Nhằm tạo thuận lợi cho doanh nghiệp (DN) trong việc sử dụng, quản lý hoá đơn, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, giảm thủ tục hành chính và bảo vệ doanh nghiệp trước tình trạng hoá đơn của doanh nghiệp có thể bị làm giả, Chính phủ đã ra nghị quyết đổi mới đó là sử dụng hóa đơn điện tử, Tổng cục thuế cũng đã áp dụng và ngày càng đẩy mạnh triển khai hóa đơn điện tử trên phạm vi cả nước.

1. Vậy DN cần làm gì để chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử?

Hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế (sau đây được gọi là hóa đơn xác thực) là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn điện tử xác thực qua hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế theo Điều 3 tại quyết định 1209/QĐ-BTC ngày 23/06/2015 của Bộ tài chính về việc thí điểm sử dụng hoá đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.

Tìm hiểu về chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế có giá trị pháp lý; đơn vị bán sử dụng hóa đơn này để kê khai nộp thuế đầu ra; đơn vị mua sử dụng hóa đơn này để khấu trừ thuế đầu vào. Sau hơn một năm đi vào ứng dụng và hoạt động, hóa đơn điện tử đã phát huy hết điểm mạnh của mình và hiện nay việc sử dụng hóa đơn điện tử đang dần trở thành xu thế chung của nhân loại.

2. Những lợi ích đạt được khi sử dụng hóa đơn điện tử

Chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử doanh nghiệp khắc phục được rất nhiều những nhược điểm của hóa đơn giấy. Khi sử dụng hóa đơn giấy doanh nghiệp mất rất nhiều thời gian trong việc quản lý, bảo quản hóa đơn, tốn kém chi phí về in ấn… nhưng khi chuyển sang sử dụng hóa đơn giấy thì doanh nghiệp có được rất nhiều những lợi ích như:

• Không mất thời gian chờ 5 ngày sau khi đăng ký phát hành.
• Tiết kiệm thời gian về thủ tục hành chính thuế.
• Giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển, bảo quản, lưu trữ hoá đơn.
• Tránh được tình trạng hoá đơn của doanh nghiệp có thể bị làm giả.
• Không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.
• Người mua hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp không bị rủi ro mất hóa đơn.
• Cơ quan thuế và các cơ quan có liên quan thực hiện việc tiếp nhận thông tin hóa đơn dưới dạng tệp dữ liệu điện tử do doanh nghiệp cung cấp, không yêu cầu doanh nghiệp phải in hóa đơn đã xác thực ra giấy.
• Mọi khách hàng là người mua hàng hóa của DN, nếu có nghi ngờ về hóa đơn giả hay không, có thể tra cứu tại website của Tổng cục thuế. Do đó người mua hàng của DN yên tâm hơn vào hóa đơn do DN phát hành ra, giúp nâng cao uy tín của DN đối với người mua hàng.

3. Những yêu cầu cần chuẩn bị để sử dụng hóa đơn điện tử

Chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử sẽ theo một quy trình đơn giản. Căn cứ Điều 6 Quyết định 1209/QĐ-BTC ngày 23/6/2015, doanh nghiệp muốn chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử cần đáp ứng những điều kiện sau:

• Có hạ tầng về công nghệ thông tin để lưu trữ và sử dụng chứng từ điện tử. Đây là một điều kiện rất đơn giản để thực hiện vì hầu như văn phòng của doanh nghiệp nào cũng có hạ tầng về công nghệ thông tin như máy tính, mạng internet,…
• Doanh nghiệp có thể tự xây dựng phần mềm hóa đơn điện tử hoặc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử do tổ chức trung gian cung cấp.

Tiếp theo đó doanh nghiệp cần phải:

• Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử. Trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử doanh nghiệp phải ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này. (theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32)
• Phát hành hóa đơn điện tử: trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này)
• Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử.
• Đăng ký chứng thư số để ký điện tử trên hóa đơn và giao dịch với cơ quan thuế. Doanh nghiệp có thể đăng ký sử dụng một hoặc nhiều chứng thư số.

Tuy nhiên, để thuận tiện cho việc sử dụng hóa đơn điện tử thì 3 giấy tờ trên doanh nghiệp lập cùng 1 lúc và gửi cho cơ quan thuế 1 lần.
Trong thời hạn ba ngày làm việc kể từ khi nhận được đăng ký của doanh nghiệp, cơ quan thuế gửi Thông báo tới địa chỉ thư điện tử của doanh nghiệp về việc chấp nhận hay không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế:

• Trường hợp chấp nhận, cơ quan thuế thông báo thông tin về tài khoản (tài khoản cấp 1) và mật khẩu của doanh nghiệp.
• Trường hợp không chấp nhận, cơ quan thuế thông báo lý do không chấp thuận cho doanh nghiệp.

Ảnh minh họa.

 Sau khi nhận được thông báo chấp nhận về việc đăng ký sử dụng hóa đơn có mã xác thực của cơ quan thuế, doanh nghiệp truy cập phần mềm Xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) thực hiện đăng nhập và đăng ký phát hành cho hóa đơn có mã xác thực của cơ quan thuế. Sau khi đăng ký phát hành thành công, doanh nghiệp có thể phát hành ngay hóa đơn có mã xác thực của cơ quan thuế.
Như vậy, doanh nghiệp chỉ cần xem xét điều kiện thực tế của mình về hạ tầng công nghệ thông tin, trình độ sử dụng công nghệ thông tin; việc lưu trữ, sử dụng chứng từ điện tử; chữ ký số; khả năng chấp nhận sử dụng hoá đơn điện tử của khách hàng… là có thể triển khai phát hành hoá đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy.
Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.