Sắp đến thời hạn bắt buộc phải hoàn tất chuyển đổi sang hóa đơn điện tử - 01/11/2020, tuy nhiên nhiều doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức kinh tế vẫn chưa nắm rõ về các điều kiện cần đáp ứng để hóa đơn điện tử được coi là hợp pháp. Những thắc mắc về vấn đề này được giải đáp trong bài viết dưới đây.

1. Quy định về hóa đơn điện tử hợp pháp theo Nghị định 119/NĐ-CP/2018

Nghị định 119/NĐ-CP/2018 về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đã chính thức có hiệu lực từ ngày 01/11/2018. Theo đó, hóa đơn điện tử được coi là hợp pháp khi đáp ứng quy định tại khoản 5 Điều 4 và các Điều 6, 7, 8, 9 của Nghị định.

Hóa đơn điện tử cần đảm bảo yêu cầu như quy định tại Nghị định 119

Cụ thể:

Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc:

• Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;
• Không bắt buộc có chữ ký số;
• Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

1.1. Các nội dung của hóa đơn điện tử

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;
• Tổng số tiền thanh toán;
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có)
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử
• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).

1.2 Thời điểm lập hóa đơn

• Đối với bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn điện tử là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Đối với cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn điện tử là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ: mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

1.3 Định dạng của hóa đơn điện tử

Định dạng chuẩn dữ liệu theo quy định của Bộ Tài chính 

1.4 Hóa đơn điện tử bảo đảm tính toàn vẹn của thông tin

2. Đơn vị tư vấn, giải đáp thắc mắc tin cậy về hóa đơn điện tử

Trong bối cảnh việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử chỉ còn là vấn đề thời gian, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh khi có vướng mắc có thể liên hệ với cơ quan thuế để được giải đáp hay một cách được nhiều đơn vị lựa chọn là tìm đến các đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử để được tư vấn.
Với kinh nghiệm nhiều năm về hóa đơn điện tử, nhân viên chuyên trách của nhà cung ứng không chỉ giải đáp được những câu hỏi của khách hàng về chính sách, quy định mới nhất mà còn tư vấn giải pháp hóa đơn điện tử phù hợp, tiết kiệm thời gian và chi phí triển khai cho doanh nghiệp, tổ chức.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
Là một trong những đơn vị đi tiên phong trong lĩnh vực hóa đơn điện tử nói chung và cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử nói riêng, Công ty Phát triển công nghệ Thái Sơn luôn sẵn sàng tư vấn, hỗ trợ các doanh nghiệp, tổ chức có quan tâm. Phần mềm hóa đơn điện tử của Thái Sơn đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của Tổng cục Thuế, đồng thời phù hợp với đa dạng quy mô, loại hình tổ chức, doanh nghiệp.
Với khả năng tích hợp dữ liệu với các phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm ERP thành một hệ thống hoàn chỉnh cùng nhiều tính năng cao cấp khác như: hỗ trợ quản lý theo mô hình tập trung hoặc phân tán, hỗ trợ truyền nhận dữ liệu giữa các điểm xuất hóa đơn và trung tâm doanh nghiệp, gửi thông tin hóa đơn đến cho khách hàng qua email, SMS…, E-Invoice giúp tối ưu hiệu quả các hoạt động, nghiệp vụ có liên quan của doanh nghiệp.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice hiện được triển khai tại nhiều DN

Thaisonsoft tự hào khi phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice nhận được sự tin tưởng của hàng nghìn doanh nghiệp, tổ chức kinh tế lựa chọn triển khai, bao gồm nhiều thương hiệu hàng đầu có yêu cầu cao như Honda, Samsung, Coca-Cola, Lotte, KFC, Grab, Golden Gates… và đều được khách hàng đánh giá tốt.
Nếu cần tư vấn về hóa đơn điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/