Doanh nghiệp cần làm gì nếu xảy ra sự cố khi sử dụng hóa đơn điện tử?

13/03/2019 08:59

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, bên cạnh những sự cố chủ quan thì doanh nghiệp cũng thường gặp các sự cố khách quan như lỗi hệ thống, lỗi phần mềm hóa đơn. Cách xử lý sự cố này được Bộ Tài chính hướng dẫn chi tiết trong Dự thảo Thông tư hướng dẫn Nghị định 119 mới đây.

>>> Nghị quyết 01/NQ-CP: Năm 2019 Hà Nội, TP.HCM đặt mục tiêu 100% doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử

>>> Hoàn thành việc chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử trước ngày 1/11/2020​

Quy định về xử lý sự cố hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP

Sự cố khách quan như lỗi cấp mã hóa đơn điện tử, trục trặc phần mềm hóa đơn điện tử là điều mà doanh nghiệp sẽ có lúc gặp phải trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử. Cách xử lý những sự cố này đã được quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Cụ thể, Điều 19 của Nghị định 119 quy định:

“1. Trường hợp người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng gặp sự cố dẫn đến không sử dụng được hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì thông báo với cơ quan thuế để hỗ trợ xử lý sự cố. Trong thời gian xử lý sự cố người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì đến cơ quan thuế để sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

2. Bộ Tài chính hướng dẫn cụ thể việc xử lý sự cố trong trường hợp do lỗi hệ thống cấp mã của cơ quan thuế và xây dựng các phương án dự phòng đảm bảo việc cấp mã hóa đơn được liên tục, thường xuyên (24/7).”

Doanh nghiệp có thể gặp phải sự cố khách quan trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử

Để giúp doanh nghiệp hiểu rõ cách thực hiện quy định về xử lý sự cố hóa đơn điện tử nói riêng và 18 điều mà Nghị định 119 giao Bộ Tài chính hướng dẫn chi tiết nói chung, vừa qua Bộ Tài chính đã đăng tải dự thảo Thông tư hướng dẫn thi hành Nghị định 119 trên cổng thông tin của Bộ.

Theo đó, Căn cứ quy định của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, tại Điều 16 dự thảo Thông tư  Bộ Tài Chính đã đưa ra chỉ dẫn rõ hơn cho các doanh nghiệp về phương pháp xử lý sự cố hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, đồng thời bổ sung hướng dẫn cho cả doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế và hướng dẫn thực hiện cho các cơ quan, bộ ngành thuế.

Hướng dẫn xử lý sự cố hóa đơn điện tử của Bộ Tài chính

Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

  • Trường hợp người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gặp sự cố dẫn đến không sử dụng được hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì thông báo với cơ quan thuế để hỗ trợ xử lý sự cố. Trong thời gian xử lý sự cố người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế có thể đến trực tiếp cơ quan thuế để sử dụng.
  • Nếu sự cố gây ra bởi lỗi hệ thống của cơ quan thuế thì Tổng cục Thuế thực hiện thông báo về sự cố, thông báo về việc hoạt động trở lại của hệ thống trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế.
  • Tổng cục Thuế thực hiện ủy quyền cấp mã hóa đơn của cơ quan thuế cho một số tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đủ điều kiện để thông báo công khai trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế. Trong thời gian xảy ra sự cố, đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì người bán thực hiện gửi hóa đơn điện tử đến tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế ủy quyền để cấp mã hóa đơn.

Doanh nghiệp gặp sự cố hóa đơn điện tử cần thông báo cho cơ quan thuế để được hỗ trợ

Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Trong thời gian xảy ra sự cố, người bán hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ truyền dữ liệu hóa đơn tạm thời chưa gửi dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế. Sau khi nhận được thông báo của cơ quan thuế về việc Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoạt động trở lại, người bán, tổ chức cung cấp dịch vụ truyền dữ liệu hóa đơn thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.

Khi xảy ra sự cố khách quan do lỗi hệ thống của cơ quan thuế dẫn đến việc chậm trễ gửi dữ liệu hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ không phải chịu bất ký vi phạm hành chính nào trong lĩnh vực thuế và hóa đơn.

Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị nào?

Trên thực tế, đa số các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử thông qua hình thức hợp tác với đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử từ các đơn vị cung cấp trung gian giúp doanh nghiệp dễ dàng tối ưu hóa việc áp dụng hóa đơn điện tử để phù hợp hơn với mô hình, lĩnh vực kinh doanh. Đồng thời, khi xảy ra sự cố chủ quan hay khách quan trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ giải quyết một cách kịp thời, nhanh chóng.

Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là một trong những đơn vị uy tín tại Việt Nam tiên phong trong lĩnh vực cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Sản phẩm của Thái Sơn, phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice đáp ứng hoàn toàn yêu cầu về nghiệp vụ, được Tổng cục Thuế chứng nhận chất lượng.

E-Invoice giúp doanh nghiệp nâng cao hiểu quả hoạt động, hiệu quả kinh doanh

Không chỉ vậy, E-Invoice còn có những tính năng ưu việt, vượt trội giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động như:

  • Hỗ trợ truyền nhận dữ liệu giữa các chi nhánh công ty, giữa tổng công ty và các công ty con
  • Phê duyệt hóa đơn, gửi hóa đơn đi xác thực theo lô nhiều hóa đơn cùng một lúc
  • Quản lý gửi và xác nhận hóa đơn cho khách hàng qua email, SMS
  • Tính năng cổng ký tiện dụng: một chữ ký số dùng được cho nhiều điểm xuất hóa đơn
  • Tích hợp truyền nhận dữ liệu từ các hệ thống CRM, ERP, phần mềm kế toán và các phần mềm có sẵn tại doanh nghiệp
  • Công nghệ xác thực hóa đơn trực tuyến, chống làm giả hóa đơn.
  • Giải pháp tư vấn thiết lập mẫu hóa đơn màu mà không cần dùng máy in màu

Chính vì vậy mà E-Invoice đã và đàng được tin tưởng sử dụng bởi nhiều doanh nghiệp trong nước, nổi bật trong đó là những tên tuổi lớn như Coca Cola, Grab, Unicharm, Golden Gate, KFC, Lotte....

Để tìm hiểu thêm về E-Invoice, quý khách vui lòng liên hệ:

Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn
Địa chỉ: Số 11 Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
Hotline: 19004767 hoặc 19004768
Tel: 024.3754.5222
Website: https://einvoice.vn
Fanpage: Hóa đơn điện tử E-Invoice

>>> Vì sao các thương hiệu lớn lựa chọn hóa đơn điện tử Thái Sơn?

>>> Lời giải cho bài toán triển khai hoá đơn điện tử tại doanh nghiệp FDI​