Doanh nghiệp nên sử dụng phương thức phát hành hóa đơn nào?

Hiện nay, việc phát hành hóa đơn đỏ tại các doanh nghiệp được thực hiện chủ yếu thông qua một trong ba hình thức đó là: sử dụng hóa đơn đặt in, sử dụng hóa tự in và sử dụng hóa đơn điện tử xác thực. Trong ba hình thức hóa đơn này thì việc sử dụng hóa đơn đặt in dường như là phổ biến hơn cả. Tuy nhiên, sử dụng hóa đơn theo hình thức đặt in hiện nay lại đang bộc lộ rất nhiều hạn chế, gây ra nhiều khó khăn và tốn kém cho doanh nghiệp. Vậy trước thực trạng này, doanh nghiệp nên sử dụng hình thức phát hành hóa đơn nào?

1. Hóa đơn đặt in và các ưu, nhược điểm của hóa đơn đặt in

Hóa đơn đặt in là hình thức phát hành hóa đơn phổ biến, nhất là ở các doanh nghiệp mới thành lập hoặc doanh nghiệp nhỏ.

Hóa đơn đỏ đặt in.

1.1. Ưu điểm của hóa đơn đặt in

Đảm bảo tính chính xác
An toàn khi phát hành

1.2. Nhược điểm của hóa đơn đặt in

Doanh nghiệp sẽ phải chờ đợi khi làm thủ tục đăng ký phát hành, in
Phải thực hiện các thủ tục rườm rà khi xảy ra sai sót, mất, hỏng
Lãng phí thời gian và nhân lực khi thực hiện các thủ tục trước, trong và sau xuất hóa đơn giá trị gia tăng

2. Hoá đơn tự in và ưu nhược điểm của hóa đơn tự in

Hóa đơn tự in là loại hóa đơn được các tổ chức, doanh nghiệp kinh doanh tự in khi phát sinh, thực hiện các giao dịch mua bán, trao đổi. Hóa đơn tự in thường được in dựa vào các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các phần mềm chuyên dụng hiện nay.

Mẫu hóa đơn tự in.

2.1. Ưu điểm của hóa đơn tự in

Sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng tự in, các doanh nghiệp sẽ không phải tốn thời gian khi chờ mua hóa đơn
Sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng tự in, các doanh nghiệp sẽ tiết kiệm thời gian khi khai báo, đối chiếu cũng như đối chiếu dữ liệu hóa đơn
Giảm tải chi phí về nguồn nhân lực
Giảm tải chi phí về phát hành hóa đơn, chi phí giao dịch, vận chuyển hóa đơn

2.2. Nhược điểm của hóa đơn tự in

Doanh nghiệp phải đáp ứng đủ yêu cầu về nguồn vốn điều lệ theo các quy định hiện hành mới có thể tự in hóa đơn giá trị gia tăng
Các doanh nghiệp sẽ phải trang bị hệ thống máy móc phục vụ cho quá trình in ấn
Hóa đơn có thể bị làm giả do doanh nghiệp chưa đăng ký tự in hóa đơn mà đã phát hành

3. Hóa đơn điện tử xác thực & ưu nhược điểm của hóa đơn điện tử xác thực

Hóa đơn điện tử xác thực hay hóa đơn điện tử có mã xác thực là một loại hóa đơn được cấp mã xác thực (mã xác thực là ) và số xác thực thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế.

phân mềm hóa đơn điện tử xác thực

Đặc điểm của hóa đơn điện tử xác thực.

3.1. Ưu điểm của HĐĐT xác thực

Giảm chi phí in ấn hóa đơn, lưu trữ hóa đơn, vận chuyển hóa đơn, nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, tránh được tình trạng cháy, hỏng, mất hóa đơn
Đảm bảo độ chính xác và an toàn cao, tránh tình trạng làm giả hóa đơn
Tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp, giảm thiểu các thủ tục hành chính
Không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng
Được cơ quan thuế hỗ trợ xử lý lỗi trong quá trình triển khai

3.2. Nhược điểm của HĐĐT xác thực

Hạn chế duy nhất của việc sử dụng hóa đơn điện tử xác thực hiện nay đó là hóa đơn điện tử xác thực mới chỉ đang thí điểm triển khai tại các doanh nghiệp tại hai thành phố là Hà Nội và Hồ Chí Minh. Trong tương lai không xa, hóa đơn điện tử xác thực sẽ dần thay thế cho các hình thức hóa đơn đỏ truyền thống bởi những ưu điểm vượt trội cũng như là xu thế hội nhập tất yếu của nền kinh tế.
Trên đây là toàn bộ những phân tích về ưu, nhược điểm của các hình thức hóa đơn đỏ hiện nay. Căn cứ vào những mặt ưu điểm, hạn chế này cũng như nhu cầu thực tế, các doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn cho mình một hình thức phát hành hóa đơn phù hợp nhất với đơn vị mình.
Mọi chi tiết về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice cũng như tư vấn triển khai xin vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN