Xu hướng hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy đang ngày càng phổ biến trong các doanh nghiệp. Đặc biệt, với quy định bắt buộc hoàn thành chuyển đổi HĐĐT trước ngày 01/11/2020 của Bộ Tài chính trong Thông tư 68/2019/TT-BTC thì hóa đơn điện tử đang trở thành phương thức hóa đơn tất yếu của mọi doanh nghiệp kinh doanh.

Hóa đơn điện tử đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn là chứng từ kế toán do các tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ tiến hành lập để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của luật kế toán.

Hóa đơn điện tử là gì?

Thực chất, hóa đơn điện tử cũng mang bản chất là hóa đơn nhưng được ứng dụng công nghệ điện tử, được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo đúng quy định pháp luật bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Hiện nay, hóa đơn điện tử thường được chia thành hai loại: hóa đơn có mã của cơ quan thuế và hóa đơn không có mã của cơ quan thuế.
Với những hóa đơn có mã của cơ quan thuế, mã này trên hóa đơn điện tử sẽ được hiển thị bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất và chuỗi ký tự được cơ quan thuế tạo ra dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

2. Những lợi ích của hóa đơn điện tử

2.1. Lợi ích hóa đơn điện tử đối với các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp nộp thuế

Kế từ khi bắt đầu triển khai thực hiện hóa đơn điện tử đến nay, phương thức hóa đơn điện tử đã và đang ngày càng chứng tỏ được ưu điểm và những lợi ích to lớn, vượt trội nó mang lại cho các doanh nghiệp.

Doanh nghiệp hưởng nhiều lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử.

Tiết kiệm đến 90% chi phí so với hóa đơn giấy

Đầu tiên, hóa đơn điện tử hiện được ví như chiếc chìa khóa vàng giúp các doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí, gia tăng lợi ích trong kinh doanh. Điều này được thể hiện qua những con số rất rõ ràng trong nhiều nghiên cứu hay báo cáo:
- Rút ngắn hơn 70% các bước quy trình phát hành hóa đơn điện tử.
- Giảm thiểu đến 90% các tranh chấp liên quan hóa đơn.
- Rút ngắn tới 99% thời gian thanh toán, quản lý hóa đơn.
- Tiết kiệm hơn 80% chi phí cho mỗi hóa đơn và hơn 3.000 tỷ đồng cho tổng chi phí hóa đơn hàng năm của các doanh nghiệp.

Giảm thiểu tối đa rủi ro hóa đơn

Nếu như trước đây, việc sử dụng hóa đơn giấy đi kèm với nhiều rủi ro như: cháy, mất, hỏng hóa đơn,... thì với hóa đơn điện tử, các rủi ro này được xóa bỏ hoàn toàn cho các doanh nghiệp.
Bởi, toàn bộ hóa đơn của doanh nghiệp đều được lập, xuất và lưu trữ trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử. Hệ thống này có khả năng phân quyền đối với người sử dụng. Không chỉ vậy, khi muốn hủy hay xóa dữ liệu hóa đơn thì cũng phải có sự đồng ý của các bên theo quy định nên việc bị xóa, hủy hay mất hóa đơn điện tử là điều rất khó xảy ra.

Dễ dàng lưu trữ, kiểm tra, quản lý hóa đơn mọi lúc mọi nơi

Hiện nay, hầu hết các phần mềm hóa đơn điện tử uy tín như E-invoice đều cho phép người dùng có thể thoải mái lưu trữ hóa đơn điện tử tới 10 năm, thậm chí là vĩnh viễn tùy vào thỏa thuận của doanh nghiệp với nhà cung cấp. Do đó, bất cứ khi nào muốn, doanh nghiệp đều có thể kiểm tra và quản lý hóa đơn mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị chỉ với những thao tác rất đơn giản.

