Thủ tục hành chính rườm rà khi tạo lập, xuất trình, khai báo hóa đơn hiện nay không chỉ là rào cản đối với hoạt động kinh doanh và đời sống nhân dân mà còn gây tốn kém, ảnh hưởng đến năng lực cạnh tranh của nền kinh tế. Để giải quyết vấn đề này, đồng thời xây dựng một nền hành chính dân chủ, chuyên nghiệp, hiệu quả thì việc ứng dụng hóa đơn điện tử trong quản lý, điều hành và thực hiện in, xuất, báo cáo hóa đơn trở thành một nhu cầu thực sự bức thiết.

1. Tình hình sử dụng hóa đơn tại các doanh nghiệp hiện nay

Tình hình sử dụng hóa đơn điện tử tại các Doanh nghiệp hiện nay.

Trên thực tế hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp vẫn sử dụng hình thức hóa đơn truyền thống, đặc biệt là tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Với cách làm này, doanh nghiệp sẽ phải đăng ký và đặt in hóa đơn theo các quy định, đồng thời sẽ phải lập báo cáo, kế hoạch, kiểm tra kiểm soát các hoạt động liên quan tới thu, xuất hóa đơn giấy. Sử dụng hóa đơn đặt in và giao dịch theo phương pháp thủ công không chỉ gây ra tình trạng lãng phí thời gian, tiền bạc trong suốt quá trình làm việc mà còn tạo ra sức ép không hề nhỏ đối với các cơ quan quản lý.

2. Nhu cầu về hóa đơn điện tử & hóa đơn điện tử xác thực tại doanh nghiệp

Kinh tế ngày càng phát triển, kéo theo nhu cầu giao dịch trao đổi, mua bán hàng hóa ngày càng tăng cao. Từ thực tế đó, yêu cầu về đổi mới, cải cách các thủ tục hành chính sao cho đơn giản, thuận tiện và mang lại nhiều lợi ích cho cả nhà nước và doanh nghiệp là điều không thể không thực hiện.
Xuất phát từ yêu cầu bức thiết trong quá trình hoạt động, đồng thời để tạo hành lang pháp lý cho doanh nghiệp thực hiện sử dụng hoá đơn điện tử trong hoạt động kinh doanh, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ có hiệu lực từ ngày 1/5/2011. Theo đó, hóa đơn điện tử sẽ giúp quản lý các dữ liệu về bán hàng, cung ứng dịch vụ, lưu trữ và quản lý dữ liệu thông qua các phương tiện điện tử chuyên dụng, thường sẽ là được khởi tạo, lập và xử lý dựa trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế và được lưu trữ trên hệ thống của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Bên cạnh hóa đơn điện tử, mới đây theo Quyết định 1209/QĐ-BTC của Bộ Tài Chính, từ tháng 6/2015 đến hết năm 2016, Bộ sẽ tiến hành triển khai thí điểm việc quản lý hóa đơn của các doanh nghiệp thông qua hệ thống hóa đơn điện tử xác thực. Hóa đơn điện tử xác thực hay hóa đơn điện tử có mã xác thực là một loại hóa đơn được cấp mã xác thực (mã xác thực là chuỗi ký tự được mã hoá, cung cấp bởi hệ thống xác thực hoá đơn của Tổng cục Thuế dựa trên các thông tin hoá đơn của doanh nghiệp) và số xác thực thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế. Việc sử dụng hóa đơn điện tử xác thực sẽ giúp tạo ra sự thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, đồng thời rút ngắn thời gian do việc lập, gửi, nhận hóa đơn thông qua các phương tiện điện tử.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

3. Lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử xác thực

Sử dụng hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp chỉ cần đăng ký phát hành hóa đơn thông qua internet với mẫu số và ký hiệu hóa đơn mà doanh nghiệp muốn sử dụng và được cơ quan thuế trả về kết quả ngay trong ngày, giảm được các thủ tục hành chính rờm rà như trước đây. Sau khi xuất hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể gửi ngay hóa đơn cho khách hàng thông qua phương tiện điện tử như: email, internet, tin nhắn,… và khi cần, khách hàng có thể dễ dàng truy cập vào Website của bên bán để xem và tải hóa đơn về, không phải lưu trữ, bảo quản hóa đơn, tránh rủi ro mất, cháy, hỏng hóa đơn.
 

Lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử xác thực. 

Đặc biệt sử dụng hóa đơn điện tử xác thực, vào từng quý doanh nghiệp không phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, bởi các hóa đơn khi gửi đi xác thực đã được cơ quan thuế lưu trữ trên hệ thống.Chính bởi vậy, hóa đơn điện tử xác thực được dự báo sẽ là một xu hướng tất yếu trong hoạt động của các doanh nghiệp trong thời gian tới.

4. Phần mềm hóa đơn điện tử E – Invoice

Là một trong những doanh nghiệp được Tổng cục Thuế lựa chọn để thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực, Công ty Thái Sơn đã xây dựng nên phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E-Invoice, nhằm phục vụ chính doanh nghiệp mình và đưa ra giải pháp hóa đơn tối ưu cho các doanh nghiệp khác.
Phần mềm E-invoicce là giải pháp chuyên dụng cho việc tạo lập và xuất hóa đơn điện tử xác thực đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ của hóa đơn điện tử xác thực. Ngoài ra phần mềm E-INVOICE còn tích hợp quy trình khép kín từ gửi hóa đơn điện tử xác thực cho khách hàng đến các quy trình xác nhận với khách hàng nhận hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm. Các tính năng mở rộng có thể tích hợp với các giải pháp quản lý có sẵn tại doanh nghiệp như phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm quản lý khác…
Mọi chi tiết về phần mềm E-INVOICE cũng như tư vấn triển khai xin vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN