Doanh nghiệp mua gói ChatGPT Business của OpenAI nhận được hóa đơn có ghi thuế GTGT 10%. Vậy khoản thuế này có được kê khai khấu trừ không, và chi phí mua dịch vụ có được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN?

1. Hóa đơn ChatGPT Business ghi thuế GTGT 10% có được khấu trừ không?

Nhiều doanh nghiệp khi mua gói ChatGPT Business từ nhà cung cấp nước ngoài sẽ nhận được hóa đơn/chứng từ thanh toán có ghi khoản thuế GTGT 10%, kèm theo chứng từ thanh toán qua ngân hàng hoặc thẻ doanh nghiệp.

Vấn đề thường gặp là: hóa đơn có ghi VAT 10% thì doanh nghiệp có được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào không?

Theo hướng dẫn tại Công văn 3433/VLO-QLDN1, trường hợp doanh nghiệp chỉ có các giấy tờ sau thì khoản thuế GTGT 10% ghi trên hóa đơn/chứng từ này không đủ điều kiện để kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào:

• Hóa đơn/chứng từ do nhà cung cấp nước ngoài phát hành.
• Trên hóa đơn/chứng từ có ghi khoản thuế GTGT 10%.
• Có chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
• Nhưng không có hóa đơn GTGT theo quy định của pháp luật Việt Nam hoặc chứng từ nộp thuế thay cho phía nước ngoài;

Lý do là hóa đơn/chứng từ do nhà cung cấp nước ngoài phát hành nếu chưa đáp ứng đúng quy định về hình thức, nội dung hóa đơn theo pháp luật Việt Nam thì không được xác định là hóa đơn điện tử hợp pháp tại Việt Nam. Vì vậy, dù trên hóa đơn/chứng từ có thể hiện dòng thuế GTGT 10%, doanh nghiệp vẫn chưa có đủ căn cứ để khấu trừ khoản thuế này.

Doanh nghiệp cần lưu ý: hóa đơn nước ngoài có ghi VAT 10% không đồng nghĩa với hóa đơn GTGT hợp lệ để khấu trừ thuế tại Việt Nam.

2. Vì sao hóa đơn nước ngoài không đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT?

Để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, doanh nghiệp không chỉ cần có chứng từ mua hàng, mà chứng từ đó phải đáp ứng đúng điều kiện theo quy định pháp luật về thuế GTGT.

Thông thường, doanh nghiệp cần có một trong các loại chứng từ sau:

• Hóa đơn GTGT mua hàng hóa, dịch vụ.
• Chứng từ nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu.
• Chứng từ nộp thuế GTGT thay cho phía nước ngoài theo quy định.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp pháp luật yêu cầu.

Trong khi đó, hóa đơn do nhà cung cấp nước ngoài phát hành thường là chứng từ thương mại để xác nhận giao dịch, số tiền phải thanh toán và thông tin dịch vụ đã mua. Chứng từ này không đương nhiên được xem là hóa đơn GTGT hợp pháp tại Việt Nam.

Điểm khác biệt quan trọng nằm ở yêu cầu về hình thức và nội dung hóa đơn. Hóa đơn GTGT hợp pháp tại Việt Nam phải đáp ứng các tiêu chí theo quy định của pháp luật Việt Nam về hóa đơn, chứng từ. Nếu hóa đơn nước ngoài chưa đáp ứng các tiêu chí này, doanh nghiệp không thể dùng riêng hóa đơn đó để kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Ngoài ra, với một số giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ từ nhà cung cấp nước ngoài, chứng từ nộp thuế thay cho phía nước ngoài cũng là căn cứ quan trọng để xem xét khấu trừ thuế GTGT. Vì vậy, doanh nghiệp cần phân biệt rõ giữa hóa đơn nước ngoài và chứng từ nộp thuế thay.

Ví dụ, nếu doanh nghiệp chỉ có hóa đơn mua gói ChatGPT Business từ nhà cung cấp nước ngoài và sao kê thanh toán qua ngân hàng, bộ hồ sơ này có thể phục vụ việc chứng minh khoản chi phát sinh. Tuy nhiên, nếu không có hóa đơn GTGT hợp lệ hoặc chứng từ nộp thuế thay theo quy định, doanh nghiệp chưa đủ điều kiện để kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

3. Chi phí mua ChatGPT Business có được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN không?

Mặc dù khoản thuế GTGT ghi trên hóa đơn nước ngoài không đủ điều kiện để kê khai khấu trừ, chi phí mua ChatGPT Business vẫn có thể được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đủ điều kiện theo quy định.

Nói cách khác, doanh nghiệp cần tách riêng vấn đề không được khấu trừ VAT không có nghĩa là toàn bộ khoản chi mua ChatGPT Business bị loại khỏi chi phí được trừ.

