Nhiều người dùng thắc mắc cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra như thế nào là hợp pháp? Hóa đơn điện tử đầu ra có bắt buộc phải in ra bản giấy để lưu trữ không? Tất cả sẽ được giải đáp chi tiết ngay trong bài viết này.

1. Hóa đơn điện tử đầu ra là gì?

Hóa đơn điện tử được hiểu là là chứng từ kế toán được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử.
Cũng mang bản chất là một loại hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử đầu ra được tạo lập nhằm mục đích ghi nhận thông tin bán hàng hóa, dịch vụ, ký số, ký điện tử theo đúng quy định pháp luật bằng phương tiện điện tử. HĐĐT đầu ra bao gồm cả các hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền, có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế

Hóa đơn điện tử đầu ra là gì?

Hóa đơn điện tử đầu ra hiện có dạng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và HĐĐT không có mã của cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử đầu ra không có mã của cơ quan thuế là HĐĐT do các tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế, bao gồm cả trường hợp HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử đầu ra có mã của cơ quan thuế là HĐĐT được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua, bao gồm cả trường hợp HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

2. Quy định cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra

Hiện nay, khi tìm hiểu về cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra thì bạn và DN có thể tham khảo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, được Chính Phủ ban hành ngày 12/09/2018.

Cách lưu trữ với hóa đơn điện tử đầu ra.

Theo đó, tại Điều 11, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Chính Phủ quy định việc lưu trữ hóa đơn điện tử phải tuân thủ các quy định dưới đây:
- Thứ nhất, HĐĐT phải được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
- Thứ hai, các cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn, áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ HĐĐT phù hợp với đặc thù kinh doanh và khả năng công nghệ của mình.
- Thứ ba, việc lưu trữ hóa đơn điện tử phải đảm bảo 03 yêu cầu tối thiểu sau:

• Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ. Thông tin hóa đơn tuyệt đối không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;
• Lưu trữ HĐĐT theo đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán;
• HĐĐT được in ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

- Cuối cùng, HĐĐT đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán, nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng, việc tiêu hủy HĐĐT không được phép làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông tin.
>> Có thể bạn quan tâm: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

3. HĐĐT có bắt buộc phải in ra bản giấy để lưu trữ không?

Khi lưu trữ hóa đơn điện tử, có cần phải in ra bản giấy để lưu trữ nữa hay không? Đây hiện là thắc mắc của không ít người dùng HĐĐT.

HĐĐT có bắt buộc phải in ra bản giấy để lưu trữ không?

Thực tế, hoàn toàn không có văn bản pháp luật nào về hóa đơn quy định điều này. Mà chỉ có quy định cho phép các DN được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn bản giấy nhằm chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa 01 lần và để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán.
Căn cứ vào Khoản 6, Điều 18, Luật Kế toán số 88/2015/QH13, Quốc Hội quy định: Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định tại Khoản 1 và 2 của Điều 17 trong Luật này. Cụ thể:
- Các chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi đáp ứng đầy đủ quy định nội dung của pháp luật, được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa nhưng không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ hay các loại thẻ thanh toán.
- Các chứng từ điện tử phải bảo đảm tính bảo mật và an toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ. Theo đó, chứng từ kế toán phải được quản lý, kiểm tra để chống các hình thức lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp hay sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định. Chứng từ điện tử được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng.
Hay như tại Điều 11, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, khi quy định về lưu trữ HĐĐT, Chính Phủ cũng chỉ khẳng định HĐĐT được in ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
Như vậy, hoàn toàn không có quy định nào bắt buộc hóa đơn điện tử phải in ra bản giấy để lưu trữ.
Trên đây, bài viết trên đây đã hướng dẫn bạn và doanh nghiệp cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra đúng quy định nhất hiện nay.
Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/