Bên bán làm mất hóa đơn đầu ra liên 2 (giao cho khách hàng) thì xử lý như thế nào? Mức xử phạt hành vi làm mất hóa đơn đầu ra liên 2 ra sao? Mẫu biên bản mất hóa đơn đầu ra liên 2 mới nhất? Chi tiết sẽ được giải đáp ngay trong bài viết dưới đây.

Bên bán phải lập biên bản khi làm mất hóa đơn liên 2.

1. Cách xử lý khi bên bán làm mất hóa đơn liên 2

Theo quy định, hóa đơn giấy khi lập phải có tối thiểu 2 liên và tối đa không vượt quá 9 liên. Trong đó: Liên 1 dùng để lưu; liên 2 dùng để giao cho bên bán; từ liên 3 trở đi sẽ được đặt tên theo công dụng cụ thể mà người tạo hóa đơn quy định.
Tuy nhiên, riêng các hóa đơn do cơ quan thuế cấp lẻ phải có tối thiểu 3 liên, trong đó liên 3 sẽ được lưu tại cơ quan thuế.
Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trường hợp người bán làm mất, cháy, hỏng hóa đơn liên 2, không có hóa đơn để giao cho khách hàng theo đúng quy định thì cần tiến hành cách xử lý như sau:

Bước 1: Bên bán tiến hành thông báo với cơ quan thuế

Căn cứ vào quy định pháp luật hiện hành, làm mất, cháy, hỏng được quy vào hành vi vi phạm về hóa đơn. Do đó, ngay khi khi phát hiện làm mất hóa đơn liên 2 (giao cho khách hàng), bên bán phải tiến hành lập và gửi báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn theo mẫu BC21/AC tới cơ quan thuế trực thuộc.
Thời hạn gửi báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn: chậm nhất không quá 05 ngày, tính từ ngày xảy ra việc mất hóa đơn.
>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn đầu vào là gì?

Bước 2: Bên bán tiến hành làm việc với bên mua

Sau khi đã gửi thông báo tới cơ quan thuế, bên bán cần phải liên hệ với bên mua và tiến hành các thủ tục giải quyết việc làm mất hóa đơn đầu ra liên 2 như sau:
- Bên bán và bên mua cần lập biên bản mất hóa đơn đầu ra liên 2 ghi nhận rõ sự việc này. Nội dung biên bản cũng cần ghi rõ bên bán đã khai và nộp thuế liên 1 vào ngày tháng nào; hai bên ký và ghi rõ họ tên của người đại diện; đóng dấu (nếu có) trên biên bản.
- Bên bán thực hiện sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện pháp luật đồng thời đóng dấu trên biên bản sao hóa đơn để giao cho bên mua.
Sau khi đã lập xong biên bản thỏa thuận, bên mua hoàn toàn được phép sử dụng hóa đơn liên 1 bản sao, có chữ ký, đóng dấu hợp pháp của bên bán để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.
Lưu ý rằng:
- Cả bên mua và bên bán phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính chính xác của sự việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.
- Khi mất hóa đơn liên 2, bên bán bắt buộc phải tiến hành thông báo với cơ quan thuế (bất kể hóa đơn liên 2 đã lập hay chưa); trường hợp mất hóa đơn liên 2 nhưng hóa đơn đó chưa lập, chưa sử dụng thì hai bên bán mua không phải không cần phải tiến hành lập biên bản thỏa thuận (bỏ qua Bước 2).
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử.

2. Mẫu biên bản mất hóa đơn đầu ra liên 2 mới nhất

Nếu bạn và doanh nghiệp đang phân khi làm mất hóa đơn đầu ra liên 2 thì cần phải áp dụng mẫu biên bản nào cho đúng thì có thể tham khảo mẫu mới nhất mà einvoice.vn cập nhật bên dưới đây.

Mẫu biên bản mất hóa đơn.

3. Quy định xử phạt với trường hợp làm mất hóa đơn đầu ra liên 2

Bên bán bị xử phạt khi làm mất hóa đơn.

Căn cứ vào Khoản 4, Điều 1, Thông tư số 176/2016/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định xử phạt từ 4-8 triệu đồng đối với các hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành, hóa đơn đã lập nhưng khách hàng chưa nhận được hóa đơn khi hóa đơn chưa đến thời hạn lưu trữ hoặc hóa đơn đã lập theo bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ.
Riêng đối với các trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn hay do sự cố bất ngờ, sự kiện bất khả kháng thì bên bán khi làm mất hóa đơn sẽ không bị phạt tiền. Tuy nhiên, nếu trường hợp người bán tìm thấy được hóa đơn liên 2 giao cho khách hàng đã mất, thất lạc trước khi cơ qua thuế ban hành quyết định xử phạt thì khi này, bên bán sẽ được miễn phạt tiền.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Ngoài ra, trong quy định xử phạt làm mất hóa đơn, bên bán cũng nên lưu ý thêm một số quy định sau:
- Nếu trường hợp bên bán làm mất, cháy, hỏng các liên hóa đơn đã lập sai và đã xóa bỏ, dù bên bán đã lập hóa đơn khách thay thế cho hóa đơn lập sai, hóa đơn đã xóa bỏ thì bên bán vẫn sẽ bị phạt cảnh cáo theo đúng quy định của cơ quan thuế.
- Nếu trường hợp trong cùng thời điểm bên bán thông báo mất nhiều số hóa đơn tới cơ quan thuế nhưng cơ quan thuế xác định được bên bán cố tình gộp nhiều lần mất để báo cáo thì cơ quan thuế sẽ áp dụng xử phạt theo từng lần mất hóa đơn.
- Nếu trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn liên 2 (giao cho khách hàng) đã lập, khi phát hiện có liên quan tới bên thứ ba, bên thứ ba do bên bán thuê thì sẽ tiến hành xử phạt theo đúng quy định pháp luật hiện hành.
Như vậy, bài viết trên đây đã giải đáp chi tiết đồng thời cập nhật đến bạn và doanh nghiệp mẫu biên bản mất hóa đơn đầu ra liên 2 mới nhất hiện nay.
Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ: