Lưu trữ hóa đơn bằng phần mềm hóa đơn điện tử ngày càng trở lên phổ biến và được số đông doanh nghiệp áp dụng bởi tính năng và lợi ích vượt trội đem lại. So với hóa đơn giấy việc lưu trữ khó khăn thì hóa đơn điện tử được lưu trữ an toàn, bảo mật, tránh trường hợp mất, cắp, làm giả hóa đơn. Hình thức lưu trữ bằng hóa đơn điển tử áp dụng cách sao chép toàn bộ các dữ liệu hoá đơn bán hàng, hóa đơn xuất nhập khẩu vào các thiết bị lưu trữ ngoài như USB, đĩa CD…

1. Thế nào là lưu giữ hóa đơn điện tử

Trước khi lưu giữ hóa đơn bằng phần mềm hóa đơn điện tử, người mua hay người bán hàng hóa sử dụng dịch vụ cần tạo hóa đơn điện tử để lập báo cáo tài chính hay số ghi kế toán. Những thông tin lưu trữ hóa đơn trong một thời gian nhất định phải được thực hiện theo luật Kế toán.

 DN lưu trữ hóa đơn trong thời đại công nghệ số như thế nào? 

Việc lưu trữ hóa đơn điện tử được thực hiện bằng cách sao lưu toàn bộ dữ liệu hóa đơn vào các thiết bị lưu trữ như: USB, đĩa CD, DVD… Hay tiện hơn doanh nghiệp của bạn có thể lưu trữ trực tuyến ngay trên Google driver hoặc các trang web lưu trữ uy tín khác. Điều này giúp bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử được lâu hơn và đảm bảo hơn.
Với các hóa đơn đã hết thời gian lưu trữ thì việc hủy bằng hóa đơn điện tử là hình thức xóa dữ liệu hóa đơn trên các thiết bị điện tử hay các địa chỉ web bạn sao lưu trực tuyến để không thể truy cập xem hóa đơn dưới mọi hình thức.
Như vậy hiểu đơn giản thì lưu trữ hoá đơn điện tử là hình thức sao chép toàn bộ các dữ liệu hoá đơn bán hàng, hóa đơn xuất nhập khẩu vào các thiết bị lưu trữ ngoài như USB, đĩa CD,… Ngoài ra chúng còn có thể lưu trữ trực tuyến để đảm bảo sự an toàn, bảo mật và cất giữ dữ liệu của hoá đơn điện tử.

2. Điều kiện để lưu trữ hoá đơn điện tử

Để được lập và lưu trữ dữ liệu qua phần mềm hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần phải thỏa mãn các điều khiện cần thiết sau đây:

• Cơ sở pháp lý cho hóa đơn điện tử đã được quy định tại Thông tư 32/2011-TTBTC ngày 14/03/2011. Quy định chỉ rõ hóa đơn điện tử vẫn phải tuân thủ theo các quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ được quy định trong Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn quy định về hóa đơn theo nghị định 51.
• Về nội dung của hóa đơn được thiết lập từ hóa đơn điện tử phải đảm bảo độ chính xác, đầy đủ theo quy định. Ngoài ra, các thông tin và phần mềm phải đảm bảo dễ dàng truy cập hay tham chiếu trong trường hợp cần thiết.
• Về hình thức, hóa đơn lưu trữ phải giống với khuôn dạng theo mẫu ban hành và nội dung như hóa đơn điện tử đã được lập hay đã gửi đi. Điều này nhằm đảm bảo tính chính xác tuyệt đối của hóa đơn cũng như đảm bảo chất lượng công việc.
• Hóa đơn điện tử được lưu trữ phải thực hiện theo đúng trình tự quy định. Đảm bảo có đầy đủ các thông tin về ngày, giờ, người khởi tạo khi tiến hành khởi tạo và được thiết lập theo đúng quy định của pháp luật.

Giải quyết câu chuyện lưu trữ hóa đơn cho DN bằng hóa đơn điện tử

3. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật

Sau khi hóa đơn điện tử được khởi tạo, thiết lập và xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức, doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế khi bán hàng. Hóa đơn điện tử sẽ được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật và giao dịch điện tử.
Theo Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC thì lưu trữ hóa đơn điện tử quy định như sau:
“Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.
Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin.
(Ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.”
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Ngoài ra, hóa đơn điện tử đã lập được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu và phải thoả mãn các điều kiện sau:

• Nội dung của hoá đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết.
• Nội dung của hoá đơn điện tử được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung hoá đơn điện tử đó
• Hoá đơn điện tử được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hoá đơn điện tử.

4. Hóa đơn điện tử có thời hạn lưu trữ bao nhiêu năm?

Theo quy định của cơ quan thuế, hoá đơn sau khi được khởi tạo cần phải được lưu trữ theo thời hạn quy định của Luật Kế Toán, thông thường là 10 năm. Hoá đơn tự in, đặt in có thể xảy ra tình trạng mất dữ liệu do mất, cháy, hỏng hoá đơn do hoá đơn được lưu trữ ở dạng giấy. Đối với hoá đơn điện tử, việc cháy, hỏng hoá đơn là khó có thể xảy ra.
Khi thực hiện lưu trữ hoá đơn điện tử, dữ liệu hoá đơn lưu tại hệ thống của doanh nghiệp vẫn có thể bị mất do dữ liệu bị xoá, máy tính lưu trữ dữ liệu bị virus xâm nhập ảnh hưởng đến dữ liệu hoặc máy tính lưu dữ liệu bị hỏng ổ cứng.
Với những trường hợp này, nếu doanh nghiệp không có phương án dự phòng lưu trữ dữ liệu ở nơi khác thì việc mất hoàn toàn dữ liệu hoá đơn là không thể tránh  khỏi. Doanh nghiệp sẽ khó có thể khôi phục lại được dữ liệu ban đầu.

 Thời hạn lưu trữ hóa đơn tùy thuộc vào loại hóa đơn và theo quy định từ luật Kế Toán. 

Qua bài viết, hóa đơn điện tử là lựa chọn tối ưu nhất cho doanh nghiệp về chi phí nguồn lực, lưu trữ và đảm bảo tính minh bạch trong việc xuất hóa đơn. Đây cũng là định hướng và là quy định cần thực hiện triển khai trước khi chính thức đi vào sử dụng từ ngày 1/11/2020 theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ.
Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice do Thái Sơn cung cấp, không chỉ bộ phận kế toán mà doanh nghiệp cũng được lợi. Những lợi ích đó là tiết kiệm chi phí in ấn, phát hành hóa đơn, chi phí vận chuyển cũng như bảo quản hóa đơn. Các hóa đơn điện tử đã phát hành trên phần mềm E-Invoice sẽ được gửi lên cục Thuế để xác thực, sau đó chuyển về cho doanh nghiệp ngay trong ngày để gửi cho khách hàng qua email, SMS… Hiện tại, Thái Sơn đã hỗ trợ sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice cho rất nhiều doanh nghiệp lớn như: Samsung, Coca-Cola, Lotte, Unicharm, Grab, Lazada, KFC, CGV, Golden Gate… và nhận được sự yêu mến, tín nhiệm của khách hàng.
Mọi thắc mắc của khách hàng về phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice và công ty vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 - Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
• Hotline: 19004767 hoặc 19004768
• Tel: 024.3754.5222
• Website: Einvoice.vn