3.1. Điều kiện để chi phí mua ChatGPT Business được tính vào chi phí được trừ

Về nguyên tắc, khoản chi mua ChatGPT Business có thể được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng các điều kiện cơ bản sau:

• Là khoản chi thực tế phát sinh.
• Có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định.
• Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu khoản thanh toán thuộc trường hợp bắt buộc.
• Có hồ sơ chứng minh dịch vụ được sử dụng phục vụ hoạt động của doanh nghiệp.

Trong thực tế, ChatGPT Business có thể được doanh nghiệp sử dụng cho nhiều mục đích như nghiên cứu thông tin, hỗ trợ tiếp thị (marketing), chăm sóc khách hàng, lập trình, phân tích dữ liệu, xây dựng tài liệu nội bộ hoặc đào tạo nhân sự. Nếu chứng minh được việc sử dụng này phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh, khoản chi sẽ có cơ sở để xem xét tính vào chi phí được trừ.

3.2. Doanh nghiệp nên lưu những hồ sơ gì?

Để hạn chế rủi ro khi quyết toán thuế, doanh nghiệp nên lưu đầy đủ hồ sơ liên quan đến việc mua và sử dụng ChatGPT Business, gồm:

• Hóa đơn/chứng từ do nhà cung cấp nước ngoài phát hành.
• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng hoặc thẻ doanh nghiệp.
• Email xác nhận mua gói, gia hạn hoặc thanh toán dịch vụ.
• Điều khoản sử dụng, thông tin gói dịch vụ hoặc tài liệu thể hiện nội dung dịch vụ đã mua.
• Quyết định, đề xuất hoặc phê duyệt nội bộ về việc sử dụng công cụ AI trong doanh nghiệp nếu có.
• Tài liệu chứng minh ChatGPT Business được sử dụng cho công việc như kế hoạch marketing, nội dung nghiên cứu, tài liệu đào tạo, báo cáo phân tích, tài liệu kỹ thuật hoặc các sản phẩm công việc liên quan.

Như vậy, chi phí mua ChatGPT Business không mặc nhiên bị loại chỉ vì khoản VAT ghi trên hóa đơn nước ngoài không được khấu trừ. Điều quan trọng là doanh nghiệp cần chứng minh được khoản chi thực tế phát sinh, phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh và có hồ sơ, chứng từ phù hợp.

4. Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi mua dịch vụ từ OpenAI hoặc nhà cung cấp nước ngoài?

Khi mua ChatGPT Business hoặc các dịch vụ số từ nhà cung cấp nước ngoài, doanh nghiệp không nên kê khai khấu trừ thuế GTGT chỉ dựa trên hóa đơn nước ngoài có ghi VAT. Trước khi kê khai, cần kiểm tra khoản thuế này có đủ điều kiện khấu trừ theo quy định của pháp luật Việt Nam hay không.

Một số điểm doanh nghiệp nên lưu ý gồm:

• Kiểm tra nhà cung cấp nước ngoài đã đăng ký thuế tại Việt Nam hay chưa.
• Xác định doanh nghiệp có thuộc trường hợp phải kê khai, nộp thuế thay cho nhà cung cấp nước ngoài hay không;
• Không tự động kê khai khấu trừ thuế GTGT chỉ vì hóa đơn nước ngoài có ghi VAT.
• Lưu đầy đủ hồ sơ thanh toán, thông tin gói dịch vụ và tài liệu chứng minh mục đích sử dụng dịch vụ.
• Trao đổi với bộ phận kế toán hoặc đơn vị tư vấn thuế trước khi kê khai các khoản thuế ghi trên hóa đơn nước ngoài.

Nguyên tắc này không chỉ áp dụng với ChatGPT Business, mà còn phù hợp với nhiều dịch vụ số xuyên biên giới khác như phần mềm, nền tảng AI, dịch vụ quảng cáo, lưu trữ đám mây, công cụ quản lý công việc, nền tảng thiết kế hoặc các công cụ làm việc trực tuyến.

Việc rà soát kỹ chứng từ ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro kê khai sai thuế GTGT, đồng thời có đủ hồ sơ để ghi nhận chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.

Tóm lại, hóa đơn ChatGPT Business có ghi thuế GTGT 10% nhưng nếu không đáp ứng điều kiện theo quy định thì doanh nghiệp không được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Tuy nhiên, khoản chi mua ChatGPT Business vẫn có thể được tính vào chi phí được trừ nếu phục vụ hoạt động kinh doanh và có đầy đủ hồ sơ, chứng từ thanh toán phù hợp.

Dương Thúy.