Kê khai thuế qua mạng cần thực hiện bao nhiêu bước? Cần lưu ý những gì? Bài viết sau sẽ hướng dẫn chi tiết cách kê khai thuế qua mạng chỉ trong 5 phút cho doanh nghiệp.

1. Kê khai thuế qua mạng là gì?

Kê khai thuế qua mạng hay kê khai thuế điện tử là hình thức doanh nghiệp gửi tờ khai thuế theo tháng, quý đến cơ quan thuế trên nền tảng điện tử. Như vậy, người kê khai chỉ cần ngồi tại công ty lập tờ khai và gửi chứng từ qua mạng internet mà không cần đến cơ quan thuế để nộp giấy như trước.

Mô hình kê khai thuế mới mang lại nhiều lợi ích cho các bên tham gia. 

Theo Điều 4 Luật số 21/2012/QH13 bổ sung Khoản 10 vào Điều 7 của Luật quản lý thuế số 78/2006/QH11 quy định tất cả các doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam bắt buộc phải kê khai thuế qua mạng kể từ ngày 01/07/2013. Sau 6 năm hoạt động, hình thức kê khai này đã mang lại rất nhiều lợi cho cả doanh nghiệp và cơ quan thuế:

• Doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tiền bạc khi in ấn, đi lại, nộp tờ khai trực tiếp.
• Cơ quan thuế giải phóng nhân sự nhận tờ khai của doanh nghiệp.
• Người kê khai có thể nộp tờ khai 24/7, không hạn chế thời gian.
• Hệ thống kê khai thuế qua mạng xử lý dữ liệu tự động, tránh xảy ra sai sót, thất lạc, lưu trữ lâu dài.

Nhìn chung, hình thức kê khai thuế qua mạng đã được đưa vào ứng dụng trong thời gian dài nên hầu hết các tính năng và cách kê khai đã được tối ưu tốt nhất cho người dùng. Doanh nghiệp cần chuẩn bị và thực hiện đúng theo các bước hướng dẫn dưới đây là có thể kê khai thuế điện tử nhanh chóng. 

2. Doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì khi khai thuế qua mạng lần đầu tiên?

Khi tiến hành kê khai thuế qua mạng, doanh nghiệp cần chuẩn bị máy tính, đường truyền internet, chữ ký số và phần mềm hỗ trợ kê khai thuế (HTKK). Trong đó có 2 yếu tố mà doanh nghiệp cần lưu ý chuẩn bị là:

a) Cài đặt phần mềm HTKK

Phần mềm HTKK là phần mềm mã vạch do cơ quan thuế phát triển với mục đích hỗ trợ doanh nghiệp, tổ chức kinh tế và hộ kinh doanh có thể nộp thuế điện tử dễ dàng nhất. Phần mềm này được đưa vào sử dụng lần đầu tiên vào tháng 09/2015.
Sau 4 năm sử dụng, HTKK liên tục được nâng cấp và hoàn thiện các chức năng của mình để phù hợp với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Phiên bản mới nhất của phần mềm HTKK là 4.2.1 được cập nhật ngày 30/0/2019. Doanh nghiệp nên sử dụng bản mới nhất này để được trải nghiệm những tính năng mới mà Tổng cục Thuế (TCT) đã phát triển.

Mô hình hệ thống kê khai thuế qua mạng của TCT.

Doanh nghiệp có thể tải miễn phí phần mềm này trên cổng thông tin của cơ quan thuế (http://www.gdt.gov.vn). Bộ cài và hướng dẫn sử dụng chi tiết được đính kèm với nhau nên người sử dụng có thể tải về và cài đặt theo từng bước.

b) Đăng ký và sử dụng chữ ký số

Theo lộ trình số hóa của Chính phủ, hầu hết các dịch vụ hành chính công đều được số hóa. Không chỉ kê khai thuế qua mạng cần sử dụng chữ ký số mà các hóa đơn điện tử, kê khai thuế Hải quan, … đều cần chữ ký số để xác minh chủ thể trên nền tảng điện tử. Chữ ký số có chức năng như chữ ký tay truyền thống trước đó. 
Nếu doanh nghiệp chưa đăng ký và sử dụng chữ ký số thì có thể liên hệ với Công ty Thái Sơn để được hướng dẫn chi tiết trong thời gian ngắn. Chữ ký số được mã hóa trong một token có hình dạng tương tự một cổng USB. 
Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm thông tin về chữ ký số TẠI ĐÂY.
Sau khi chuẩn bị đầy đủ các yếu tố trên, doanh nghiệp có thể tiến hành kê khai thuế qua mạng. 

3. Hướng dẫn kê khai thuế qua mạng chỉ trong 5 phút

Thực hiện kê khai thuế qua mạng chỉ trong 5 phút.

Bước 1: Đăng ký tài khoản kê khai Thuế qua mạng trên trang thông tin của TCT

Bước này chỉ thực hiện 1 lần duy nhất trong lần đầu tiên kê khai thuế qua mạng, những lần thực hiện sau doanh nghiệp chỉ cần tải bản kê khai thuế lên theo tài khoản đăng ký. Để tránh mất thời gian, người kê khai phải nắm rõ các thông tin của đơn vị mình, tránh sửa đi sửa lại nhiều lần.
Người kê khai đăng nhập vào trang thông tin chuyên nhận tờ khai của TCT là http://noptokhai.gdt.gov.vn/. 

Ảnh minh họa.

