Trên thực tế, có nhiều lý do khiến kế toán viên không kê khai hóa đơn đầu vào. Nhưng liệu hóa đơn đầu vào không kê khai có vi phạm pháp luật hoặc bị cơ quan thuế phạt vì hành vi làm mất hóa đơn hay không? Chắc hẳn, đều là những câu hỏi thường gặp mà không ít kế toán mới vào nghề băn khoăn.
1. Rủi ro của việc hóa đơn đầu vào không được kê khai
Hóa đơn đầu vào là loại hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ của các đơn vị kinh doanh. Theo quy định tại Điều 15, Thông tư 219/2013/TT-BTC, để được khấu trừ, hóa đơn đầu vào cần đáp ứng những tiêu chí sau:
- Phải có hóa đơn GTGT hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ mua vào;
- Phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hàng hóa, dịch vụ mua vào có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.
Theo đó, hóa đơn đầu vào chỉ được khấu trừ thuế GTGT khi đơn vị kinh doanh có thực hiện kê khai.

Hóa đơn đầu vào không kê khai có được không? Là một trong những câu hỏi khiến doanh nghiệp không khỏi băn khoăn.

Trên thực tế, việc không kê khai hóa đơn đầu vào là hoàn toàn được phép đối với doanh nghiệp. Song, khi không thực hiện kê khai hóa đơn đầu vào, doanh nghiệp có thể sẽ gặp phải một vài rủi ro không đáng có. Cụ thể như sau:
Một là, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt vi phạm làm mất hóa đơn trong trường hợp không thể xuất trình, chứng minh được hóa đơn đầu vào cho các hàng hóa, dịch vụ đã mua khi cơ quan thuế tiến hành thanh, kiểm tra.
Hai là, doanh nghiệp sẽ phải chịu xử phạt vi phạm trốn thuế trong trường hợp không kê khai hóa đơn đầu vào và bị cơ quan thuế chứng minh được đây là hành động nhằm mục đích trốn doanh thu.
Do đó, dù không bắt buộc nhưng việc thực hiện kê khai thuế đối với hóa đơn đầu vào của từng doanh nghiệp là vô cùng cần thiết. Việc làm này không chỉ giúp gia tăng lợi ích cho doanh nghiệp mà còn thể hiện sự tuân thủ quy định pháp luật một cách nghiêm chỉnh của người chủ doanh nghiệp.

2. Quy định xử phạt vi phạm mất hóa đơn

Việc không kê khai hóa đơn đầu sẽ khiến doanh nghiệp phải chịu xử phạt với hành vi vi phạm mất hóa đơn khi cơ quan thuế kiểm tra mà đơn vị kinh doanh không thể xuất trình, chứng minh hóa đơn mua hàng.
Theo quy định tại Điều 26, Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức xử phạt đối với các hành vi vi phạm như làm mất, cháy, hỏng hóa đơn cụ thể như sau:

2.1. Phạt cảnh cáo với các vi phạm:

- Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (trừ liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ;
- Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập sai, đã xóa bỏ và người bán đã lập hóa đơn khác thay thế cho hóa đơn lập sai, xóa bỏ này.

Tùy theo từng hành vi vi phạm như làm mất, cháy, hỏng hóa đơn điện tử, sẽ có những mức xử phạt tương ứng khác nhau

2.2. Phạt tiền từ 3 – 5 triệu đồng

Hình phạt này áp dụng cho các hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ.
Bên cạnh đó, đối với trường hợp này, người mua làm mất, cháy, hỏng hóa đơn sẽ phải có biên bản của người bán và người mua ghi nhận sự việc.

2.3. Phạt tiền từ 4 – 8 triệu đồng

Mức phạt này sẽ áp dụng với các hành vi vi phạm dưới đây:
- Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành, đã mua của cơ quan thuế nhưng chưa lập;
- Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ.
Lưu ý: đối với các trường hợp vi phạm này, bên mua làm mất, cháy, hỏng hóa đơn sẽ cần phải có biên bản của người bán và người mua ghi nhận sự việc.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử.

2.4. Phạt tiền từ 5 – 10 triệu đồng

Mức phạt này sẽ áp dụng với các hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, đã khai, nộp thuế trong quá trình sử dụng hoặc trong thời gian lưu trữ.
Lưu ý: Không áp dụng các vi phạm đã bị xử phạt tại các mục 3.1, 3.2, 3.3 nêu trên.

3. Lưu ý cho doanh nghiệp về tầm quan trọng của việc kê khai hóa đơn đầu vào

Có không ít rủi ro khi không thực hiện kê khai hóa đơn đầu vào

Thực tế, hiện chưa có một văn bản pháp luật nào quy định doanh nghiệp bắt buộc phải kê khai hóa đơn đầu vào. Do đó, có hóa đơn đầu vào nhưng không kê khai không phải là hành vi vi phạm pháp luật.
Tuy nhiên, việc không kê khai hóa đơn đầu vào sẽ gây ảnh hưởng đến chính quyền lợi của doanh nghiệp, khiến các hóa đơn đầu vào không được hưởng khấu trừ thuế GTGT.
Tựu chung lại, nếu doanh nghiệp hoặc đơn vị kinh doanh không muốn thực hiện kê khai hóa đơn đầu vào, hãy lưu ý giữ lại đầy đủ các hóa đơn. Có như vậy, doanh nghiệp của bạn mới chứng minh được hóa đơn cho các dịch vụ, hàng hóa đã mua khi có đợt thanh tra, kiểm tra từ cơ quan thuế.
Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.