Hóa đơn đầu vào viết sai số tiền bằng chữ được xác định là trường hợp bên mua nhận hóa đơn phát hiện sai số số tiền bằng chữ. Theo đó, bên mua cần xử lý theo quy định để đảm bảo hóa đơn đầu vào hợp lệ và không dẫn đến các rủi ro khi cơ quan thuế thanh tra hóa đơn và rủi ro khác.

Xử lý hóa đơn đầu vào viết sai số tiền bằng chữ.

1. Căn cứ pháp lý xử lý hóa đơn đầu vào viết sai

Hóa đơn, chứng từ viết sai dẫn đến việc khai thuế bị ảnh hưởng hoặc dẫn đến hiểu nhầm. Trên cơ sở luật pháp về hóa đơn chứng từ, kê khai thuế, để xử lý hóa đơn đầu vào viết sai số tiền bằng chữ cần căn cứ theo các văn bản pháp luật gồm:

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 quy định về hóa đơn chứng từ
• Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 hướng dẫn thực hiện một số điều của luật quản lý thuế ngày 13/6/2019, nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ
• Luật quản lý thuế 2019 và các văn bản pháp luật liên quan khác.

2. Xử lý hóa đơn đầu vào viết sai số tiền bằng chữ là hóa đơn giấy

Hóa đơn đầu vào viết sai số tiền bằng chữ là hóa đơn giấy xử lý theo quy định như sau:
Trường hợp: Hóa đơn đã giao cho bên mua nhưng chưa thực hiện kê khai thuế GTGT
Nếu người người mua phát hiện hoá đơn GTGT viết sai nhưng chưa kê khai thuế thì xử lý như sau:

• Bước 1: Bên mua thông báo cho bên bán về hóa đơn viết sai số tiền bằng chữ
• Bước 2: Bên bán lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn.
• Bước 3: Người bán lập lại hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn viết sai, 2 bên kê khai theo hoá đơn mới (không kê khai hoá đơn đã thu hồi).
• Bước 4: Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai.

Trường hợp: Hóa đơn đã giao cho bên mua đã kê khai thuế GTGT
Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót xử lý như sau:

• Bước 1: Bên mua thông báo sai sót cho người bán về  hóa đơn viết sai số tiền bằng chữ

• Bước 2: Người bán và người mua lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót
• Bước 3: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh giá bán/số tiền bằng chữ…, tiền thuế giá trị gia tăng (nếu ghi sai) cho hóa đơn số…, ký hiệu...

Người mua và người bán căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, để kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
Việc thông báo và xử lý hóa đơn viết sai số tiền bằng chữ sẽ giúp bên mua và bên bán đảm bảo các quy định về hóa đơn chứng từ. Bên cạnh đó, bên bán tránh được trường hợp cơ quan thuế phát hiện sai sót có thể dẫn đến bị phạt.

3. Xử lý hóa đơn đầu vào viết sai số tiền bằng chữ là hóa đơn điện tử

Căn cứ theo Khoản 2, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn thì xử lý như sau:

Cách xử hóa đơn đầu vào có sai sót.

Bước 1: Người mua thông báo hóa đơn điện tử có sai sót

• Người mua thông báo cho người bán về việc hóa đơn có sai sót số tiền ghi bằng chữ

Bước 2: Người bán điều chỉnh sai sót

• Trường hợp 1: Người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
• Trường hợp 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ Trường hợp 1. Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Bước 3: Gửi hóa đơn điện tử mới đã điều chỉnh

• Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế)
• Người bán gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế). Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế

3. Lưu ý về quy định chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn

Căn cứ theo quy định tại Khoản 13, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP  quy định về chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn cần lưu ý các điểm chính sau:

Quản lý hóa đơn trên phần mềm Einvoice hạn chế sai sót khi lập hóa đơn.

(1) Chữ viết hiển thị trên hóa đơn là tiếng Việt

• Chữ viết hiển thị trên hóa đơn là tiếng Việt

• Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
• Trường hợp chữ trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu thì các chữ viết không dấu trên hóa đơn phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn.

(2) Chữ số hiển thị trên hóa đơn là chữ số Ả-rập:

• Chữ số Ả-rập được thể hiện trên hóa đơn là 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9.
• Người bán được lựa chọn: sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.), nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị hoặc sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán.

(3) Đồng tiền ghi trên hóa đơn là Đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia là “đ”

• Đồng tiền ghi trên hóa đơn là Đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia là “đ”
• Trường hợp nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối thì đơn giá, thành tiền, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng ngoại tệ, đơn vị tiền tệ ghi tên ngoại tệ.
• Người bán đồng thời thể hiện trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá theo quy định của Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành.

(4) Mã ký hiệu ngoại tệ

Sử dụng mã ký hiệu ngoại tệ theo tiêu chuẩn quốc tế.
Ví dụ:
13.800,25 USD - Mười ba nghìn tám trăm đô la Mỹ và hai mươi nhăm xu;
5.000,50 EUR - Năm nghìn ơ-rô và năm mươi xu.
Lưu ý: Nếu bán hàng hóa phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối và được nộp thuế bằng ngoại tệ thì tổng số tiền thanh toán thể hiện trên hóa đơn theo ngoại tệ, không phải quy đổi ra đồng Việt Nam.
Thông qua hướng dẫn các xử lý hóa đơn đầu vào viết sai số tiền bằng chữ hy vọng sẽ giúp kế toán có thể xử lý tình huống tốt, tránh rủi ro khi có cơ quan thuế kiểm tra. Việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice giúp tối ưu việc lập, quản lý hóa đơn chứng từ, giảm thiểu sai sót đồng thời xử lý lỗi sai nhanh chóng thuận lợi.
Ngoài ra, để được tư vấn thông tin về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.