Có thể sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế hay không, những trường hợp nào có thể sử dụng hóa đơn để khấu trừ thuế là những thắc mắc mà doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử thường gặp phải. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin cụ thể để giải đáp những thắc mắc trên.

1. Sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế

Việc triển khai hóa đơn điện tử đang có những chuyển biến tích cực trong những năm gần đây. Rất nhiều doanh nghiệp đã chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, không chỉ bởi những lợi ích trực tiếp về chi phí, thời gian cho doanh nghiệp mà còn bởi sự tiện lợi cho khách mua hàng mà hóa đơn điện tử mang lại.

Hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và khách mua hàng. 

Mặc dù vậy, các doanh nghiệp mới sử dụng hóa đơn điện tử cũng gặp phải khó khăn nhất định khi nhiều khách hàng đã quá quen với hình thức hóa đơn giấy và lo ngại về sự thay đổi trong thủ tục liên quan đến nghiệp vụ kê khai thuế. Trên thực tế, việc kê khai thuế với hóa đơn điện tử không khác biệt nhiều so với hóa đơn giấy. Doanh nghiệp có thể tham khảo các thông tin dưới đây để có thông tin chi tiết.

2. Hóa đơn điện tử có thể dùng để kê khai thuế không?

Hóa đơn điện tử là hình thức hóa đơn được công nhận hợp pháp. Căn cứ pháp lý của hóa đơn điện tử được quy định tại Khoản 1 và Khoản 3 Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC. Theo đó, hóa đơn điện tử có đầy đủ giá trị pháp lý như hóa đơn giấy khi tuân thủ các điều kiện dưới đây:

• Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
• Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
• Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Như vậy, có thể thấy rằng hóa đơn điện tử hoàn toàn hợp pháp và được phép sử dụng để hạch toán, kê khai và khấu trừ thuế. Việc sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế về cơ bản không khác so với hóa đơn giấy.
Khách hàng cũng cần lưu ý việc kê khai thuế sẽ phụ thuộc vào ngày lập hóa đơn điện tử. Nói cách khác, nếu gặp trường hợp hóa đơn điện tử có ngày lập khác ngày ký thì cá nhân, doanh nghiệp hay tổ chức nhận hóa đơn cần căn cứ vào ngày lập để thực hiện kê khai thuế.

3. Một số điều kiện khấu trừ thuế khi kê khai hóa đơn điện tử

Khách hàng có thể sử dụng hóa đơn điện tử như căn cứ khấu trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện được quy định tại Khoản 1 Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC, cụ thể:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế giá trị gia tăng) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thường là thanh toán qua ngân hàng, thanh toán bù trừ giữa giá trị hàng hóa, bù trừ công nợ như vay mượn tiền, ủy quyền qua bên thứ ba…thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Khách hàng được khấu trừ thuế nếu đáp ứng những yêu cầu nhất định về khoản chi.
 

4. Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử có thể dùng để kê khai thuế không?

Bên cạnh việc sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế, khách hàng cũng có thể yêu cầu bên bán cung cấp hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử để kê khai thuế.
Theo Khoản 1 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC, người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán, nếu đáp ứng đủ các điều kiện:

• Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc
• Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
• Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi bao gồm các thông tin: dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc - hóa đơn nguồn (ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi, thời gian thực hiện chuyển đổi.
Hi vọng với những thông tin trên, doanh nghiệp sẽ có thể nắm vững các quy định về kê khai hóa đơn điện tử và giải quyết được thắc mắc của khách hàng nhận hóa đơn điện tử về các vấn đề liên quan đến kê khai, khấu trừ thuế.
Để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất trong quá trình triển khai hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nên hợp tác với đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín.
Công ty Phát triển phần mềm Thái Sơn tự hào là một trong những đơn vị đầu ngành cung cấp giải pháp tổng thể về hóa đơn điện tử. Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice được Tổng cục Thuế chứng nhận đáp ứng đầy đủ yêu cầu chất lượng.

Hóa đơn điện tử E-Invoice được Tổng cục Thuế thẩm định chất lượng.

Không chỉ vậy, phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice cung cấp nhiều tính năng vượt trội như tạo lập và gửi nhận hóa đơn khép kín, quản lý theo mô hình tập trung hoặc phân tán, hỗ trợ truyền nhận dữ liệu giữa các chi nhánh, cho phép tích hợp với CRM, ERP sẵn có tại doanh nghiệp.
Với hơn 15 năm kinh nghiệm, 5 văn phòng trên cả nước cùng đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ 24/7, E-Invoice của Thái Sơn đã và đang là đối tác của nhiều đơn vị doanh nghiệp hàng đầu. Nổi bật trong số đó là các tên tuổi lớn như AEON, KFC, Lotte, Honda, Lazada, Grab, CJ CGV…
Nếu cần tư vấn thêm về hóa đơn điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
• Hotline: 1900 4767 hoặc 1900 4768
• Tel: 024.3754.5222
• Website: https://einvoice.vn/