Trong quá trình vận chuyển hàng hóa, doanh nghiệp cần phải cung cấp thông tin để cơ quan nhà nước tiến hành tra cứu hóa đơn điện tử hoặc cung cấp chứng từ giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử để đảm bảo hàng hóa được phép lưu thông trên thị trường.

1. Nguyên tắc tra cứu, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử

Thông tin về hóa đơn điện tử của doanh nghiệp có thể tra cứu trực tiếp tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Nguyên tắc tra cứu, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 28 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, nội dung cụ thể như sau:

• Khi có nhu cầu tra cứu, người cần sử dụng dữ liệu hóa đơn truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, sau đó tiến hành nhập thông tin hóa đơn điện tử để tra cứu.
• Tổng cục Thuế sẽ công khai các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp, sử dụng trái phép hóa đơn điện tử trên Cổng thông tin điện tử để các tổ chức cá nhân có thể tra cứu.
• Trường hợp cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền có nhu cầu tra cứu thông tin về tình hình quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử của người bán là tổ chức, cá nhân kinh doanh thì cơ quan thuế có trách nhiệm cung cấp thông tin hóa đơn điện tử cho các cơ quan, người có thẩm quyền liên quan.
• Tổng cục Thuế có trách nhiệm xây dựng hệ thống cung cấp thông tin tự động.

Nguyên tắc tra cứu thông tin hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 28 Nghị định 119.

2. Tra cứu thông tin hóa đơn điện tử phục vụ kiểm tra hàng hóa lưu thông trên thị trường

Khi kiểm tra hàng hóa lưu thông trên thị trường, đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu thông tin về hóa đơn điện tử phục vụ yêu cầu quản lý, không yêu cầu cung cấp hóa đơn giấy.
Các cơ quan có liên quan có trách nhiệm đảm bảo yêu cầu về thiết bị, đường truyền để truy cập tra cứu dữ liệu hóa đơn điện tử. Trường hợp bất khả kháng do sự cố, thiên tai hoặc các lý do khác gây ảnh hưởng đến việc truy cập mạng Internet dẫn đến không tra cứu được dữ liệu hóa đơn thì xử lý như sau:

• Trường hợp người vận chuyển hàng hóa có chứng từ giấy (bản sao bằng giấy không cần ký tên, đóng dấu của người mua, người bán hàng hóa) chuyển từ hóa đơn điện tử thì xuất trình chứng từ giấy chuyển cho cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền đang thực hiện kiểm tra hàng hóa. Cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền đang thực hiện kiểm tra căn cứ chứng từ giấy chuyển từ hóa đơn điện tử để lưu thông hàng hóa và tiếp tục thực hiện tra cứu dữ liệu hóa đơn điện tử (tại đầu mối đăng ký với Tổng cục Thuế) để phục vụ công tác kiểm tra để xử lý theo quy định;
• Trường hợp người vận chuyển hàng hóa không có chứng từ giấy chuyển từ hóa đơn điện tử thì cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền đang thực hiện kiểm tra truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để kiểm tra, xác nhận hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.

Như vậy, khi lưu thông hàng hóa, doanh nghiệp có thể mang theo chứng từ giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử để tránh trường hợp xảy ra sự cố bất khả kháng khiến quá trình lưu thông gặp trở ngại. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần phối hợp với cơ quan nhà nước để quá trình kiểm tra thông tin hóa đơn diễn ra nhanh chóng hơn.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử.

3. Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy

Khi lưu thông hàng hóa, để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình, doanh nghiệp cũng được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy 01 lần duy nhất. Chứng từ giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử phải đảm bảo những yêu cầu:

• Thể hiện toàn vẹn nội dung hóa đơn điện tử gốc
• Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử (dòng chữ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”)
• Có chữ ký và tên người thực hiện chuyển đổi

Doanh nghiệp cũng cần lưu ý là chứng từ giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán.
Hy vọng bài viết đã cung cấp đầy đủ những thông tin mà doanh nghiệp cần biết về tra cứu hóa đơn điện tử khi lưu thông hàng hóa. Để được tư vấn và cập nhập kịp thời các thông tin mới nhất các quy định về hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nên lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm.
Công ty Phát triển phần mềm Thái Sơn là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín hàng đầu tại Việt Nam. Với gần 20 năm kinh nghiệm triển khai phần mềm, Thái Sơn sẵn sàng xây dựng mô hình hóa đơn điện tử phù hợp cho các doanh nghiệp ở mọi lĩnh vực hoạt động.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

E-Invoice có thể triển khai cho doanh nghiệp ở mọi quy mô, lĩnh vực.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice của Thái Sơn đáp ứng mọi yêu cầu về nghiệp vụ của Tổng cục Thuế. Bên cạnh đó, E-Invoice còn cung cấp nhiều tính năng vượt trội như hỗ trợ truyền nhận dữ liệu hóa đơn nhiều chi nhánh, quản lý hóa đơn theo mô hình tập trung hoặc phân tán, tích hợp với các phần mềm kế toán…
Không chỉ vậy, E-Invoice luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng giải đáp mọi thắc mắc về hóa đơn điện tử với đội ngũ nhân viên hỗ trợ 24/7 tại các thành phố lớn trên cả nước.
Chính vì điều này mà E-Invoice hiện đang là đối tác của rất nhiều tên tuổi lớn trong nước như Coca Cola, Unicharm, Grab, Golden Gate, Lotte…
Để tìm hiểu thêm về phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice, quý khách vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/