Hóa đơn điện tử được xem là trợ thủ đắc lực của các doanh nghiệp với những lợi ích về chi phí, thủ tục, thời gian... Chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử trở thành yêu cầu cấp thiết của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều tổ chức, doanh nghiệp vẫn còn ngần ngại việc sử dụng hóa đơn điện tử.
Nghị định số 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ cho phép các doanh nghiệp tự lựa chọn triển khai áp dụng hóa đơn điện tử và thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế. Sau 8 năm thực hiện, hóa đơn điện tử đã cho thấy những lợi ích vượt trội so với hóa đơn giấy như: tinh giảm thủ tục và thời gian lập, phát hành và quản lý hóa đơn, giảm thiểu chi phí liên quan đến hóa đơn cho doanh nghiệp, hạn chế tình trạng giả mạo hóa đơn…

Hóa đơn điện tử mang lại những lợi ích rõ rệt cho doanh nghiệp. 

Để thúc đẩy các doanh nghiệp tại Việt Nam chuyển hoàn toản từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, Chính phủ mới đây đã ban hành Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Theo đó, tới tháng 11/2020, toàn bộ các doanh nghiệp Việt Nam phải hoàn tất việc triển khai hóa đơn điện tử. Nghị định đặt ra lộ trình 24 tháng để các doanh nghiệp có thời gian chuẩn bị cơ sở hạ tầng và con người để áp dụng hóa đơn điện tử.
Mặc dù vậy, vẫn còn nhiều doanh nghiệp còn ngần ngại, chần chừ chưa áp dụng hóa đơn điện tử bởi những lý do khác nhau.

1. Những lý do khiến doanh nghiệp do dự triển khai hóa đơn điện tử

1.1. Doanh nghiệp thiếu thông tin và sự hỗ trợ cần thiết về hóa đơn điện tử

Một số doanh nghiệp lo sợ những sự cố có thể xảy ra trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử như mất điện, mất Internet dẫn đến mất dữ liệu, vấn đề bảo mật không được bảo đảm…. ảnh hưởng tới công việc kinh doanh. Bên cạnh đó, doanh nghiệp không có đủ kênh thông tin tham khảo hay được tư vấn đầy đủ về các vấn đề cần xử lý trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử như chỉnh sửa, thu hồi, điều chỉnh hóa đơn hay xuất trình khai báo trong quá trình vận chuyển hàng… nên vẫn còn chần chừ chưa chuyển đổi từ hóa đơn giấy truyền thống sang hóa đơn điện tử.
Các vấn đề khác như chứng thư số, kết nối với Cơ quan Thuế cũng là những khái niệm mới mẻ khiến doanh nghiệp ngần ngại sử dụng hóa đơn điện tử. Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể liên hệ các đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín để được tư vấn, giải đáp và hỗ trợ đầy đủ.

1.2. Lo ngại tâm lý chưa quen thuộc với hóa đơn điện tử của khách hàng

Mặc dù ngày càng có nhiều doanh nghiệp nhận ra việc sử dụng hóa đơn điện tử mang lại lợi ích vượt trội so với hóa đơn giấy, tuy nhiên các khách hàng của doanh nghiệp đa số đã quá quen với hình thức hóa đơn truyền thống. Điều này vô hình chung gây trở ngại tới việc áp dụng hóa đơn điện tử bởi các doanh nghiệp cảm thấy khó khăn, có tâm lý ngại giải thích cho khách hàng hiểu thế nào là hóa đơn điện tử. Bên cạnh đó, họ không nắm được thông tin và hỗ trợ về hóa đơn điện tử, do đó không thể trả lời những thắc mắc của khách hàng một cách trọn vẹn.
Không chỉ vậy, những khách hàng chưa biết tới hóa đơn điện tử thường nảy sinh lo ngại về tính pháp lý của hóa đơn điện tử. Họ nghi ngại không biết được hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý trước cơ quan chức năng hay không, và có thể hoàn toàn thay thế chức năng của hóa đơn giấy hay không. Tâm lý lo ngại của khách hàng tác động trực tiếp tới doanh nghiệp bởi rõ ràng không doanh nghiệp nào muốn phải nhận phàn nàn hay khách hàng mình gặp khó khăn.

Nhiều doanh nghiệp vẫn còn do dự áp dụng hóa đơn điện tử.