Nhấn vào nút đăng ký ở góc phải màn hình như theo đường mũi tên trong lần đầu kê khai, ở các lần sau kế toán chỉ cần đăng nhập trực tiếp vào tài khoản của doanh nghiệp.

Ảnh minh họa.

Các thông tin đăng ký tài khoản doanh nghiệp cần trùng khớp với nhau để tờ khai thuế hiện thông tin đúng nhất. Ngay khi ấn tiếp tục thì hệ thống sẽ yêu cầu người sử dụng xác nhận chữ ký số tương ứng với mã số thuế khi đăng ký. Bạn chỉ cần cắm token vào máy tính là các thông tin trong đó sẽ được cập nhật lên hệ thống. 
Ngay sau khi xác nhận thì bạn đăng nhập vào email đã đăng ký để nhận tài khoản và mật khẩu để kê khai thuế qua mạng. Email đăng ký nên là email chuyên nhận thông báo từ các cơ quan nhà nước để tránh tình trạng bỏ sót mail.
Ngay khi nhận được tài khoản, bạn nên đăng nhập đổi mật khẩu ngay để tránh mất tài khoản. Hầu hết mật khẩu do hệ thống TCT đưa ra đều đồng bộ giống nhau là “tc123”. 
Thời gian đăng ký tài khoản: 1 phút.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Bước 2: Đăng ký các tờ khai doanh nghiệp sẽ sử dụng

Ảnh minh họa.

Tùy vào mục đích sử dụng mà kế toán chọn tờ kê khai thuế qua mạng phù hợp với doanh nghiệp. Tờ khai đã có mẫu sẵn theo từng mục rất dễ hiểu nên người lựa chọn không tốn quá nhiều thời gian ở phần này. 
Doanh nghiệp sẽ phải lựa chọn mẫu tờ khai, khoảng thời gian kê khai và mốc bắt đầu kê khai. 

Ảnh minh họa.

Nếu doanh nghiệp hiện nay chỉ cần tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính theo quý I thì tích như hướng dẫn trong ảnh. Kế toán nên lựa chọn tất cả các tờ khai mà quá trình hoạt động doanh nghiệp cần kê khai. Sau đó nhấn TIẾP TỤC để nhận một danh sách tương tự như
ảnh sau. 

Danh sách tờ khai này có thể sửa đổi theo nhu cầu sử dụng của DN theo thời gian. 

Đối với những doanh nghiệp cần hướng dẫn kê khai thuế qua mạng theo quý thì thực hiện tương tự như các bước đã được đề cập trong bài. Kế toán cần đăng ký tờ khai của quý và điền thông tin trên phần mềm HTKK đã tải trước đó. Sau đó, người dùng tải tờ khai lên hệ thống kê khai thuế qua mạng là hoàn thành. 
Thời gian lựa chọn tờ khai là 30 giây.

Bước 3: Hướng dẫn kê khai thuế qua mạng bằng phần mềm HTKK

Sau khi đăng ký và chuẩn bị mọi dữ liệu cần thiết, bạn khởi động phần mềm HTKK đã tải ở bước 1 để tiến hành tạo tờ khai. Phần mềm sẽ yêu cầu đăng nhập mã số thuế để thiết lập thông tin theo những gì bạn đã đăng ký. 

Sau khi đăng nhập, phần mềm sẽ có giao diện như sau:

Kế toán chọn một mẫu kê khai theo nhu cầu, điền các thông tin chính xác muốn kê khai rồi chọn KẾT XUẤT XML để nộp lên hệ thống của TCT. Bản lưu nên để vào folder chuyên dụng để tránh nhầm lẫn hay tốn thời gian tìm kiếm khi tải file lên. Thời gian kê khai là 2 phút.

Bước 4: Nộp tờ kê khai thuế qua mạng

Sau khi đã chuẩn bị tờ khai xong, doanh nghiệp sẽ thực hiện bước thứ 6 là tải bản khai lên hệ thống. Kế toán tiếp tục mở cửa sổ truy cập http://nhantokhai.gdt.gov.vn lên, chọn NỘP TỜ KHAI như hình ảnh.

Sau đó chọn tệp đã khai ở phần mềm HTKK đã lưu vào máy trước đó. Để tránh tải nhầm file bạn nên ghi nhớ hoặc đặt tên file theo kỳ. 

Sau khi tải file lên, kế toán sẽ phải thực hiện thêm một bước ký số rồi mới nộp tờ khai lên hệ thống của Tổng cục thuế. Giao diện ký số sẽ tương tự như hình sau:

Sau khi hoàn thành tất cả các bước trên, doanh nghiệp đã thực hiện xong bước kê khai thuế qua mạng lần đầu tiên. Hệ thống của cơ quan thuế sẽ gửi đến email bạn đã đăng ký một thông báo đã kê khai thành công.
Mặc dù khi hệ thống báo tờ khai của doanh nghiệp đã tải lên thành công nhưng kế toán vẫn nên kiểm tra lại kết quả tại mục “Tra cứu tờ khai” ở thanh menu.
Thời gian tải tờ khai lên là 30 giây.

Bước 5: Tra cứu tờ kê khai thuế qua mạng

Khi tra cứu, kế toán sẽ phải điền tên tờ khai, kỳ tính thuế để hệ thống đưa ra kết quả tra cứu chính xác. Thời gian tra cứu là 30 giây. 
Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử hay trải nghiệm dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, bạn vui lòng liên hệ địa chỉ sau:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/