Văn bản thỏa thuận sai sót hóa đơn điện tử

Văn bản thỏa thuận sai sót hóa đơn điện tử được lập khi trong trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và được bên bán và bên mua cùng thỏa thuận. Tuy nhiên, do không có quy định mẫu cụ thể nên nhiều trường hợp không rõ về hình thức và cách lập văn bản này.

Văn bản thỏa thuận sai sót hóa đơn điện tử.

1. Trường hợp lập văn bản thỏa thuận sai sót hóa đơn điện tử

Khi lập hóa đơn điện tử không tránh khỏi những sai sót, do đó kế toán cần phải xử lý theo quy định của pháp luật về hóa đơn, chứng từ. Trong nhiều trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận sai sót trước khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.
Mục đích lập văn bản thỏa thuận sai sót hóa đơn điện tử để đảm bảo các sai sót được xử lý đúng theo thỏa thuận đồng thời đảm bảo lợi ích cho cả bên bán và bên mua.
Các sai sót thường gặp đối với hóa đơn chứng từ gồm có:

Sai sót về tên, địa chỉ của người mua
Sai sót mã số thuế;
Sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn,
Sai sót về thuế suất, tiền thuế
Sai sót về hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng
…

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

2. Mẫu văn bản thỏa thuận sai sót hóa đơn điện tử

Mẫu văn bản thỏa thuận sai sót hóa đơn điện tử phải ghi rõ nội dung sai sót và điều nội dung chỉnh sai sót của hóa đơn điện tử sai sót. bên cạnh đó lưu ý văn bản thỏa thuận sai sót phải ghi rõ điều chỉnh cho hóa đơn mã số nào, ký hiệu nào.

CÔNG TY CỔ PHẦN CHIẾU SÁNG XY

Số …./BBĐCHĐ-KTCTCPCSXY

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

……, ngày …. tháng ….. năm ……

BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN SAI SÓT

- Căn cứ Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hoá đơn, chứng từ

- Căn cứ Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/09/2021 hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý Thuế 2019 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ.

- Căn cứ vào sự thỏa thuận của các bên,

Hôm nay, ngày 05 tháng 4 năm 2023 đại diện hai bên gồm có:

BÊN A: Công ty Cổ phần Chiếu sáng XY

Địa chỉ: Số xxx, đường Trần Đăng Ninh, phường Dịch Vọng, quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội.

Điện thoại: 0964xxx168

MST: 010xxx0688

Do Ông (Bà): Vũ Quốc H

Chức vụ: Giám đốc

BÊN B : Công ty TNHH Thiết bị điện tử T&T Việt Nam.

Địa chỉ: Số xxx, đường Trần Quốc Vượng, phường Dịch Vọng Hậu, quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội.

Điện thoại: 0966xxx555

MST: 010xxx8066

Do Ông (Bà): Ngô Quý C

Chức vụ: Giám đốc

Hai bên cùng thống nhất lập biên bản ghi nhận sai sót do bên bán xuất bán hàng cho bên mua tại hóa đơn số 0001200, ký hiệu AA/19P, lập ngày 20/2/2020 đã kê khai vào kỳ Quý 1/2020. Nay lập hóa đơn điều chỉnh số 0001368, ký hiệu AA/19P ngày 21/10/2020.

Lý do điều chỉnh: Ghi sai đơn giá của mặt hàng: Đèn LED âm trần Downlight 90/5W

Nội dung trước khi điều chỉnh:

STT	Tên hàng hóa, dịch vụ	Đơn vị tính	Số lượng	Đơn giá (Đồng)	Thành tiền
1	2	3	4	5	6 = 4x5
01	Đèn LED âm trần Downlight 90/5W	Cái	1000	70.000	70.000.000

Hai bên thống nhất điều chỉnh lại đơn giá như sau:

STT	Tên hàng hóa, dịch vụ	Đơn vị tính	Số lượng	Đơn giá (đồng)	Thành tiền
1	2	3	4	5	6 = 4x5
01	Đèn LED âm trần Downlight 90/5W	Cái	1000	75.000	75.000.00

Chúng tôi cam kết và hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc điều chỉnh hóa đơn này.

Biên bản này lập thành 02 bản, có giá trị pháp lý như nhau. Bên A giữ 01 bản, Bên B giữ 01 bản.

ĐẠI DIỆN BÊN A

(Ký, ghi rõ họ tên)

ĐẠI DIỆN BÊN B

(Ký, ghi rõ họ tên)

Văn bản thỏa thuận sai sót về địa chỉ của đơn vị, doanh nghiệp.

3. Cách xử lý sai sót khi có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót

Dưới đây là quy định liên quan đến văn bản thỏa thuận sai sót hóa đơn điện tử:
Căn cứ theo Khoản 2, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về việc lập văn bản thỏa thuận sai sót hóa đơn điện tử quy định xử lý sai sót như sau:

Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót của hóa đơn sai sót đã lập.

Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:

3.1. Cách lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót

Khi có sai sót về mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn cách lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Các bước như sau:
=> người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận sai sót của hóa đơn điện tử (ghi rõ sai sót) nếu người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót.
=> Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
>> Có thể bạn quan tâm: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

3.2. Cách lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót

Bên cạnh việc lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót thì người bán còn có thể lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót (sai sót về mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng). Cụ thể như sau:
=> Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót trong trường có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.
=> Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
Tel : 024.37545222
Fax: 024.37545223
Website: https://einvoice.vn/
Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.