1.3. Chưa nắm rõ các yêu cầu về cơ sở hạ tầng, con người để chuyển sang hóa đơn điện tử

Lý do tiếp theo khiến các doanh nghiệp còn ngần ngại việc sử dụng hóa đơn điện tử là lo lắng về hệ thống cơ sở hạ tầng, con người và ảnh hưởng của sự thay đổi công nghệ. Điều này đặc biệt đúng đối với những doanh nghiệp kinh doanh có quy mô vừa và nhỏ. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường gặp khó khăn hơn những doanh nghiệp lớn trong việc áp dụng phát triển công nghệ, hòa nhập với cách mạng 4.0, đồng thời thường lo ngại rằng áp dụng công nghệ mới sẽ tốn kém nhiều chi phí đầu tư cho cơ sở hạ tầng và đào tạo con người.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

1.4. Lo ngại về khả năng tích hợp với hệ thống quản lý có sẵn

Sự băn khoăn về khả năng tích hợp với phần mềm sẵn có cũng là lý do mà nhiều doanh nghiệp vẫn còn chần chừ chưa sử dụng hóa đơn điện tử. Đặc biệt là đối với các doanh nghiệp có chuỗi hoạt động quy mô lớn, tích hợp hóa đơn điện tử với các phần mềm sẵn có là vô cùng quan trọng. Việc không có khả năng tích hợp với phần mềm sẵn có sẽ dẫn đến sự thiếu đồng bộ, thiếu thống nhất trong mô hình vận hành doanh nghiệp, đồng thời có thể khiến doanh nghiệp tốn nhiều thời gian và nhân lực hơn để đồng bộ dữ liệu.

2. E-Invoice - Giải pháp hóa đơn điện tử tối ưu cho doanh nghiệp

Nhìn chung các vấn đề trên đều có thể giải quyết nếu doanh nghiệp được cung cấp đầy đủ thông tin về hóa đơn điện tử, đồng thời được hỗ trợ kịp thời trong quá trình triển khai. Ngoài ra, các doanh nghiệp cũng cần chú ý đến thời hạn 01/11/2021 bắt buộc phải chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo Nghị định 119 của Chính phủ để có những bước chuẩn bị phù hợp, tránh cập rập và bị động.
Hợp tác với đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín chính là chìa khóa giải quyết toàn bộ các vấn đề cản trở doanh nghiệp triển khai phần mềm hóa đơn điện tử và giúp quá trình chuyển đổi của doanh nghiệp diễn ra thuận lợi hơn.
Thái Sơn tự hào là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín nhất Việt Nam hiện nay. Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice của Thái Sơn đã được Tổng Cục Thuế thẩm định và chứng nhận đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ cần thiết. Không chỉ vậy, E-Invoice còn mang lại những lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp với các tính năng cao cấp như:

• Quản lý theo mô hình tập trung hoặc phân tán
• Báo cáo đầy đủ về hóa đơn, khách hàng, doanh thu, xuất dữ liệu hóa đơn ra phần mềm kê khai thuế...
• Quản lý tài khoản truy nhập và phân quyền sử dụng cho từng nhân viên.
• Có thể tích hợp xuất hóa đơn tự in và đặt in, hóa đơn điện tử có mã xác thực
• Hỗ trợ truyền nhận dữ liệu giữa các chi nhánh, giữa tổng công ty và các công ty con
• Phê duyệt hóa đơn, gửi hóa đơn đi xác thực theo lô nhiều hóa đơn cùng một lúc
• Tích hợp truyền nhận dữ liệu từ các hệ thống CRM, ERP, phần mềm kế toán và các phần mềm có sẵn tại doanh nghiệp.
• Tính năng cổng ký tiện dụng, một chữ ký số có thể sử dụng cho nhiều điểm xuất hóa đơn
• Quản lý gửi và xác nhận hóa đơn cho khách hàng qua email, SMS
• Công nghệ xác thực hóa đơn trực tuyến, chống làm giả hóa đơn
• Khả năng lưu trữ, back-up, khôi phục dữ liệu hóa đơn tránh tình trạng sự cố đột ngột

Thái Sơn cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice. 

Có thể thấy rằng với những tính năng trên, cùng với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và nhiệt huyết, E-Invoice có thể đáp ứng hoàn toàn nhu cầu tích hợp với các phần mềm sẵn có, loại bỏ rủi ro có thể xảy ra bởi các sự cố . Không chỉ vậy, khi triển khai hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ nhận được hỗ trợ 24/7 để đáp ứng các yêu cầu về cơ sở hạ tầng, nghiệp vụ, sẵn sàng trả lời thắc mắc của doanh nghiệp về hóa đơn điện tử. E-Invoice chính là lời giải xóa bỏ những do dự, băn khoăn của doanh nghiệp về việc sử dụng hóa đơn điện tử.
Cũng chính vì điều đó mà hiện tại phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice đang được rất nhiều doanh nghiệp tên tuổi trên thị trường sử dụng ở nhiều lĩnh vực khác nhau như các chuối bán lẻ, nhà hàng, bệnh viện, các nhà máy sản xuất, và đặc biệt các doanh nghiệp FDI với giải pháp tích hợp với hệ thống có sẵn tại doanh nghiệp. Thái Sơn và E-Invoice tự hào là trợ thủ đắc lực đóng góp vào sự phát triển chung của doanh nghiệp.
Nếu cần tư vấn thêm về hóa đơn điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15, Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
• Hotline: 19004767 hoặc 19004768
• Tel: 024.3754.5222
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.