Sơn có thể tiết kiệm chi phí khoảng 400 triệu đồng. Bên cạnh đó, sử dụng hóa đơn điện tử đã giảm thiểu được số lượng công việc lớn cho bộ phận kế toán và tránh tình trạng giả mạo hóa đơn của doanh nghiệp khác.
Phần mềm E-INVOICE là giải pháp chuyên dụng cho việc tạo lập và xuất hóa đơn điện tử xác thực đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ của hóa đơn điện tử xác thực. Ngoài ra phần mềm E-INVOICE còn tích hợp quy trình khép kín từ gửi hóa đơn điện tử xác thực cho khách hàng đến các quy trình xác nhận với khách hàng nhận hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm. Các tính năng mở rộng có thể tích hợp với các giải pháp quản lý có sẵn tại doanh nghiệp như phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm quản lý khác…
Để nhận được tư vấn và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice miễn phí, quý khách hàng vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.