Mất hóa đơn đầu vào thì xử lý như thế nào? Trong quá trình nhận, thực hiện các nghiệp vụ và lưu trữ hóa đơn đầu vào, kế toán khó tránh khỏi một số trường hợp bị mất hóa đơn đầu vào. Sau khi phát hiện hóa đơn bị mất, kế toán cần thực hiện những công việc gì? Các mức phạt khi mất hóa đơn áp dụng trong từng trường hợp như thế nào?

Hướng dẫn cách xử lý khi mất hóa đơn đầu vào.

1. Quy định về mức phạt khi làm mất hóa đơn đầu vào

Theo quy định tại Điều 25, Nghị định 25/2020/NĐ-CP, hành vi vi phạm quy định về khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn áp dụng mức phạt như sau:

• Phạt cảnh cáo: Đối với trường hợp khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn quá thời hạn từ 1-5 ngày tình từ ngày hết hạn khai báo theo quy định và có tình tiết giảm nhẹ.
• Phạt tiền từ 1 triệu đồng - 4 triệu đối với hành vi khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn quá thời hạn 1-5 ngày kể từ ngày hết hạn khai báo, trừ trường hợp quy định tại Khoản 1 Điều này.
• Phạt 4 triệu đồng - 8 triệu đồng đối với hành vi:
  • Khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn quá thời hạn 6 ngày trở lên tính từ ngày hết hạn khai báo theo quy định.
  • Không thực hiện khai báo về việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Mất hóa đơn đầu vào có thể bị phạt lên tới 4-8 triệu đồng.

2. Mất hóa đơn đầu vào thì xử lý như thế nào theo quy định pháp luật?

Trường hợp trong quá trình bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng người bán hoặc người mua làm mất hóa đơn liên 2 bản gốc đã lập thì áp dụng theo Điều 24, Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2013 của Bộ Tài Chính như sau:

Bước 1: Lập biên bản ghi nhận lại sự việc

Mất hóa đơn đầu vào thì xử lý như thế nào? Bước đầu tiên kế toán cần làm là lập biên bản để ghi nhận và xác nhận lại sự việc mất hóa đơn. Trong biên bản cần ghi rõ liên 1 của hóa đơn bị mất người bán hàng khai, nộp thuế trong thời gian nào (tháng nào), ký và ghi đầy đủ họ tên người đại diện pháp luật (hoặc người được ủy quyền), sau đó đóng dấu (nếu có) trên biên bản.
>> Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn xử lý hóa đơn đầu vào trên 20 triệu không chuyển khoản.

Bước 2: Lập báo báo về việc mất hóa đơn theo mẫu BC21/AC

Mẫu báo cáo về việc mất, cháy, hỏng hóa đơn sử dụng mẫu BC21/AC. Kế toán có thể làm mẫu này trên phần mềm HTKK sau đó nộp qua mạng hoặc làm bằng bản cứng để nộp trực tiếp.

Hướng dẫn làm báo cáo mất hóa đơn đầu vào - Mẫu số BC21/AC

Để lấy Mẫu số BC21/AC, kế toán có thể tải về Tại Đây. Hoặc kế toán có thể làm báo cáo trực tiếp trên phần mềm HTKK, kết xuất qua File XML sau đó gửi qua mạng.

Mẫu số BC21/AC khai báo về việc làm mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Để lập Mẫu số BC21/AC trên HTKK, bạn lưu ý về nội dung các tiêu thức như sau:

• Cột (2) - Tên loại hóa đơn: Phần mềm sẽ tự động cập nhật.
• Cột (3) - Mẫu số: Điền mẫu hóa đơn cần báo cáo. Ví dụ nếu mất hóa đơn GTGT, bạn điền 01/GTKT.
• Cột (4) - Ký hiệu hóa đơn: Xem lại ký hiệu hóa đơn trên liên 1 quyển hóa đơn để điền.
• Cột (5) và (6) - từ số, đến số: Nếu mất 1 hóa đơn, bạn nhập số “1” cho cả hai cột này, nếu mất nhiều hóa đơn, bạn nhập rõ ràng từ số nào đến số nào. Trường hợp mất số hóa đơn không liên tiếp, bạn nhấn “F5” để xuống dòng và tiếp tục nhập.
• Cột (7) - Số lượng: Do phần mềm tự cập nhật.
• Cột (8) - Liên hóa đơn: Điền liên hóa đơn bị mất.
• Cột (9) - Ghi chú: Chọn đúng trường hợp bị mất hóa đơn do chưa sử dụng, chưa viết chưa báo cáo,..
• Dòng “Lý do mất, cháy, hỏng hóa đơn”: Điền lý do bị mất, cháy, hỏng hóa đơn của doanh nghiệp.

Bước 3: Bên bán chụp lại liên 1 của hóa đơn

Sau khi chụp lại liên 1 của hóa đơn bị mất, người đại diện pháp luật của bên bán ký tên, đóng dấu trên bản sao hóa đơn và giao cho bên mua. Bên mua được sử dụng hóa đơn bản sao này kèm theo biên bản đã lập ở Bước 1 để làm chứng từ kế toán phục vụ kê khai thuế.
Lưu ý: Bên bán và bên mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

3. Xóa bỏ nguy cơ mất, cháy, hỏng hóa đơn khi sử dụng E-invoice

Các nguy cơ, rủi ro về mất, cháy, hỏng hóa đơn là một trong những bất cập lớn nhất khi sử dụng hóa đơn giấy. Không những ảnh hưởng đến công việc của kế toán, việc mất hóa đơn còn khiến doanh nghiệp bị phạt với nhiều mức phạt khác nhau.

E-invoice giúp doanh nghiệp xóa bỏ nguy cơ bị mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Chuyển đổi sang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice là giải pháp giúp doanh nghiệp giải quyết triệt để vấn đề bất cập này. Hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp loại bỏ hoàn toàn nguy cơ mất hóa đơn do các nghiệp vụ về lập - xuất - gửi - lưu trữ và quản lý hóa đơn được thực hiện toàn bộ trên phần mềm.
E-invoice là phần mềm hóa đơn điện tử được cung cấp bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn - Một trong những nhà cung cấp đầu tiên được Cục Thuế thẩm định và cho phép triển khai hóa đơn điện tử từ năm 2011. Ngoài cung cấp các nghiệp vụ cơ bản, E-invoice đảm bảo an toàn thông tin, tối đa bảo mật dữ liệu cho doanh nhờ áp dụng công nghệ Blockchain và vận hành theo tiêu chuẩn ISO/IEC 27001:2013.
Dựa vào các thông tin trên đây, doanh nghiệp cơ bản sẽ nắm được mất hóa đơn đầu vào thì xử lý như thế nào và các mức phạt áp dụng trong các trường hợp cụ thể. Mất hóa đơn đầu vào là vấn đề phần lớn các doanh nghiệp gặp phải khi sử dụng hóa đơn giấy. Doanh nghiệp mong muốn chuyển đổi sang hóa đơn điện tử E-invoice để loại bỏ nguy cơ mất hóa đơn vui lòng liên hệ để được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.