Doanh nghiệp là chủ thể bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Tuy nhiên, người sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử phần lớn lại là kế toán. Với các lưu ý sau đây sẽ giúp kế toán làm quen và xử lý công việc liên quan đến hóa đơn điện tử dễ dàng hơn.

1. Nắm rõ quy định trong nghị định 119/2018/NĐ-CP

Để nắm rõ quy định pháp lý liên quan đến việc khởi tạo hóa đơn điện tử, kế toán là người phải cập nhật kỹ thông tin liên quan trong nghị định 119 của Chính Phủ ban hành. Thực tế, kế toán sẽ là đối tượng trực tiếp đề xuất các mẫu hóa đơn mà doanh nghiệp cần dùng. Ngoài ra, kế toán còn trực tiếp lập hóa đơn, gửi hóa đơn và xử lý các vấn đề liên quan mà các bước này đều phải được thực hiện chuẩn chỉnh theo quy định.Vì vậy, kế toán đặc biệt lưu ý chủ động đọc và tìm hiểu pháp luật hiện hành liên quan đến hóa đơn điện tử.

Doanh nghiệp cần chuyển đổi kịp thời trước thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.

Trong thời gian từ ngày 01 tháng 11 năm 2018 đến ngày 31 tháng 10 năm 2020, các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vẫn còn hiệu lực thi hành. Vì thế nên trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, kế toán vẫn có thể áp dụng quy định hiện có ở các nghị định này. Tuy nhiên từ ngày 1/11/2020, các Nghị định này sẽ hết hiệu lực thi hành, kế toán cần nắm rõ các mốc thời gian theo quy định để thực hiện.

2. "5 bước khởi tạo hóa đơn điện tử"

Để sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, kế toán cần lưu ý thực hiện 5 bước khởi tạo như sau:

2.1. Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín

Quyết định 80% sự thành công khi chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử là lựa chọn được nhà cung cấp uy tín. Sự uy tín thể hiện ở một vài điểm như: được Tổng cục Thuế chứng nhận về nhất lượng, có kinh nghiệm trong các phần mềm công nghệ khác và có kinh nghiệm triển khai thành công cho các thương hiệu lớn

2.2. Đánh giá nhu cầu sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp

Kế toán nắm vững tình hình kinh doanh hay các hệ thống phần mềm cần truyền dẫn dữ liệu. Chính vì thế, ngoài nhà quản lý, kế toán cũng là bộ phần cần đưa ra được các nhu cầu đặc thù trong công việc và xử lý thủ tục hành chính khác liên quan đến Thuế khi sử dụng hóa đơn điện tử.

2.3. Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

Khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đã tích hợp sẵn mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP ban hành. Kế toán chỉ cần nhập thông tin doanh nghiệp và gửi cho cơ quan Thuế quản lý để đăng ký sử dụng.

2.4. Tạo mẫu hóa đơn

Tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP đã quy định rõ về nội dung trên hóa đơn điện tử, các loại hóa đơn điện tử và các trường hợp đặc biệt. Kế toán hoàn toàn có thể tạo lập mẫu hóa đơn theo mẫu có sẵn hoặc lựa chọn mẫu hóa đơn mà nhà cung cấp thiết kế.

2.5. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Sau khi hoàn thành 4 bước trên, kế toán chủ động lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Kế toán có thể lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng, doanh nghiệp cần chuẩn bị: Chữ ký số (Token), thông báo phát hành hóa đơn bản mềm (XML), hóa đơn mẫu và quyết định sử dụng hóa đơn bản Scan sau đó đính kèm vào một file Word.

3. Lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế sẽ không phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Bởi đặc điểm tiện lợi nhất của loại hóa đơn điện tử này là ngay trong quá trình tạo lập, kế toán phải gửi hóa đơn đến hệ thống của cơ quan Thuế để nhận mã xác nhận. Chính vì thế, hóa đơn nào được cấp mã đều được đồng bộ với thông tin của cơ quan Thuế và kế toán của doanh nghiệp đó không phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử.
 

Đơn giản hóa công tác lập báo cáo về hóa đơn cho kế toán khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử

Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế vẫn phải gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Tuy nhiên, với phần mềm hóa đơn điện tử, kế toán không còn phải thống kê và nhập thủ công mà chỉ cần thao tác qua vài click chuột là có bản báo cáo chuẩn thông tin và đúng mẫu. Bởi vì, khi kế toán lập hóa đơn điện tử trên phần mềm, hóa đơn nào được xuất, hóa đơn nào sửa đổi hay hóa đơn chưa sử dụng được tính toán ngay trên phần mềm. Khi có nhu cầu xuất báo cáo, kế toán chỉ cần thao tác là có thông tin cần thiết.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

4. Phối hợp chặt chẽ với nhà cung cấp phần mềm trong quá trình sử dụng

Kế toán trong quá trình xử lý nghiệp vụ trên phần mềm cần thiết phải phối hợp với nhà cung cấp. Đặc biệt khi phát sinh vấn đề liên quan đến phần mềm, hệ thống hay các chi tiết trong báo cáo hoặc lập và gửi hóa đơn cho khách hàng. Chính vì thế mà ngay từ đầu, khi lựa chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp nên lựa chọn nhà cung cấp có chính sách chăm sóc khách hàng 24/7 để được hỗ trợ bất kỳ lúc nào nếu cần. 

Tháo gỡ khó khăn trong sử dụng phần mềm HĐĐT.

Thái Sơn đáp ứng đầy đủ các yếu tố cần thiết này, cùng với sản phẩm phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice đạt tiêu chuẩn do Tổng cục Thuế thẩm định chất lượng. Với 17 năm kinh nghiệm triển khai các ứng dụng, phần mềm về dịch vụ công cho 100.000 doanh nghiệp. Thái Sơn hiểu rằng ngoài giải pháp phần mềm phục vụ đầy đủ các yêu cầu nghiệp vụ, doanh nghiệp rất cần dịch vụ hỗ trợ nhanh chóng, kịp thời, chuyên nghiệp trong quá trình sử dụng. Chính vì vậy, E-Invoice đã được nhiều doanh nghiệp trong nước lựa chọn đặc biệt là các thương hiệu lớn như: Samsung, Coca Cola, Grap…
Nếu cần tư vấn cụ thể về hóa đơn điện tử và quá trình triển khai, vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy  - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/