Hóa đơn điện tử sai ngày tháng năm là một trong những sai sót điển hình trong quá trình xuất hóa đơn điện tử. Trường hợp này kế toán có thể thực hiện điều chỉnh không và nếu được thì cách xử lý như thế nào? Doanh nghiệp có bị phạt không? Tất cả những thắc mắc xoay quanh vấn đề này sẽ được cung cấp trong bài viết dưới đây.

Cục Thuế Hà Nội hướng dẫn xử lý hóa đơn sai ngày tháng năm.

1. Hướng dẫn của Cục Thuế về điều chỉnh hóa đơn sai ngày

Vấn đề hóa đơn sai ngày chưa có nhiều hướng dẫn tại các văn bản pháp luật. Doanh nghiệp có thể tham khảo thông tin tại các Công văn và các Thông tư, Nghị định hướng dẫn về hóa đơn điện tử.

1.1. Hướng dẫn của cục Thuế Hà Nội về hóa đơn sai ngày

Tại Công văn 13408/CT-TTHT, cục Thuế thành phố Hà Nội hướng dẫn doanh nghiệp xử lý trong trường hợp một số hóa đơn bị sai chỉ tiêu mã số thuế và chỉ tiêu ngày, tháng, năm như sau:

“+ Trường hợp hóa đơn viết sai ngày, tháng, năm phát hành thì hai bên lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót. Đồng thời lập hóa đơn điều chỉnh sai sót, trên hóa đơn ghi rõ nội dung đã ghi sai, nội dung điều chỉnh, số hóa đơn, ký hiệu, ngày tháng năm hóa đơn đã lập cần điều chỉnh.”

Như vậy, theo hướng dẫn này, để điều chỉnh hóa đơn bị sai tiêu chí ngày, tháng, năm, kế toán có thể thực hiện theo 2 bước sau:

- Bước 1: Hai bên Lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn, biên bản điều chỉnh cần ghi rõ lý do thực hiện điều chỉnh.

- Bước 2: Xuất hóa đơn điều chỉnh. Lưu ý: Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ “Điều chỉnh hóa đơn số…, ký hiệu…”.

1.2. Quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Theo Khoản 3, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nội dung hóa đơn điện tử được quy định như sau:

- Hóa đơn phải được lập theo thứ tự liên tục từ nhỏ đến lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.

- Trường hợp có nhiều cơ sở kinh doanh cùng sử dụng một loại hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một hệ thống lập hóa đơn điện tử thì hóa đơn phải được lập theo tứ tự liên tục từ nhỏ đến lớn theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn.

- Trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc nêu trên thì hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian, mỗi hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng duy nhất một lần, tối đa 8 chữ số.

1.3. Hướng dẫn điều chỉnh ngày của Cục Thuế Hà nội

Theo Công văn số 391/CTHN-TTHT về việc hóa đơn giá trị gia tăng điều chỉnh ngày của Hợp tác xã Thành Công, cục Thuế hướng dẫn:

Hợp tác xã Thành Công cung cấp dịch vụ vận chuyển và xử lý rác thải sinh hoạt thì:

- Thời điểm lập hóa đơn được xác định là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

- Trường hợp người cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền theo quy định tại Khoản 2, Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

=> Trường hợp Hợp tác xã Thành Công lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì thực hiện xử phạt theo quy định tại Điều 24, Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Như vậy, vì mỗi cơ quan Thuế có hướng dẫn xử lý khác nhau nên để biết cách xử lý chính xác nhất, doanh nghiệp vui lòng liên hệ cục Thuế phụ trách trực tiếp để được hướng dẫn xử lý hóa đơn sai ngày tháng năm chính xác cho trường hợp cụ thể.

>> Có thể bạn quan tâm: Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Hóa đơn xuất sai thời điểm có bị phạt không?

Hóa đơn xuất sai thời điểm có thể bị phạt.

Vấn đề xử phạt hành vi quy định về lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được quy định tại Điều 24, Nghị định 125/2020/NĐ-CP, trong đó hành vi lập hóa đơn sai thời điểm:

- Không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ về thuế và có tình tiết giảm nhẹ: Phạt cảnh cáo.

- Không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ về thuế, không có tình tiết giảm nhẹ: Phạt tiền từ 3 triệu đồng đến 5 triệu đồng.

- Các trường hợp khác trừ hai trường hợp nêu trên: Phạt tiền từ 4 triệu đồng đến 8 triệu đồng (trường hợp quy định tại Khoản 4, Điều 24, Nghị định 125/2020/NĐ-CP).

Lưu ý: Các mức phạt trên đây áp dụng với tổ chức theo Khoản 4, Điều 7, Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Đồng thời, đối với cùng một hành vi vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn thì mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân, trừ mức phạt tiền đối với hành vi quy định tại Điều 16, Điều 17 và Điều 18 Nghị định này.

3. Hóa đơn xuất sai thời điểm có được tính vào chi phí không?

Hóa đơn sai thời điểm vẫn có thể tính vào chi phí nếu đủ điều kiện.

Theo Điều 6, Thông tư 78/2014/TT-BTC sửa đổi bởi Điều 4, Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN:

“1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.”

Mặt khác, theo Công văn 2731/TCT-CS ghi nhận chi phí đối với hóa đơn lập không đúng thời điểm và công văn 2866/CT-TTHT về tính chi phí được trừ đối với hóa đơn xuất sai thời điểm do Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh ban hành:

- Đối với bên mua: Hóa đơn lập sai thời điểm vẫn được tính vào chi phí khi tính thuế TNDN và kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào, với điều kiện đảm bảo  việc mua bán là đúng thực tế; có hóa đơn, chứng từ thanh toán đầy đủ; bên bán đã kê khai, nộp thuế đầy đủ.

- Đối với bên bán: Sẽ bị xử phạt về hành vi lập hóa đơn sai thời điểm, tùy vào từng trường hợp mà mức phạt sẽ khác nhau (Như mục 2).

Như vậy, vấn đề xử lý hóa đơn sai ngày tháng năm tùy thuộc theo từng trường hợp. Doanh nghiệp có thể tham khảo hướng dẫn điều chỉnh của cục Thuế Hà Nội nêu trên hoặc để đảm bảo tính chính xác nhất, doanh nghiệp vui lòng liên hệ cục Thuế quản lý trực tiếp để được hướng dẫn trực tiếp.

Ngoài ra, để nhận tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/