Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ quy định hạn cuối để tất cả các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh hoàn tất chuyển đổi sang hình thức hóa đơn mới này. Tuy nhiên, trước khi triển khai và sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, đơn vị cần trang bị cho mình những kiến thức cần thiết mà việc biết cách xác định hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp là một trong các nội dung quan trọng.

1. Hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp theo quy định tại Nghị định 119

Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 của Chính phủ hiện là văn bản pháp lý quan trọng về hóa đơn điện tử. Nghị định này cũng đã quy định các điều kiện cần đáp ứng để hóa đơn điện tử hợp lệ, cụ thể:

Hóa đơn điện tử cần đáp ứng các quy định để hợp lệ, hợp pháp.

Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau:​​

• ​Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;
• Không bắt buộc có chữ ký số;
• Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.
• Hóa đơn điện tử có các nội dung sau:
• ​​Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;
• Tổng số tiền thanh toán;
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).

2. Thời điểm lập hóa đơn điện tử thực hiện đúng quy định

• ​​Đối với bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn điện tử là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Đối với cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn điện tử là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ: mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

Định dạng hóa đơn điện tử: định dạng chuẩn dữ liệu của hóa đơn điện tử sử dụng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của Bộ Tài chính.
>> Tham khảo: Báo giá hóa điện tử, Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra.

3. Hóa đơn điện tử bảo đảm tính toàn vẹn của thông tin

Hóa đơn điện tử được tạo lập sẽ bị coi là không hợp lệ, hợp pháp nếu không đáp ứng các điều kiện đã nêu ở trên hoặc thuộc các trường hợp vi phạm quy định về sử dụng hóa đơn điện tử đã được đưa ra tại Khoản 9 & 10 Điều 3 Nghị định 119 như sau:

• Sử dụng hóa đơn điện tử khi không đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế; gửi hóa đơn điện tử khi chưa có mã của cơ quan thuế để gửi cho người mua đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; gửi hóa đơn điện tử không mã của cơ quan thuế cho người mua sau khi có thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
• Lập khống hóa đơn điện tử; dùng hóa đơn điện tử của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác; lập hóa đơn điện tử phản ánh giá trị thanh toán thấp hơn thực tế phát sinh; dùng hóa đơn điện tử quay vòng khi vận chuyển hàng hóa trong khâu lưu thông.

4. Đơn vị tư vấn, triển khai sử dụng hóa đơn điện tử hợp lệ

Với một phần mềm cần sử dụng thường xuyên và ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như hóa đơn điện tử, việc có một đơn vị tư vấn, hỗ trợ là rất quan trọng. Hiện hầu hết các doanh nghiệp đều lựa chọn hợp tác cùng một đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử chuyên nghiệp. Đơn vị này sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình chuyển đổi và sử dụng, tư vấn không chỉ về kỹ thuật, giải pháp mà còn về các chính sách, quy định và các vấn đề phát sinh.
Trong lĩnh vực hóa đơn điện tử, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là một trong những nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử tiên phong. Phần mềm E-Invoice của Thái Sơn đã được Tổng cục Thuế thẩm định và chứng nhận đáp ứng đầy đủ các yêu cầu đề ra. So với các sản phẩm cùng loại, E-Invoice còn được khách hàng đánh giá là vượt trội ở khả năng tích hợp truyền nhận dữ liệu từ các hệ thống CRM, ERP, phần mềm kế toán và các phần mềm có sẵn tại doanh nghiệp, tính bảo mật cao, dễ sử dụng cũng như dịch vụ hỗ trợ 24/7.

Phần mềm E-Invoice tích hợp với phần mềm có sẵn thành hệ thống đồng nhất.

E-invoice là phần mềm hóa đơn điện tử hiện đang được sử dụng tại hàng nghìn doanh nghiệp, trong đó có những thương hiệu hàng đầu như Samsung, Aeon Mall, Lotte, KFC, Circle K, Lazada, Golden Gate…. Điều này phần nào đã nói lên được chất lượng của E-Invoice cũng như khả năng đáp ứng và phù hợp với đa dạng loại hình, quy mô, lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp.
Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử Einvoice, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/