Hóa đơn điện tử khách sạn được xem là giải pháp hỗ trợ tối ưu công tác quản lý chuyên nghiệp bởi nó đem lại những tiện ích dựa trên nền tảng công nghệ hiện đại, giúp các đơn vị tận dụng được tối đa hiệu suất làm việc, tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí trong quản lý khách sạn.

1. Đặc thù của ngành khách sạn

Kinh doanh khách sạn là một hình thức kinh doanh dịch vụ nhằm đáp ứng các nhu cầu về nghỉ ngơi, ăn uống, vui chơi giải trí và các nhu cầu khác của khách sạn du lịch trong thời gian lưu trú tạm thời. Điểm đặc thù của ngành này nằm ở chỗ khối lượng khách hàng cực kỳ đa dạng. Khách sạn thường xuyên phải đón tiếp các lượt khách đến từ nhiều vùng miền, nhiều quốc gia khác nhau. Bởi thế, lượng hóa đơn xuất ra là không hề nhỏ.

Hóa đơn điện tử cho khách sạn là xu thế tất yếu của thời đại mới.

Đặc biệt, hiện nay với sự phát triển của Internet, việc đặt phòng khách sạn trực tuyến thông qua kênh đặt phòng trung gian (OTA) như Airbnb, Traveloka, Booking,…. đang ngày càng thông dụng. Nếu như vẫn áp dụng chuyển phát hóa đơn thanh toán theo cách truyền thống thì cả phía khách sạn và khách hàng đều bị cản trở rất nhiều về thời gian cũng như chi phí. Từ đây, đòi hỏi khách sạn cần có một sự đổi mới về hóa đơn để phù hợp với xu thế và nâng cao chất lượng dịch vụ cùng cách quản lý chuyên nghiệp hơn.

2. Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử cho khách sạn?

2.1. Tiết kiệm thời gian

Lợi ích đầu tiên của hóa đơn điện tử là tiết kiệm thời gian cho khách sạn và khách hàng. Thông thường, để có thể sử dụng hóa đơn giấy, khách sạn cần phải chờ 1 – 2 tuần để được phê duyệt mẫu và in hóa đơn và phải tốn khoảng 15 – 30 phút để viết hóa đơn, xin chữ ký, đóng dấu, vào hồ sơ… trong khi với hóa đơn điện tử, tất cả công việc này sẽ được thực hiện nhanh chóng chỉ với vài click chuột trên phần mềm quản lý khách sạn.

2.2. Tiết kiệm chi phí in ấn, lưu kho và bảo quản hóa đơn

Với hóa đơn giấy, khách sạn sẽ phải tốn một chi phí không nhỏ dành cho việc in ấn, lưu kho và bảo quản hóa đơn. Trong khi đó, nếu sử dụng hóa đơn điện tử, khách sạn có thể tiết kiệm đến 75% chi phí cho những công việc này.
Do hóa đơn điện tử đã được số hóa nên khách sạn sẽ không cần phải lo việc lưu kho và bảo quản. Ngoài ra, khi cần thiết, việc tra cứu hóa đơn điện tử trên phần mềm quản lý khách sạn cũng dễ dàng và nhanh chóng hơn nhiều so với việc tra cứu hóa đơn giấy một cách thủ công.

2.3. Ngăn chặn hóa đơn giả

Hiện nay, do hóa đơn giấy vẫn chiếm phần lớn nên các đối tượng buôn bán hóa đơn giả vẫn đang nhắm vào thị trường béo bở này. Nếu chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, khách sạn sẽ tránh được rủi ro này.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

2.4. Giảm thiểu các thủ tục hành chính cho khách sạn

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, khách sạn sẽ đơn giản hóa được những thủ tục hành chính như: thông báo phát hành, nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử. Cụ thể:
– Khách sạn có thể phê duyệt, gửi nhiều hóa đơn đi xác thực theo lô cùng một lúc.
– Tạo lập và phát hành hóa đơn một cách nhanh chóng. Việc lập mới, chỉnh sửa, thay thế, xóa bỏ hóa đơn điện tử cũng rất dễ dàng.
– Báo cáo đầy đủ về hóa đơn, khách hàng, doanh thu, xuất dữ liệu hóa đơn ra phần mềm kê khai thuế…

2.5. Giảm thiểu các rủi ro khác

Hóa đơn điện tử đã được số hóa nên không cần phải lưu kho hay vận chuyển. Do đó, khách sạn sẽ tránh được một số rủi ro không mong muốn như hóa đơn bị cháy hay thất lạc… và phải giải trình với các cơ quan chức năng.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

3. Phần mềm hóa đơn điện tử cho khách sạn E-Invoice - Trợ thủ đắc lực cho ngành kinh doanh khách sạn

Phần mềm hóa đơn điện tử khách sạn E-Invoice của Công ty công nghệ Thái Sơn ra đời, mang những ưu điểm vượt trội sẽ trở thành trợ thủ đắc lực giúp cho công cuộc thay thế hóa đơn truyền thống trở nên dễ dàng và đạt hiệu quả cao.

Phần mềm hóa đơn điện tử cho khách sạn.

Công ty phát triển công nghệ Thái Sơn đã phát triển phần mềm E-Invoice dựa trên Quyết định 1209/QĐ-BTC về việc thí điểm triển khai sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực do Bộ Tài chính ban hành. Với những thao tác đơn giản, rất dễ sử dụng và sẽ được hướng dẫn chi tiết, phần mềm hoá đơn điện tử E-invoice giúp cho các khách sạn không gặp phải khó khăn khi mới chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử.
Được phát hành, quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm, hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử có mã xác thực có tính bảo mật vượt trội, hạn chế tình trạng sử dụng hóa đơn giả và tránh rủi ro cháy hỏng trong quá trình bảo quản, nên thông tin của khách hàng tại khách sạn được đảm bảo an toàn tuyệt đối.
Ngoài ra, ứng dụng phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E-Invoice còn để tạo lập, phát hành và quản lý hóa đơn mang lại nhiều lợi ích cho khách sạn như: hóa đơn được lập, chuyển cho khách hàng bằng phương tiện điện tử như internet, email, SMS. Mọi thông tin hóa đơn đều được lưu trữ trên phần mềm, khi cần có thể truy cập, tìm kiếm và gửi ngay cho khách hàng mà không cần thông qua đơn vị vận chuyển hay bưu điện. Bởi thế, giảm thiểu tối đa chi phí, thời gian và công sức lập, vận chuyển hóa đơn từ đó tăng lợi thế cạnh tranh của khách sạn.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice.

Với những tính năng vượt trội, phần mềm hóa đơn điện tử cho khách sạn E-Invoice đã và đang sát cánh cùng các khách sạn hướng đến sự chuyên nghiệp trong công tác quản lý, đem đến cho khách hàng những lợi ích tuyệt vời. Trong tương lai, hãy cùng Công ty Phát triển công nghệ Thái Sơn làm thay đổi diện mạo của ngành kinh doanh khách sạn theo hướng hiện đại và văn minh nhất!
Mọi thắc mắc của khách hàng về phần mềm hóa đơn điện tử cho khách sạn E-Invoice tại Thái Sơn, xin vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/