Tự động gửi email hóa đơn điện tử cho KH

Thay vì phải chuyển qua đường bưu điện hay giao tận đến tận nơi hóa đơn đã xuất cho doanh nghiệp khách hàng, tính năng tự động gửi email cho khách hàng ngay sau khi nhấn xuất được tích hợp trong các phần mềm hóa đơn điện tử có thể giúp các doanh nghiệp thuận tiện hơn với nghiệp vụ này. Nhờ đó, công việc của kế toán các doanh nghiệp cũng phần nào được giảm nhé, tình trạng quên gửi hóa đơn cho khách hàng cũng không còn có thể xảy ra.

Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu

Khi sử dụng, một trong những ưu điểm không thể phủ nhận của hóa đơn điện tử đó là quá trình xử lý nhanh, các thông tin trên hóa đơn được liên kết trực tiếp với hệ thông kế toán và cả hệ thông thanh toán của doanh nghiệp. Do đó, việc hạch kế toán, đối chiếu dữ kiệu với các kế toán cũng trở nên dễ dàng, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian hơn nếu doanh nghiệp sử dụng phương thức hóa đơn điện tử.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

2.2. Lợi ích hóa đơn điện tử đối với cơ quan thuế

Không chỉ các tổ chức, doanh nghiệp mà chính cơ quan thuế cũng nhận được nhiều lợi ích khi ngày càng nhiều doanh nghiệp chuyển đổi sang sử dụng loại hình hóa đơn điện tử.

Cơ quan thuế dễ dàng quản lý hơn khi doanh nghiệp áp dụng hóa đơn điện tử.

Thứ nhất, việc phương thức hóa đơn điện tử dần thay thế hóa đơn giấy đã giúp cho các giao dịch trong cơ quan thuế được số hóa, hiện đại hóa hơn. Thay vì phải quản trị cả kho hóa đơn, chứng từ giao dịch như trước, giờ đây, tất cả đã được áp dụng công nghệ thông tin để thu tập, tổng hợp, báo cáo dữ liệu trên hệ thống diện tử, cách sử dụng, lưu trữ, quản lý cũng trở nên vô cùng dễ dàng.
Thứ hai, việc triển khai sử dụng rộng rãi hóa đơn điện tử đã tạo điều kiện cho cơ quan Thuế xây dựng và chuẩn hóa đơn cơ sở dữ liệu về hóa đơn, phục vụ đắc lực hơn cho các công tác thanh tra, kiểm tra, hoàn thuế hay phân tích rủi ro doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh. Bên cạnh đó, điều này cũng tạo điều kiện thuận lợi cho các cơ quan Hải quan tại các cửa khẩu, sân bay nhanh chóng có thông tin để thực hiện hoàn thuế.
Thứ ba, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã góp phần giúp cơ quan thuế kịp thời ngăn chặn hóa đơn của những doanh nghiệp bỏ trốn, mất tích; đẩy lùi nạn làm giả hóa đơn, tạo môi trường cạnh tranh lành mạnh cho các doanh nghiệp, thúc đẩy thương mại điện tử phát triển.

3. Doanh nghiệp có bắt buộc phải chuyển đổi hóa đơn điện tử hay không?

Lợi ích to lớn là vậy song nhiều cá nhân, doanh nghiệp vẫn thắc mắc có cần thiết phải sử dụng hóa đơn điện tử hay không.
Căn cứ theo Thông tư số 68 mới ban hành gần đây nhất của Bộ Tài chính về hóa đơn điện tử thì từ ngày 01/11/2020, toàn bộ các tổ chức, doanh nghiệp phải hoàn thành chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử. Các tổ chức, doanh nghiệp vi phạm quy định sẽ bị xử phạt theo quy định pháp luật hiện hành.
Như vậy, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử là bắt buộc, thời hạn cuối cùng để doanh nghiệp chuyển đổi chính là ngày 31/10/2020. Nếu doanh nghiệp bạn phân vân, thắc mắc hay chưa lựa chọn được phần mềm hóa đơn điện tử uy tín để tiến hành chuyển đổi thì có thể tham khảo ngay phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của ThaisonSoft.
Mọi thắc mắc liên quan đến lợi ích của hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn thêm về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ ngay:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/